Autor Wątek: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory  (Przeczytany 6350 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline tomasz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Dzień dobry

Mam pytanie odnośnie wydzielania określonych spraw w osobne zbiory. Usłyszałem od kogoś, że nie można wydzielić określonych spraw w osobny zbiór poczynając od pierwszego numeru.

Przykładowo mamy klasę 2501  - Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom.
Zaczynamy nowy rok i postanawiamy, że wydzielimy sobie w tej klasie zbiory:
2501.1 - Najem
2501.2 - Dzierżawa

i reszta spraw "na wierzchu" czyli 2501.3 2501.4 itd

Podobno jest to niewłaściwe ponieważ pierwsze oznaczenie czyli 2501.1 nie może być przypisane wydzielonemu zbiorowi spraw.

Niestety nie mogę w przepisach znaleźć wyjaśnienia.

Proszę o pomoc.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 21, 2018, »
Nie spotkałem się w żadnej z instrukcji z takim ograniczeniem, choć nie mogę wykluczyć, że w jakiejś i ktoś nie wpisał takiego dziwactwa. Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw  tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej. Może ktoś z chciał na siłę zastosować powyższą zasadę.

Offline tomasz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 21, 2018, »
Chodziło to chyba właśnie o to, że może się zdarzyć przypadek, że w roku zostaną wydzielone dwa zbiory: 2501.1 i 2501.2 i okaże się, że sprawy zostały przyporządkowane tylko do tych dwóch zbiorów a nie było właśnie ani jednej w teczce głównej. Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw  tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 22, 2018, »
...Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw  tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?
Z logiki - wydziela się grupy spraw ze zbioru spraw, z pustego zbioru nie można wydzielać niczego :) więc w teczce głównej powinny być sprawy. Z praktyki dokumentacji papierowej - jeżeli sprawy mielibyśmy tylko w podteczkach to w teczce głównej byłby tylko spis spraw. Choć ten ostatni powód w EZD chyba traci na znaczeniu.

Offline tomasz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 22, 2018, »
Dziękuję za dalsze wyjaśnienia. Będę drążył jednak dalej temat bo nie daje mi do końca spokoju :)

Jeżeli w zbiorze 2501 mamy pierwszą sprawę to zbiór ten zawiera wtedy jeden element. Nie jest on zbiorem pustym więc rozumiem, że na logikę możemy wydzielić z niego ten element do podzbioru 2501.1?

A czy jest jakaś podstawa prawna na to, że w teczce głównej nie może być tylko spis spraw?

W rozporządzeniu o instrukcji kancelaryjnej nie mogę znaleźć zapisu, który by to uniemożliwiał.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 22, 2018, »
ad.1 Tak.
ad.2 Nie znajdziesz takiego przepisu ani zapisu w IK.
Generalnie jest jak najbardziej mozliwe aby w teczce rzeczowej został tylko spis spraw (np. w przypadku wydzielenia akt do teczek podmiotu/przedmiotu sprawy). Natomiast nie jest to zalecane w przypadku wydzielania podteczek.

Odnosząc sie do przedstawionego przez Ciebie przykładu:
W klasie 2501 mieszczą się zarówno sprawy dot. najmu jak i dzierżawy. Jesli pierwsza sprawa będzie np. dotyczyła dzierżawy wówczas rejestrujesz ja normalnie w teczce 2501. Jesli kolejna sprawa bedzie dot. najmu możesz dla założyć podteczke 2501.1 "Najem".
Wówczas sprawy dzierżawy bedziesz miałw teczce głównej, a najmu w podteczce.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 22, 2018, »
Polecam komentarz do naszej dyskusji: https://www.facebook.com/archiwizjoner/posts/1405420969568546?notif_id=1519335313100327&notif_t=page_post_reaction&ref=notif

I dodatkowo taka mi się nasunęła uwaga. Często szukamy przepisu wprost mówiącego że coś jest niedozwolone jak w tym przypadku ale nasze przepisy kancelaryjne to instrukcja, która nie zawsze daje gotowy przepis a jedynie wskazuje zasadę. Urzędnicy często odczuwają deficyt w tym zakresie i stąd pojawia się mnóstwo regulacji wewnętrznych np. przy wdrażaniu EZD.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 23, 2018, »
Jeżeli jednocześnie w danym dniu zakładam dwie, lub więcej spraw i od początku wiem że będą to podteczki, to dlaczego pierwszej sprawy nie można wydzielić ?, jaka przeszkoda?

Offline tomasz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 23, 2018, »
Podam może przykład, na którym będzie można wyrazić swoją opinię w tym temacie.

Weźmy pod uwagę ponownie symbol 2501 - Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom
Zaczynamy nowy rok 2018.
Pracownik zakłada pierwszą sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ spraw chciałby sobie wydzielić w osobną grupę, więc tworzy "podteczkę" 2501.1 i w niej umieszcza tą sprawę pod numerem 2501.1.1.
Po jakimś czasie pracownik zakłada kolejną sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ także chciałby sobie wydzielić w osobną grupę, więc tworzy "podteczkę" 2501.2 i w niej umieszcza tą sprawę pod numerem 2501.2.1.
Po jakimś czasie pracownik zakłada kolejną sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ spraw nie pasuje mu ani do pierwszej grupy, ani do drugiej, więc umieszcza tą sprawę w teczce macierzystej i nadaje numer 2501.3.
Rozumiem, że wszyscy się zgadzają, że jest to poprawna wersja?
Jeżeli tak to proszę o dyskusję na temat co jeżeli okaże się, że po wydzieleniu dwóch grup z 2501, w ciągu roku nie powstanie ani jedna sprawa pasująca do teczki macierzystej. Wtedy teczka macierzysta pozostanie pusta i będzie zawierała tylko spis spraw.

Wydaje mi się, że instrukcja kancelaryjna nie wskazuje nic co by mówiło, że sytuacja taka jest niewłaściwa.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #9 dnia: Luty 23, 2018, »
...Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw  tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?
Z logiki - wydziela się grupy spraw ze zbioru spraw, z pustego zbioru nie można wydzielać niczego :) więc w teczce głównej powinny być sprawy. Z praktyki dokumentacji papierowej - jeżeli sprawy mielibyśmy tylko w podteczkach to w teczce głównej byłby tylko spis spraw. Choć ten ostatni powód w EZD chyba traci na znaczeniu.

Logika może w tym jest ale sensu nie ma żadnego  :)
To moim zdaniem przykład na zdogmatyzowanie czysto praktycznego rozwiązania jakim jest możliwość tworzenia podteczek. Jedyny tego efekt to powstawanie uciążliwości przy rejestrowaniu spraw. To naprawdę nie ma znaczenia czy w teczce głównej będą prowadzone jakiekolwiek sprawy, nie ma również znaczenia kiedy zakładamy podteczki. Takie jest moje zdanie.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #10 dnia: Luty 23, 2018, »
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.

Offline tomasz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #11 dnia: Luty 23, 2018, »
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.

Osoba, która tak twierdziła była zdania, że nie można wydzielić nr 1 ponieważ nie wiemy na dany moment czy w danej klasie będzie kolejna sprawa w roku. Jeżeli nie będzie kolejnej to wtedy zostaniemy z jedną podteczką i pustą teczką główną. Osoba ta twierdziła, że główna teczka nie może być pusta dlatego aby uniknąc takiej sytuacji nie możemy wydzielać od nr 1.

Wszystko sprowadza się do tego czy główna może być pusta czy nie.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #12 dnia: Luty 23, 2018, »
Jeżeli tylko jedna sprawa i nie wiemy, ze trzeba będzie wydzielać, to nie wydzielamy zrobimy to pózniej, jeżeli będzie to wiadome. Jeżeli jest tylko spis spraw w teczce to teczka nie jest pusta, to też dokument.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #13 dnia: Luty 23, 2018, »
...

Logika może w tym jest ale sensu nie ma żadnego  :)
To moim zdaniem przykład na zdogmatyzowanie czysto praktycznego rozwiązania jakim jest możliwość tworzenia podteczek. Jedyny tego efekt to powstawanie uciążliwości przy rejestrowaniu spraw. To naprawdę nie ma znaczenia czy w teczce głównej będą prowadzone jakiekolwiek sprawy, nie ma również znaczenia kiedy zakładamy podteczki. Takie jest moje zdanie.
powstanie uciążliwości przy rejestrowaniu powiadasz  ;D to dlaczego nie tworzymy podteczek do podteczek, jak dobrze wiesz znajdą się i tacy dla których brak takiej możliwości to będą li tylko "uciążliwości przy rejestrowaniu".
Podteczki w EZD w zasadzie można by zlikwidować jeśli mielibyśmy inne narzędzia np. tagowanie ;), bo przecież w systemie papierowym jest to swoiste "tagowanie" spraw.
Od strony praktycznej - teczka z samym spisem spraw to proszenie się o zagubienie spisu lub przynajmniej oddzielenie spisów od akt - spis w komórce merytorycznej a akta w archiwum. Moim zdaniem sens praktyczny jest jednak w tym by w teczce były sprawy.  :P

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wydzielanie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #14 dnia: Luty 23, 2018, »
Teczka macierzysta i podteczki to komplet i nie rozdziela się, są razem w komórce, bądz w archiwum gdy zakończone sprawy. W takiej sytuacji  ( wydzielanie spraw- podteczki) to właśnie tylko spisy spraw są sprawą w teczce macierzystej. Jeżeli o zagubienie chodzi to szkoda czasu w tym temacie.