zamówienia publiczne i umowy

[PatMaj]

Temat wałkowany milion razy a jednak nadal mam wątpliwości...

czy wszystkie umowy kwalifikujemy jako zamówienia publiczne? Czy jednak tematu którego dotyczą? Robimy np. postępowanie na zakup artykułów biurowych - postępowanie czyli zamówienia publiczne, ale jednak dotyczy tematu, który prowadzi inna komórka. Może w tym przykładzie tak tego nie widać, ale wielokrotnie zdarza się, że dokumentacja tematycznie ma kategorię wyższą niż B10 (jak zamówienia publiczne).

Z praktyki powiem tylko tyle - w mojej instytucji wydział zamówień prowadzi centralny rejestr umów i trzyma tam ORYGINAŁY wszystkich umów, nawet o współpracy itd...
Proszę o podpowiedzi jak wy postępujecie z umowami, i jeżeli dotychczasowa praktyka jest błędna, jak mam wyegzekwować jej zaniechanie (zaznaczam, że wydział jest niechętny).

[MarcinP]

Nie wszystkie umowy kwalifikujemy jako zamówienia publiczne, np. porozumienia nie stanowią zamówień publicznych, podobnie jak umowy sprzedaży.

[bubus]

Witam, mam pytanie z innej beczki, umowy zawarte w trybie zamówień publicznych liczymy 10 lat od podpisania, czy od terminu wykonania? Przykładowo umowa zawarta w 2013 z terminem wykonania 2015.Do tego jeszcze sprawa aneksów.

[Rovan]

Okres przechowywania wszelkich umów liczymy od wykonania/wygaśnięcia/rozwiązania.

[Leksandra]

Wszystko zależy od regulaminu organizacyjnego  i od instrukcji obiegu dokumentacji finansowej. Musi być prowadzony rejestr umów i może sensownym zapisem byłoby w tej samej komórce prowadzić zbiór umów. u mnie Umowę sporządza się w 3 egz: dla wykonawcy/zleceniobiorcy, dla komórki prowadzącej sprawę i dla księgowości. ale można wprowadzić praktykę, że nie u referenta tylko gdzieś w jednym miejscu. Nie wiem czy to byłoby wygodne w przypadku dużej gminy, ale nie zapominajmy, że wszystkie wydatki podlegają ust o zam. publ , zamówienia z wolnej ręki to również tryb zamówienia publicznego, więc ma to sens. Urząd musi sobie wypracować najlepszą praktykę.


Ja osobiście jestem bardzo ostrożna przy brakowaniu umów, nawet po 10 latach