Brady, zwróć proszę uwagę na zapisy art. 35 ust. 1 i 2 UNZA
Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.
Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone.
Moim zdaniem z przepisów wynika jasne ograniczenie zasobu AZ do zespołu archiwalnego jednostki, w ramach której utworzone zostało AZ. Oczywiście z uwzględnieniem dokumentacji gromadzonej w ramach sukcesji czynnej jako stanowiącej część tego zespołu.
Natomiast dokumentacja przejmowana w ramach sukcesji biernej jako wytworzona w całości przez obcego aktotwórcę nie wchodzi do naszego zespołu archiwalnego i jako taka powinna mieć odrębną (własną) ewidencję.
My pełnimy w tym przypadku jedynie funkcję przechowawcy.
W sytuacji idealnej ewidencja ta powinna powstać w trakcie działania wytwórcy dokumentacji i wraz z tą dokumentacją zostać przekazana do naszej jednostki. Ponieważ jednak teoria często mija się z praktyką - przejmując dokumentacje likwidowanych jednostek podległych bez odpowiadającej jej ewidencji musimy takową stworzyć. Wciąż jednak jest to ewidencja dokumentacji tej zlikwidowanej jednostki a nie nasza i jako taka powinna składać się z odrębnego wykazu spisów i odrębnych spisów z/o.
Problem oczywiście jest złożony i może być różnie interpretowany (spotkałem sie z różnym podejściem do tej kwestii w różnych AP).