Autor Wątek: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.  (Przeczytany 1799 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« dnia: Styczeń 15, 2018, »
Po likwidacji  jednostek organizacyjnych Gminy do urzędu do wydziału organizacyjnego trafiły akta osobowe pracowników. Teraz chcąc przejąć tą dokumentację do archiwum, mam w miejscu "nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjcnej" wpisać- Urząd..... wydział...., czy podać: Szkoła Podstawowa nr 4. ?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 15, 2018, »
Skoro dokumentacje wytworzyła zlikwidowana szkoła, podajesz nazwę tej szkoły. Rozumiem, że przejęliście dokumentację bez ewidencji?
Dla tej dokumentacji należy stworzyć odrębną ewidencję -  wykaz spisów i spisy z/o. Nie wciągaj jej na ewidencję  urzędu gminy.
Jeśli w ramach sukcesji biernej przejęliście dokumentacje większej liczby jednostek - dla każdej z tych jednostek należy stworzyć odrębna ewidencję (zakładając, że nie została stworzona jeszcze w tych jednostkach).

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 15, 2018, »
Dla tej dokumentacji należy stworzyć odrębną ewidencję -  wykaz spisów i spisy z/o.

Rovan Ty tak robisz u siebie? Co do spisów z-o to się zgodzę, obce akta powinno się zdawać na odrębnych spisach. Ale osobny wykaz spisów z-o dla każdej zlikwidowanej jednostki? Czyli jak przejmiesz akta 10 różnych podległych gminie jednostek to tworzysz 10 wykazów spisów z-o? Czyli w archiwum masz np. 10 spisów z-o o numerze "1". Czyli masz 10 jednostek archiwalnych o sygn. 1/1?

Ja prowadzę wszystko w jednym wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, w końcu w wykazie jest kolumna na "Nazwę komórki która wytworzyła dokumentację" i "Nazwę komórki przekazującej".
U mnie jak wydział Organizacyjny zdaje obce akta, to na spisie z-o przyklepuje swoją pieczęć. A poniżej każę pisać "Spis zdawczo-odbiorczy akt nr 123 wytworzonych przez ......"

Tworzenie osobnych wykazów spisów z-o nie jest chyba najlepszym wyjściem. Chyba, że tak zarządzi APL ;)

Offline Asmund

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 16, 2018, »

Czyli jak przejmiesz akta 10 różnych podległych gminie jednostek to tworzysz 10 wykazów spisów z-o? Czyli w archiwum masz np. 10 spisów z-o o numerze "1". Czyli masz 10 jednostek archiwalnych o sygn. 1/1?

Nie wiem jaka jest praktyka w instytucjach samorządowych, ale zasadniczo jeśli w archiwum jest kilka zespołów archiwalnych, to dla każdego powinien być odrębny wykaz. Czyli oczywiście 10 jednostek 1/1, jeśli trzeba ;)
Jestem ciekaw, czy wszyscy robią tak jak poniżej:

Ja prowadzę wszystko w jednym wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, w końcu w wykazie jest kolumna na "Nazwę komórki która wytworzyła dokumentację" i "Nazwę komórki przekazującej".
U mnie jak wydział Organizacyjny zdaje obce akta, to na spisie z-o przyklepuje swoją pieczęć. A poniżej każę pisać "Spis zdawczo-odbiorczy akt nr 123 wytworzonych przez ......"

Tworzenie osobnych wykazów spisów z-o nie jest chyba najlepszym wyjściem. Chyba, że tak zarządzi APL ;)

No właśnie, co na to AP podczas kontroli?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 17, 2018, »
U nas mamy osobny wykaz spisów dla zlikwidowanych jednostek. Sygnaturę tworzę poprzez dodanie litery "L" do numeru spisu. Logicznym dla mnie było umieszczanie tych spisów w jednym wykazie, ale pracownik AP uświadomił mnie, że wykaz ma być odrębny.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 17, 2018, »

Rovan Ty tak robisz u siebie? Co do spisów z-o to się zgodzę, obce akta powinno się zdawać na odrębnych spisach. Ale osobny wykaz spisów z-o dla każdej zlikwidowanej jednostki? Czyli jak przejmiesz akta 10 różnych podległych gminie jednostek to tworzysz 10 wykazów spisów z-o? Czyli w archiwum masz np. 10 spisów z-o o numerze "1". Czyli masz 10 jednostek archiwalnych o sygn. 1/1?

Ja prowadzę wszystko w jednym wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, w końcu w wykazie jest kolumna na "Nazwę komórki która wytworzyła dokumentację" i "Nazwę komórki przekazującej".
U mnie jak wydział Organizacyjny zdaje obce akta, to na spisie z-o przyklepuje swoją pieczęć. A poniżej każę pisać "Spis zdawczo-odbiorczy akt nr 123 wytworzonych przez ......"

Tworzenie osobnych wykazów spisów z-o nie jest chyba najlepszym wyjściem. Chyba, że tak zarządzi APL ;)

Tak, jeśli likwidowane jednostka przekazuje dokumentację bez ewidencji, to tak właśnie robię.
Oczywiście teoretycznie zarówno wykaz spisów jak i same spisy powinny zostać sporządzone we wspomnianej jednostce (sukcesywnie w trakcie przekazywania dokumentacji do jej AZ/składnicy), a następnie dołączone do dokumentacji w momencie przekazywania jej do UG.
Jednak teoria sobie, a życie sobie :)

W każdym razie dokumentacja każdej takiej zlikwidowanej jednostki do zespół archiwalny odrębnego aktotwórcy i jako taki powinien mieć odrębną ewidencję.

Offline bela

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 46
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 18, 2018, »
Czy taka sama sytuacja (osobny spis) dotyczy urzędu, którego nazwa ulegała zmianie na przestrzeni lat? Wcześniej było to Prezydium...

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 18, 2018, »
Raczej nie. Tutaj będziemy mieli do czynienia z jednym zespołem (złożonym), zatem powinien on mieć jedną ewidencję.

Offline bela

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 46
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 18, 2018, »
Dziękuję za odpowiedź  :)

Offline brady

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 30, 2018, »
No właśnie dylemat mam ten sam.
Do przyjęcia mam dokumentację po zlikwidowanym GZEASie. Oczywiście nieuporządkowana, bez żadnej ewidencji.
Na jednym ze szkoleń prowadząca kazała mi przygotować spisy w wyniku porządkowania dokumentacji,  wciągnąć je do wykazu spisów Urzędu, a tylko wydzielić odrębne miejsce w archiwum na ich przechowywanie. Powiedziała, że ewidencja archiwum zakładowego jest jedna od momentu założenia do końca, ja przyjmuje dokumentację Gzeasu na stan archiwum więc tym bardziej powinnam wprowadzić ją do wykazu spisów już istniejącego.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 30, 2018, »
Brady, zwróć proszę uwagę na zapisy art. 35 ust. 1 i 2 UNZA
Cytuj
Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

Cytuj
Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone.

Moim zdaniem z przepisów wynika jasne ograniczenie zasobu AZ do zespołu archiwalnego jednostki, w ramach której utworzone zostało AZ. Oczywiście z uwzględnieniem dokumentacji gromadzonej w ramach sukcesji czynnej jako stanowiącej część tego zespołu.

Natomiast dokumentacja przejmowana w ramach sukcesji biernej jako wytworzona w całości przez obcego aktotwórcę nie wchodzi do naszego zespołu archiwalnego i jako taka powinna mieć odrębną (własną) ewidencję.
My pełnimy w tym przypadku jedynie funkcję przechowawcy.

W sytuacji idealnej ewidencja ta powinna powstać w trakcie działania wytwórcy dokumentacji i wraz z tą dokumentacją zostać przekazana do naszej jednostki. Ponieważ jednak teoria często mija się z praktyką - przejmując dokumentacje likwidowanych jednostek podległych bez odpowiadającej jej ewidencji musimy takową stworzyć. Wciąż jednak jest to ewidencja dokumentacji tej zlikwidowanej jednostki a nie nasza i jako taka powinna składać się z odrębnego wykazu spisów i odrębnych spisów z/o.

Problem oczywiście jest złożony i może być różnie interpretowany (spotkałem sie z różnym podejściem do tej kwestii w różnych AP).

Offline Początkujący archiwista

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 22
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #11 dnia: Wrzesień 20, 2022, »
Witam. Mam odziedziczone akta osobowe z dokumentacją wytworzoną przez komórkę organizacyjną, która najpierw nazywała się "Dział Służby Pracowniczej", a po paru latach zmieniono jej nazwę na "Dział Służb Pracowniczych". Jaką nazwę komórki organizacyjnej wpisać na teczki, tą ostatnią, czy obie?

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: akta osobowe po zlikwidowanych jednostkach.
« Odpowiedź #12 dnia: Wrzesień 21, 2022, »
Trzeba wpisać nazwę komórki, która funkcjonowała w momencie, w którym powstała dokumentacja.