Konieczność wydzielania akt przykładowych reguluje rozporządzenie z 2004 roku: Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (t.j. Dz.U. z 2014r. poz. 991).
konkretnie zaś - § 26.2 określa kto może wydzielać "akta przykładowe". Oczywiście termin 5 letni jest niepraktyczny, w szczególności dla akt spraw wykroczeniowych, które w większości są przechowywane przez 3 lata, stąd dosyć powszechne jest wydzielanie "akt przykładowych" podczas brakowania.
Archiwista może, a nawet powinien moim zdaniem, zaproponować listę "akt przykładowych" albowiem to archiwista bierze do ręki każdą teczkę i jeśli ktoś może zauważyć coś wartego wydzielenia to jest to własnie archiwista.
Pamiętać jednakoż należy, iż jeśli wydzielamy akta spraw "głośnych" czy "czasami związanych z historią miasta" to raczej będzie tutaj miał zastosowanie inny paragraf, np. dla akt spraw karnych § 6.8 a nie § 7.
A czy na spisach zdawczo - odbiorczych może być tylko jedna data ? Ostatnio kierowałam wniosek o brakowania do AP wraz ze spisem akt, na którym miałam daty skrajne np. 2000-2001, a akta były wytworzone w 2000 r. to kazali mi skreślić 2001 r. i tylko wpisać 2000 r. (że jako za rok 2000 r.).
tutaj nie ma szczególnej filozofii - jeśli masz akta sprawy II K 100/95, gdzie pierwsze pismo jest z 1995, ostatnie pismo z 1996 to daty skrajne to 1995-1996, jeśli w teczce masz pisma tylko z 1995 roku to datą skrajną będzie samo 1995.
zważając na powyższe owo polecenie ze strony AP brzmi dosyć... dziwnie. Chyba że chodziło tylko o tytuł spisu a nie o poszczególne pozycje na spisie?