Autor Wątek: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej  (Przeczytany 252 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« dnia: Listopad 09, 2017, »
Dzień dobry,
W mojej instytucji oryginały dokumentacji (przed zdaniem ich do archiwum zakładowego) z zakresu kontroli przeprowadzanej przez naszych pracowników (mniej więcej co dziesiąta kontrola - decyzje administracyjne), kwalifikowane jako BE10, są wysyłane do jednostki zwierzchniej. Zwyczaj jest podyktowany wygodą i dwuinstancyjnością postępowania odwoławczego.
W efekcie, tradycyjny dokument konkretnej kontroli występuje w formie elektronicznej (odwzorowania cyfrowe wysłanej dokumentacji). Jestem archiwistką i koordynatorką czynności kancelaryjnych w urzędzie.

Moje pytanie:
1. Czy dotychczasowa praktyka jest słuszna, czy ja odpowiadam za taki stan rzeczy ?
2. Jeżeli procedura jest zła, to na podstawie jakich przepisów mogę wystąpić o zarzucenie tej praktyki (wysyłanie dokumentacji w formie tradycyjnej) i przywrócenie zasady wysyłania tylko skanów akt ?

szerka

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 532
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 10, 2017, »
Jeśli macie system papierowy, to u Was dokument musi być w papierze (chyba, że wyłączyliście klasę rzeczową z systemu papierowego, jeżeli podlegacie pod rozp. z 18 stycznia 2011 r.).

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
Odp: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 14, 2017, »
Marcinie, podlegamy pod rozp. z 18 stycznia.
Zadałam jednak konkretne pytania i bardzo proszę o odpowiedź lub wskazówki. To wszystko się dzieje na stanowisku pracy - przed zdaniem akt do az.
Pozdrawiam
szerka

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 15, 2017, »
§ 58 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej:
"Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy".


Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 532
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 15, 2017, »
Tak, jak napisałem - jeden egzemplarz musi zostać u Was w formie papierowej (w oryginale).

1. Czy dotychczasowa praktyka jest słuszna, czy ja odpowiadam za taki stan rzeczy ?
Ad. 1 Nie. Za pozbywanie się oryginałów odpowiada po pierwsze dyrektor komórki organizacyjnej i pracownik, który dokument wysyła nie zostawiając oryginału u Was. Koordynator powinien podjąć kroki, aby zaniechać tej praktyki.
2. Jeżeli procedura jest zła, to na podstawie jakich przepisów mogę wystąpić o zarzucenie tej praktyki (wysyłanie dokumentacji w formie tradycyjnej) i przywrócenie zasady wysyłania tylko skanów akt ?
Ad. 2 - odpowiedź udzielona powyżej.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
Odp: wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 16, 2017, »
Marcinie - ślicznie dziękuję
szerka