Niedawno poszłam na ustępstwo pani od finansów i przyjęłam do archiwum nieopracowaną dokumentację finansową z lat 1998-2009. Wiem, że nie miałam takiego prawa, ale nie miałam też innego wyjścia. Dokumentacji jest tak dużo, w tym wiele kat. A, że nie było szans, żeby pani od fin. jednocześnie wykonując swoje bieżące obowiązki opracowała ją tak jak należy, tj. żebym nie musiała potem wszystkiego poprawiać? Postanowiłam więc zrobić to sama, przygotować spis itd. i potem wykorzystać ten spis jako wzór jak należy postępować z dokumentacją fin. w przyszłości. Problem w tym, że pani skarbnik najchętniej całą dokumentację, bez wyjątków zakwalifikowałaby do A no i cóż przybyłoby mi jej z 6 mb, a w archiwum ciasno. Żeby ją przekonać, że tak nie można muszę mieć sama co do tego całkowitą pewność, a niestety w kilku przypadkach mam spore wątpliwości.
Wśród dokumentacji finansowej znajdują się pisma z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego dot. zwiększenia planowanej dotacji celowej dla budżetu oraz związane z tym prośby napływające z jednostek organizacyjnych gminy np. z MOPSu czy GZPO o zmiany w budżecie ? jak taką dokumentację zakwalifikować?
Problem stanowią również drugie egzemplarze zarządzeń burmistrza w sprawie zmiany w układzie wykonawczym bądź budżecie gminy oraz kserokopie uchwał rady miejskiej w sprawie zmiany w budżecie ? jest tego naprawdę dużo, a właściwe oryginały zarządzeń i uchwał znajdują się w urzędzie w poszytach więc czy jest sens zaliczać tę dokumentację do kat. A, jak zaleca skarbnik gminy i w chwili przejęcia tych oryginałów przetrzymywać w archiwum w dwóch różnych miejscach tę samą dokumentację archiwalną?
Plany i sprawozdania finansowe typu Rb? to dopiero gratka. Jeśli chodzi o sprawozd. UM jako jst, to czy kwartalne, czy miesięczne jestem w stanie podciągnąć je pod A (mimo, że pewnie się pokrywają z rocznymi), ale co z planami, bilansami i sprawozd. jednostek organizacyjnych gminy np. MOPSU, Miejskiej Biblioteki Publicznej, placówek oświatowych czy Miejskiej Przychodni Zdrowia - to też A? (drugie egz. oryginałów przechowuje się też w tych jednostkach)
Spore wątpliwości mam także w odniesieniu do:
1. umów na realizację zadań własnych gminy z zakresu kultury fizycznej, sportu, rekreacji oraz turystyki, w zakresie opieki społecznej, oraz w zakresie upowszechniania kultury, sztuki i tradycji regionalnych - w formie wsparcia tych zadań wraz z udzieleniem dotacji ze środków publicznych na dofinansowanie ich realizacji przez podmioty pożytku publicznego
2. dokumentacji otwartego konkursu ofert na realizację zadań własnych gminy z zakresu jw.
3. sprawozdań z wykonania zadania publicznego wraz z rozliczeniem z dofinansowania (ksero faktur itp.)
4. drugich egzemplarzy umów zawartych w trybie zamówień publicznych, wg mnie kat. B10 wg pani skarbnik A!
5. wszelkiej maści umów i porozumień, które trafiły do Ref. Fin. w związku z ich rozliczeniem
Oprócz tego wszystkiego pełno jest jeszcze teczek opisanych ot tak: ?Pisma? czyli całość korespondencji przychodzącej m.in. z prośbą o przyznanie różnym organizacjom i instytucjom pożytku publicznego środków finansowych i uwzględnienie ich w planowanym budżecie gminy, ale to, to już jest bezwzględnie kat. B
Wiem, że tego dużo, ale bardzo proszę o rady, z góry dziękuję!:)
