Autor Wątek: Treść rewersu / karty udostępnienia akt  (Przeczytany 946 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 73
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« dnia: Październik 21, 2017, »
Szanowni Państwo,
temat karty udostępniania akt był już na forum poruszany, ale w nieco innym kontekście. Powiem wprost - nie rozumiem różnicy między udostępnieniem i wypożyczeniem dokumentu. Jestem z wykształcenia filologiem, więc do znaczenia użytego słowa przywiązuję sporo uwagi. W rzeczywistości należy tu mówić o dwóch czynnościach wykonywanych przez archiwistę: wyszukania (odnalezienia) i udostępnienia czyli wypożyczenia dokumentu. Mamy bowiem kwerendę lub wypożyczenie (JRWA: 1633, 1634). Czyż nie tak?
Pobocznym wątkiem jest tutaj liczba wypełnianych przez pracownika rewersów/kart. Jeśli szukamy dokumentu, o którym niezbyt wiele wiemy - trzeba go najpierw  odnaleźć w archiwum (kwerenda), a potem dopiero wypożyczyć. Czy pracownik ma wypełniać dwa rewersy? A co, jeśli dokument nie zostanie odnaleziony? Czy wypisywanie "wypożyczenia" ma wtedy sens? Wbrew pozorom to problem, tym bardziej, że przecież wszystkim się spieszy, a ewidencji należy pilnować!
Uprzejmie proszę o komentarz!       
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1629
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 21, 2017, »
Ale czy chodzi o różnicę między wypożyczeniem i udostępnieniem, czy też o różnicę między kwerendą a udostępnieniem?
W tym pierwszym wypadku chodzi o peerelowski druk akcydensowy Pu A-32 i używane tam sformułowania. Korzystanie z akt z zasobu archiwum przez pracowników jednostki odbywało się (i odbywa się nadal) najczęściej przez fizyczny dostęp. "Udostępnienie" oznacza w tym wypadku najprawdopodobniej przeglądnięcie akt przez pracownika w lokalu archiwum, natomiast "wypożyczenie" to wypożyczenie.
Natomiast jeśli porównujemy udostępnianie i kwerendy, to przez "udostępnianie" archiwiści rozumieją wówczas wszelkie formy korzystania z zawartości akt, albo przynajmniej wszelkie sposoby fizycznego dostępu do dokumentacji.
Kwerenda nie dotyczy wyszukiwania akt, tylko wyszukiwania informacji, choć ten podział bywa nieostry. "Kwerenda" oznacza jednak generalnie samą czynność poszukiwania, bez względu na efekt, to istotny element pracy archiwisty.
Archiwistyka z pewnością może dostarczyć wielu rozterek językoznawcom.
« Ostatnia zmiana: Październik 21, 2017, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 73
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 22, 2017, »
Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...  :( 
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 22, 2017, »
Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...  :( 

Spróbuję wytłumaczyć to trochę inaczej. Każde wypożyczenie jest udostępnieniem ale nie każde udostępnienie będzie wypożyczeniem. Tak, jak w bibliotece. Czym innym jest wypożyczyć czytelnikowi książkę do domu, a czym innym udostępnić użytkownikowi książkę w czytelni. Trochę to samo, ale trochę robi dużą różnicę  ;)
« Ostatnia zmiana: Październik 22, 2017, wysłana przez Marcin Kapała »

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 569
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 22, 2017, »
Pod symbolem 1633 rejestruję sprawy dot. udostępnienia dokumentacji (na miejscu w archiwum) lub wypożyczenia dokumentacji (poza archiwum), ponieważ, jak przedmówcy zauważyli, wypożyczenie jest formą udostępnienia. Natomiast pod symbolem 1634 rejestruję kwerendy.

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 185
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 22, 2017, »
Spróbuję wytłumaczyć to trochę inaczej. Każde wypożyczenie jest udostępnieniem ale nie każde udostępnienie będzie wypożyczeniem. Tak, jak w bibliotece. Czym innym jest wypożyczyć czytelnikowi książkę do domu, a czym innym udostępnić użytkownikowi książkę w czytelni. Trochę to samo, ale trochę robi dużą różnicę  ;)

A kwerenda to odpowiedź na pytanie "Jak miał na imię Wojski z "Pana Tadeusza"?"  ;)
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1629
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 22, 2017, »
Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...  :(

Uzupełnię może to co koledzy już zaczęli wyjaśniać. Rewers zamówienia akt nie oznacza że archiwista ma czegokolwiek "poszukiwać" - w podobnym znaczeniu, jak bibliotekarz nie poszukuje książki zamówionej rewersem bibliotecznym, tylko ją przynosi. To oczywiście pewne uproszczenie, bo niekiedy z rewersem w archiwum wiążą się jednak poszukiwania. Generalnie ten rewers (karta udostępnienia akt) ma jednak służyć archiwiście do tego by przyniósł zamawiającemu teczkę, co do której wiadomo że jest w archiwum i da się ją zidentyfikować w ewidencji tegoż archiwum. Archiwisty zasadniczo nie interesuje w tym przypadku jakich właściwie informacji potrzebuje pracownik zamawiający akta, jak również do czego są one potrzebne.

Jak ewidencjonuję swoje działania? W sposób przewidziany przepisami - dla urzędu w którym pracuję określa to rozporządzenie PRM z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Przywołała Pani klasy 1633 i 1634 z jrwa - zakładam że mowa o jrwa dla gmin, czyli załączniku nr 2 do tego rozporządzenia. Obowiązuje nas ta sama instrukcja archiwalna (załącznik nr 6 do rozporządzenia). Wszystko co się tyczy udostępniania opisano tam w rozdziale 7. Nie ma tam odwołania do wzoru rewersu o którym dyskutujemy. W moim urzędzie nie jest on stosowany, opracowaliśmy własne wzory - wniosków, rewersów, książek udostępnienia - zgodnie z rozporządzeniem.

W zasadzie odpowiedź na Pani pytania zawiera jrwa - wskazano tam przecież osobne klasy dla kwerend i dla udostępniania. My przyjęliśmy że pod "udostępnianiem" jest ewidencjonowany fizyczny dostęp do akt, zarówno dla pracowników jak i innych osób/podmiotów, natomiast jako "kwerendy" są traktowane wszelkie wnioski innych osób i podmiotów. Jeśli na podstawie takiego wniosku odszukamy potrzebne informacje w aktach, to na żądanie wnioskodawcy jest niekiedy "udostępnienie" (fizyczne udostępnienie). Zgodnie z jrwa jeśli na podstawie wniosku jest tylko np wysłanie kopii to mieści się to tylko w "kwerendach". Jeśli niczego nie znajdziemy, zawsze na "kwerendzie" się kończy. Zwracam uwagę, że kwerenda w sensie słownikowym (Polski Słownik Archiwalny) oznacza poszukiwanie a nie odnalezienie. Jeśli jest karta udostępnienia od pracownika, to nie ma żadnej "kwerendy", jest tylko "udostępnienie".
« Ostatnia zmiana: Październik 23, 2017, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 73
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 24, 2017, »
Dziękuję! To mnie przekonało. Bardzo mnie ciekawią wzory państwa rewersów/kart. Czy można  z nich skorzystać? :) 
« Ostatnia zmiana: Październik 24, 2017, wysłana przez Danuta J. Samek »
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1629
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Treść rewersu / karty udostępnienia akt
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 25, 2017, »
Sam wzór jest wtórny, liczy się zakres danych, to są dane określone w paragrafie 31 pkt 1do 5  Instrukcji archiwalnej. Używamy wyłącznie elektronicznych kart udostępnienia w ramach EZD, więc np. data pojawia się automatycznie. Taka karta udostępnienia jest elektronicznie akceptowana w EZD, tam udostępnienie/wypożyczenie jest odnotowywane przez archiwistę, natomiast korzystający potwierdza udostępnienie/wypożyczenie w tradycyjnej książce udostępnień.
Jarek Orszulak