Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...
Uzupełnię może to co koledzy już zaczęli wyjaśniać. Rewers zamówienia akt nie oznacza że archiwista ma czegokolwiek "poszukiwać" - w podobnym znaczeniu, jak bibliotekarz nie poszukuje książki zamówionej rewersem bibliotecznym, tylko ją przynosi. To oczywiście pewne uproszczenie, bo niekiedy z rewersem w archiwum wiążą się jednak poszukiwania. Generalnie ten rewers (karta udostępnienia akt) ma jednak służyć archiwiście do tego by przyniósł zamawiającemu teczkę, co do której wiadomo że jest w archiwum i da się ją zidentyfikować w ewidencji tegoż archiwum. Archiwisty zasadniczo nie interesuje w tym przypadku jakich właściwie informacji potrzebuje pracownik zamawiający akta, jak również do czego są one potrzebne.
Jak ewidencjonuję swoje działania? W sposób przewidziany przepisami - dla urzędu w którym pracuję określa to rozporządzenie PRM z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Przywołała Pani klasy 1633 i 1634 z jrwa - zakładam że mowa o jrwa dla gmin, czyli załączniku nr 2 do tego rozporządzenia. Obowiązuje nas ta sama instrukcja archiwalna (załącznik nr 6 do rozporządzenia). Wszystko co się tyczy udostępniania opisano tam w rozdziale 7. Nie ma tam odwołania do wzoru rewersu o którym dyskutujemy. W moim urzędzie nie jest on stosowany, opracowaliśmy własne wzory - wniosków, rewersów, książek udostępnienia - zgodnie z rozporządzeniem.
W zasadzie odpowiedź na Pani pytania zawiera jrwa - wskazano tam przecież osobne klasy dla kwerend i dla udostępniania. My przyjęliśmy że pod "udostępnianiem" jest ewidencjonowany fizyczny dostęp do akt, zarówno dla pracowników jak i innych osób/podmiotów, natomiast jako "kwerendy" są traktowane wszelkie wnioski innych osób i podmiotów. Jeśli na podstawie takiego wniosku odszukamy potrzebne informacje w aktach, to na żądanie wnioskodawcy jest niekiedy "udostępnienie" (fizyczne udostępnienie). Zgodnie z jrwa jeśli na podstawie wniosku jest tylko np wysłanie kopii to mieści się to tylko w "kwerendach". Jeśli niczego nie znajdziemy, zawsze na "kwerendzie" się kończy. Zwracam uwagę, że kwerenda w sensie słownikowym (Polski Słownik Archiwalny) oznacza poszukiwanie a nie odnalezienie. Jeśli jest karta udostępnienia od pracownika, to nie ma żadnej "kwerendy", jest tylko "udostępnienie".