Autor Wątek: Błędnie założone sprawy w systemie EZD  (Przeczytany 576 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 132
  • Płeć: Mężczyzna
Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« dnia: Październik 18, 2017, »
Mam pytanie jak w systemach EZD np. podlaskim radzicie sobie z błędnie założonymi sprawami?? Zakładam, że zawsze może się wydarzyć, ze referent założy sprawę ale potem okazuje się, że jest jakaś pomyłka np. taka sprawa już była, albo to jednak nie ten znak czy nie ten referent ;) albo założono sprawę na coś co jednak sprawą nie jest... Generalnie co robicie w takiej sytuacji? Sprawa zostaje w ewidencji to wydaje się jasne ale co z jej zawartością - metadane, dokumenty? Jak to traktować?

Z góry dziękuję za informacje.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1538
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 18, 2017, »
Nie do końca rozumiem pytanie. W EZD PUW jest narzędzie do przerejestrowywania spraw, po prostu zmienia się znak sprawy dla grupy dokumentów tworzących akta sprawy, system zapisuje informacje o zmianie znaku, jest to widoczne z poziomu spisów spraw. Jest z tym pewien kłopot jeśli chodzi o zapisywanie metadanych - boć przecie znak sprawy to metadana niepowtarzalna ...
Jarek Orszulak

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 132
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 19, 2017, »
A jeśli mamy założoną sprawę i okazuje się, że to błąd, że takiej sprawy nie powinno być? Można sprawę usunąć? Jaki zapis pozostaje w spisie spraw? Jak traktuje się "to" co zostaje po takim usunięciu?

Offline Michał Serdyński

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 483
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 19, 2017, »
Osobiście widziałem, jak pracownicy jednego z Urzędów założyli teczkę a później sprawę, którą później usunęli.
Pismo w korespondencji przychodzącej posiadało informację o przydzieleniu jej do "skasowanej" sprawy, więc referent musiał zwrócić uwagę, aby przypiąć pismo przychodzące pod nową - właściwą - sprawę. Gdyby nie zrobił tego niezwłocznie, wówczas taka sprawa "zaginęłaby". Zdarza się, że twórcy danego oprogramowania do EZD nie przewidzieli wszystkich możliwości urzędników  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1538
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 19, 2017, »
A jeśli mamy założoną sprawę i okazuje się, że to błąd, że takiej sprawy nie powinno być? Można sprawę usunąć? Jaki zapis pozostaje w spisie spraw? Jak traktuje się "to" co zostaje po takim usunięciu?

EZD PUW daje zarówno możliwość przerejestrowania sprawy, jak i usunięcia znaku sprawy (np dokument powinien był być dołączony do sprawy już wcześniej wszczętej a nie stać się podstawą do wszczęcia nowej). Pracownik umieszcza informację o powodzie takiego działania.
Jarek Orszulak

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 14, 2018, »
Mam pytanie jak w systemach EZD np. podlaskim radzicie sobie z błędnie założonymi sprawami?? Zakładam, że zawsze może się wydarzyć, ze referent założy sprawę ale potem okazuje się, że jest jakaś pomyłka np. taka sprawa już była, albo to jednak nie ten znak czy nie ten referent ;) albo założono sprawę na coś co jednak sprawą nie jest... Generalnie co robicie w takiej sytuacji? Sprawa zostaje w ewidencji to wydaje się jasne ale co z jej zawartością - metadane, dokumenty? Jak to traktować?

Z góry dziękuję za informacje.

Podobne pytanie. Spotkałem się, z faktem założenia spraw w EZD i adnotacją, że jest prowadzona papierowo. Po przyjrzeniu się problemowi okazało się, że sprawy maja pełne odzwierciedlenie w EZD. Co zatem zrobić? Czy zachować obie formy (elektroniczna i paierową) czy wybrakować papier?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1538
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 15, 2018, »
Co to znaczy "pełne odzwierciedlenie w EZD"? Czy w świetle wewnętrznych regulacji te sprawy powinny być papierowe czy elektroniczne?
Jarek Orszulak

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 15, 2018, »
Pisząc "pełne odzwierciedlenie" mam na myśli taką samą zawartość materiałów w koszulce (EZD), jak i w teczce. Najciekawsze jest to, że na pytanie dlaczego sprawa jest prowadzona papierowo skoro ma pełne odwzorowanie w EZD wszyscy zasłaniają się jakimś wewnętrznym zarządzeniem. Po przekopaniu się przez zarządzenia okazuje się, że nie istnieje takowe. Myślę, że prowadzący sprawy chcieli się jakoś zabezpieczyć (gdyż taki proceder miał miejsce po wdrożeniu EZD), ale dla mnie jest jest jasne, że jeśli prowadzi się sprawę w EZD to nie daje się informacji, że jest ona prowadzona papierowo. Pozostaje zatem pytanie co zrobić z dokumentacją papierową takich spraw?
« Ostatnia zmiana: Maj 15, 2018, wysłana przez Mad_Cyclist »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1538
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 15, 2018, »
Czyli mówimy o EZD PUW. System umożliwia nie tylko prowadzenie spraw elektronicznych, ale również wspomaganie prowadzenia spraw papierowych. Czy znak sprawy jest "czerwony" czy "zielony"? Czy zawartość sprawy stanowią wyłącznie skany dokumentów papierowych?
Jarek Orszulak

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 15, 2018, »
Dokładnie o EZD PUW. Jeśli chodzi o znaki tam gdzie jest na czerwono widoczna jest informacja, że sprawa jest prowadzona papierowo. Ale tam, gdzie jest na zielono jest też tradycyjna teczka, z dokumentami opatrzonymi pieczęciami i podpisami.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 410
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #10 dnia: Maj 15, 2018, »
Dokładnie o EZD PUW. Jeśli chodzi o znaki tam gdzie jest na czerwono widoczna jest informacja, że sprawa jest prowadzona papierowo. Ale tam, gdzie jest na zielono jest też tradycyjna teczka, z dokumentami opatrzonymi pieczęciami i podpisami.
DLA SPRAW PROWADZONYCH W POSTACI ELEKTRONICZNEJ W SYSTEMIE EZD NIE TWORZY SIĘ TECZEK AKTOWYCH!!!Jeżeli sprawa jest prowadzona w postaci elektronicznej (zielona etykieta PUW) to cały przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy powinien być udokumentowany w postaci elektronicznej w systemie EZD, czyli papierowe dokumenty wpływające w składzie chronologicznym, dokumenty wewnętrzne wytwarzane jako digital born w systemie EZD i podpisywane podpisem elektronicznym, a jeżeli jakimś cudem powstał dokument wewnętrzny papierowy to należy go zeskanować, załączyć skan do systemu EZD, spisać ID z metadanych i oddać dokument do składu chronologicznego pism wewnętrznych. Jeżeli kierujący urzędem określa jako podstawowy sposób prowadzenia i dokumentowania spraw system EZD to sprawy mogą być prowadzone w postaci papierowej tylko dla tych klas z JRWA które zostały wskazane jako wyjątki w załączniku do wewnętrznej procedury.

Natomiast w przypadku wyjątków prowadzonych w postaci papierowej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być udokumentowany w postaci papierowej w teczce aktowej. Czyli jeśli wpływa dokument elektroniczny poprzez EPUAP lub e-mail to trzeba go wydrukować i umieścić t teczce aktowej.

Sposób prowadzenia sprawy nie zależy od tego czy wpłynęły dokumenty papierowo czy elektronicznie tylko od tego czy właściwa klasa w JRWA, odpowiednia dla zakresu przedmiotowego sprawy, została wskazana jako wyjątek prowadzony w postaci papierowej czy nie.

Offline Mad_Cyclist

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #11 dnia: Maj 16, 2018, »
Dokładnie o EZD PUW. Jeśli chodzi o znaki tam gdzie jest na czerwono widoczna jest informacja, że sprawa jest prowadzona papierowo. Ale tam, gdzie jest na zielono jest też tradycyjna teczka, z dokumentami opatrzonymi pieczęciami i podpisami.
DLA SPRAW PROWADZONYCH W POSTACI ELEKTRONICZNEJ W SYSTEMIE EZD NIE TWORZY SIĘ TECZEK AKTOWYCH!!!Jeżeli sprawa jest prowadzona w postaci elektronicznej (zielona etykieta PUW) to cały przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy powinien być udokumentowany w postaci elektronicznej w systemie EZD, czyli papierowe dokumenty wpływające w składzie chronologicznym, dokumenty wewnętrzne wytwarzane jako digital born w systemie EZD i podpisywane podpisem elektronicznym, a jeżeli jakimś cudem powstał dokument wewnętrzny papierowy to należy go zeskanować, załączyć skan do systemu EZD, spisać ID z metadanych i oddać dokument do składu chronologicznego pism wewnętrznych. Jeżeli kierujący urzędem określa jako podstawowy sposób prowadzenia i dokumentowania spraw system EZD to sprawy mogą być prowadzone w postaci papierowej tylko dla tych klas z JRWA które zostały wskazane jako wyjątki w załączniku do wewnętrznej procedury.

Natomiast w przypadku wyjątków prowadzonych w postaci papierowej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być udokumentowany w postaci papierowej w teczce aktowej. Czyli jeśli wpływa dokument elektroniczny poprzez EPUAP lub e-mail to trzeba go wydrukować i umieścić t teczce aktowej.

Sposób prowadzenia sprawy nie zależy od tego czy wpłynęły dokumenty papierowo czy elektronicznie tylko od tego czy właściwa klasa w JRWA, odpowiednia dla zakresu przedmiotowego sprawy, została wskazana jako wyjątek prowadzony w postaci papierowej czy nie.

Dziękuję :)