Autor Wątek: Błędnie założone sprawy w systemie EZD  (Przeczytany 183 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 129
  • Płeć: Mężczyzna
Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« dnia: Październik 18, 2017, »
Mam pytanie jak w systemach EZD np. podlaskim radzicie sobie z błędnie założonymi sprawami?? Zakładam, że zawsze może się wydarzyć, ze referent założy sprawę ale potem okazuje się, że jest jakaś pomyłka np. taka sprawa już była, albo to jednak nie ten znak czy nie ten referent ;) albo założono sprawę na coś co jednak sprawą nie jest... Generalnie co robicie w takiej sytuacji? Sprawa zostaje w ewidencji to wydaje się jasne ale co z jej zawartością - metadane, dokumenty? Jak to traktować?

Z góry dziękuję za informacje.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1493
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 18, 2017, »
Nie do końca rozumiem pytanie. W EZD PUW jest narzędzie do przerejestrowywania spraw, po prostu zmienia się znak sprawy dla grupy dokumentów tworzących akta sprawy, system zapisuje informacje o zmianie znaku, jest to widoczne z poziomu spisów spraw. Jest z tym pewien kłopot jeśli chodzi o zapisywanie metadanych - boć przecie znak sprawy to metadana niepowtarzalna ...
Jarek Orszulak

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 129
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 19, 2017, »
A jeśli mamy założoną sprawę i okazuje się, że to błąd, że takiej sprawy nie powinno być? Można sprawę usunąć? Jaki zapis pozostaje w spisie spraw? Jak traktuje się "to" co zostaje po takim usunięciu?

Offline Michał Serdyński

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 473
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 19, 2017, »
Osobiście widziałem, jak pracownicy jednego z Urzędów założyli teczkę a później sprawę, którą później usunęli.
Pismo w korespondencji przychodzącej posiadało informację o przydzieleniu jej do "skasowanej" sprawy, więc referent musiał zwrócić uwagę, aby przypiąć pismo przychodzące pod nową - właściwą - sprawę. Gdyby nie zrobił tego niezwłocznie, wówczas taka sprawa "zaginęłaby". Zdarza się, że twórcy danego oprogramowania do EZD nie przewidzieli wszystkich możliwości urzędników  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1493
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Błędnie założone sprawy w systemie EZD
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 19, 2017, »
A jeśli mamy założoną sprawę i okazuje się, że to błąd, że takiej sprawy nie powinno być? Można sprawę usunąć? Jaki zapis pozostaje w spisie spraw? Jak traktuje się "to" co zostaje po takim usunięciu?

EZD PUW daje zarówno możliwość przerejestrowania sprawy, jak i usunięcia znaku sprawy (np dokument powinien był być dołączony do sprawy już wcześniej wszczętej a nie stać się podstawą do wszczęcia nowej). Pracownik umieszcza informację o powodzie takiego działania.
Jarek Orszulak