Autor Wątek: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych  (Przeczytany 2390 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Witam
Mam do Was pytanie- czy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych prowadzonego  wspólnie dla kat A i B mam zarejestrować też spis z-d informatycznych nośników danych ( płyty cd będące załącznikami do spraw prowadzonych w postaci papierowej), czy mam prowadzić jakąś (jaką?) osobną ewidencję tych spisów ?

Z góry dziekuję za odpowiedź.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
To zależy jakiej treści instrukcja archiwalna obowiązuje w danym podmiocie. Generalnie to tam powinno być uregulowane.
W instrukcji archiwalnej z 2011 r. tego zabrakło. Nie oznacza to jednak, że takie spisy mają pozostać poza ewidencją. Skoro z instrukcji archiwalnej wynika, że wszystkie spisy wpisuje się w ciągu chronologiczno-numerycznym do jednego wykazu spisów, to i spisy dla nośników wpisuje się do tego samego wykazu. Ważna jest bowiem zasada nie dublowania sygnatur archiwalnych.
Więcej o składach jest tutaj http://sas-sap.com/doc/20160609_2.pdf a o tym czego brak w przepisach na str. 33-34

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Generalnie instrukcje (zarówno ta z 2011 jak i przykładowe instrukcje stworzone przez NDAP) się do tego nie odnoszą. Logicznym jest jednak, że wszystkie spiso z/o (w tym nośników ze SIND oraz dokumentów ze składu chronologicznego) rejestrujemy na tym samym wykazie. Inne podejście prowadziłoby do dublowania sygnatur.

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Tym bardzie, że w wykazie spisów z-o jest rubryka uwagi, w której spokojnie możemy wpisać rodzaj dokumentacji, której dany spis dotyczy :)

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 31, 2017, »
Witam
z tre

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 31, 2017, »
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 01, 2017, »
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

Tak jak wspominano wyżesz- tak jako kolejny spis po to by nie dublować sygnatur przede wszystkim.

A czy w Twojej jednostce funkcjonuje jednolity rzeczowy wykaz akt?  Bo chcesz opierać oznakowanie nie o jrwa a o dziennik korespondencji?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 01, 2017, »
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

Tak jak pisze Śpioszek, jeden wykaz spisów, jeden ciąg numeracji spisów. Oznaczenie nośnika to oznaczenie nośnika, de facto powinno to być oznaczenie nośnika nadawane w momencie przyjęcia go do składu nośników.
Jarek Orszulak

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #8 dnia: Wrzesień 03, 2017, »
Obowiązuje system kancelaryjny mieszany. Czy przyjecie IND do archiwum powinno odbywać się równolegle do przyjmowanych akt spraw z którymi te nośniki są powiązane?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych
« Odpowiedź #9 dnia: Wrzesień 04, 2017, »
Praktyka przyjmowania takich spisów, jako następujących po sobie, nie jest konieczna - każdy spis jest odrębnym "bytem".