Autor Wątek: Rejestracja przesyłki z indywidualnej poczty elektronicznej (służbowej)  (Przeczytany 1146 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
         Otrzymuję przesyłkę (wniosek o przesłanie kopii akt z archiwum) na indywidualnego e-maila służbowego - drukuję i zanoszę do rejestracji do kancelarii ogólnej Starostwa. Kancelaria twierdzi, że należy przesłać e-maila na skrzynkę elektron. podaną w BIP-ie ( sekretariat), ponieważ tam rejestruje się przesyłki elektroniczne, bez rejestracji w kancelarii ogólnej.  Obowiązuje s. tradycyjny. Nie ma wew. uregulowań dot. sposobu postępowania w takich sytuacjach. Który sposób właściwy?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Ważne, aby przesyłka została zarejestrowana. Jeżeli jest przyjęte w urzędzie, aby przesyłki elektroniczne rejestrować odrębnie od tych, które wpłynęły w formie papierowej, to należy postąpić, jak napisałeś: zapisać maila na swoim komputerze i przesłać (np. komunikatorem wewnętrznym) osobie wyznaczonej do rejestracji przesyłek elektronicznych (nie trzeba przesyłać na maila - osoba odpowiadająca za rejestrację powinna poradzić sobie z tym mailem tak otrzymanym).

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
       Jeszcze raz w  czym tkwi problem: otrzymaną przesyłkę zapisuje u siebie, to jest jasne- drukuję, pozostawiam do rejestracji i dekretacji w kancelarii, gdzie rejestruje się wszystkie przychodzące papierowe przesyłki i każdy otrzymujący  e-maila na własną skrzynkę zapisuje u siebie, drukuję i rejestruje w jednym rejestrze w  kancelarii, oczywiście chodzi o przesyłki będące ważnymi, mające istotne znaczenie w załatwianiu spraw przez podmiot.  Jest prowadzony drugi rejestr w sekretariacie przez inną osobę, która rejestruje przesyłki elektroniczne przychodzące tylko na główną  skrzynkę BIP-owską. Kancelaria główna sugeruje żeby przesłać od siebie na BIP- owska skrzynkę i tam rejestrować omijając rejestr w głównej kancelarii, ale żebym mógł zarejestrować w tym oddzielnym rejestrze- elektronicznych przesyłek, najpierw musiałbym przesłać od siebie na główną pocztę BIP-u.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Tak, jak poprzednio napisałem - procedura rejestracji przesyłek mailowych powinna moim zdaniem wyglądać następująco:
1) otrzymany mail zostaje zapisany przez pracownika w postaci pliku (jako mail) na komputerze tego pracownika;
2) pracownik przesyła (np. komunikatorem wewnętrznym) plik do osoby odpowiadającej za rejestrację przesyłek elektronicznych w punkcie kancelaryjnym;
3) pracownik punktu kancelaryjnego, w którym prowadzony jest rejestr przesyłek mailowych, drukuje i rejestruje przesyłkę.

Inną opcją jest po prostu przesłanie przesyłki z adresu mailowego pracownika na adres mailowy zamieszczony na BIPie, ale np. u mnie system wykrywa jako nadawcę tak przekazanej przesyłki... pracownika. Dlatego maile przesyłamy komunikatorem wewnętrznym.

Nie ma potrzeby rejestracji przesyłki, jako papierowej w rejestrze ogólnym, skoro zostanie zarejestrowana w rejestrze dedykowanym (dla przesyłek mailowych). Nie ma sensu, aby pracownik drukował taką przesyłkę, skoro może zrobić to pracownik punktu kancelaryjnego.