Zwrotka

[Paweł z ...]

Ta broszura Stosyka jest legendarna - dzięki niej upowszechniać zaczęto bezdziennikowy system kancelaryjny w okresie międzywojennym. 
Co do zwrotek, to nie mogę się zgodzić ze stanowiskiem uznania zwrotki za odrębną przesyłkę. Natomiast rzeczywiście w przypadku EZD powstaje "problem zwrotek". Traktowanie zwrotki przychodzącej, jako odrębnej przesyłki, jest obejściem tego problemu.

Możesz przybliżyć na czym polega ten "problem zwrotek" akurat w przypadku EZD?
Jak napisał Ewap:

zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.

Poza częścią pierwszą co do której mam inne zdanie, prosto i celnie opisała co powinien system EZD robić.

[MarcinP]

Problem zwrotek w EZD polega na tym, że mają one postać papierową, a więc, aby je dołączyć do akt sprawy w tym systemie, muszą być zeskanowane i de facto zarejestrowane (co akurat mi się nie podoba , ale nie zastanawiałem się dotąd, jak to rozwiązać inaczej; hmm... chyba, że przyjmiemy za dopuszczalne dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji - temat do przeanalizowania). W systemie papierowym zwrotkę wystarczy dołączyć do akt sprawy. Oczywiście możliwe jest potwierdzenie przez pracownika odbierającego papierową zwrotkę, że ją odebrał (podpis mógłby być złożony przy wysłanym piśmie w rejestrze przesyłek wychodzących - kiedyś taka praktyka była stosowana w moim urzędzie, ale nie było rejestru zwrotek odrębnego).

[Kajka]

Można zrobić skład chronologiczny zwrotek.

[Paweł z ...]

Problem zwrotek w EZD polega na tym, że mają one postać papierową, a więc, aby je dołączyć do akt sprawy w tym systemie, muszą być zeskanowane i de facto zarejestrowane (co akurat mi się nie podoba , ale nie zastanawiałem się dotąd, jak to rozwiązać inaczej; hmm... chyba, że przyjmiemy za dopuszczalne dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji - temat do przeanalizowania). W systemie papierowym zwrotkę wystarczy dołączyć do akt sprawy. Oczywiście możliwe jest potwierdzenie przez pracownika odbierającego papierową zwrotkę, że ją odebrał (podpis mógłby być złożony przy wysłanym piśmie w rejestrze przesyłek wychodzących - kiedyś taka praktyka była stosowana w moim urzędzie, ale nie było rejestru zwrotek odrębnego).

No ale to nie jest problem zwrotek a ogólnie dokumentacji papierowej. rozwiązanie patrz wyżej Ewap, Kajka - składy. Przy sprawach elektronicznych niczego nie trzeba odbierać.Na ten przykład w EZD PUW generujemy zwrotkę przy wysyłce. Gdy wraca do urzędu, kancelaria skanuje i po kodzie kreskowym automatycznie jest dołączana do elektronicznych akt sprawy wraz z  informacją kiedy została odebrana przez stronę. Urzędnik powiadamiany jest o tym przez system, może oglądnąć sobie skan w aktach sprawy a jak potrzebuje wypożyczyć papier ze składu to zamawia w systemie i idzie odebrać. Gdzie tu widzisz problem?

[MarcinP]

Takie postępowanie, jak w PUW, rozwiązuje tę kwestię, bo zwrotki są dodawane do sprawy w systemie informatycznym bez ich rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających - to jest rozwiązanie, o którym wspomniałem (dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji) i który wskazałeś wcześniej.
W EZD, co do zasady, wszystko, co wpływa winno być zeskanowane do tego systemu i zarejestrowane przez punkt kancelaryjny w rejestrze przesyłek (o takim rejestrze wcześniej pisałem - mam na myśli rejestr przesyłek określony w IK z 2011 r., a nie mam na myśli innych wewnętrznych rejestrów tworzonych dla bieżących potrzeb organizacyjnych).
Rejestracja następuje w rejestrze przesyłek wpływających, a zwrotka - o czym już pisałem - nie może być uznana za przesyłkę, bo jeżeli przyjęlibyśmy, że zwrotka jest przesyłką, wówczas pracownik punktu kancelaryjnego mógłby być np. obowiązany do potwierdzenia jej otrzymania, o którym mowa w paragrafach: 40 ust. 2 i 13 ust. 2 IK z 2011 r., co oznaczałoby, że jest dopuszczalne tworzenie zwrotek do zwrotek. Reasumując: skanowanie zwrotek i dołączanie do EZD, bez ich rejestracji w rejestrze przesyłek, załatwia temat.

[urzędas]

Konsekwentnie cytuję Ewap (bo widzę, że jest potrzeba zarówno jej wiedzy, jak i szerszej dyskusji):

Jeżeli rozmawiamy o systemach teleinformatycznych, to każdy obiekt jest i tak zarejestrowany i ma swoje ID. To czy jest ujmowany w narzędziu pod nazwą rejestr czy nie to odrębna sprawa. Jedni budowali systemy opierając nadawanie numeru pismom (przesyłkom) przez rejestry (por. PUW). Inni opierali się na rejestracji przesyłek (pism) a potem na podstawie metadanych generowania raportów w formie rejestrów.

Zwrotka wracająca do podmiotu ma własne metadane (data odbioru, data wpływu, ocena czy jest wadliwe czy nie doręczenie). Musi mieć też własne ID. A skąd go ma mieć jak nie przez rejestrację? Jest więc jako odrębny dokument w systemie. Czy użytkownik widzi to jako odrębny dokument czy nie to kwestia funkcjonalności systemu.

Trochę powinniśmy zmienić myślenie w kancelarii opartej na EZD. Nawet dekretację uznaliśmy za odrębny dokument w EZD bo ma własne metadane (twórca, data, treść, itp.) choć w systemie tradycyjnym to była tylko adnotacja na piśmie.

Inaczej bowiem jak budować relacje między dokumentami elektronicznymi?

Tym bardziej zwrotka jest czymś odrębnym gdy wraca do podmiotu. Jeżeli jej nie potraktujemy jako pismo to jak będziemy nią zarządzać, wyszukiwać jej, jak ma się znaleźć w paczce archiwalnej, czy administracyjnej. Oczywiście można jej ?nie rejestrować? w rejestrach, choć i tak jest zarejestrowana w systemie. Tylko jak potem zapewnić czytelny przebieg odpowiedzialności za nią pomiędzy kancelarią a komórkami. Przecież i ona ma swoiste dekretacje/przekazania.

Zachęcam też do niemyślenia wyłącznie funkcjonalnościami jednego z systemów EZD przecież tam też ktoś musiał to wymyślić by to zaprogramować. Pytanie na czym się opierał? I kto to wymyślił?

Taki ze mnie urzędas
Żądam przewrócenia Ewap!

[MarcinP]

Drogi Urzędasie, zwrotka nie staje się przesyłką - w rozumieniu IK z 2011 r. - tylko dlatego, że wróciła do nadawcy. Pytanie Szerki dotyczyło obowiązku rejestracji zwrotek tak, jak innych przesyłek. Obowiązku takiego więc nie ma. Natomiast w EZD jest konieczność "wrzucenia" skanu zwrotki do tego systemu i dodania do akt sprawy. W systemie tym zwrotka musi być oczywiście jakoś zewidencjonowana/zarejestrowana, jednakże nie powinien to być rejestr, o którym mowa w paragrafach: 13 i 40 IK z 2011 r., ponieważ rejestr ten dotyczy przesyłek. Natomiast przypuszczam, że w praktyce niektórych urzędów nie będą tworzone rejestry odrębne i zwrotka wyląduje, jako... przesyłka przychodząca. Z prawnego punktu widzenia będzie to "nie w porzo", ale z organizacyjnego punktu widzenia powinno to być do przyjęcia, bo przecież celem przepisów kancelaryjnych ma być sprawny obieg dokumentów.

[Śpioszek]

 Tak naprawdę problem to jak zapewnić by zwrotka nie zginęła a czy jest rejestrowana w rejestrze przychodzącym to drobiazg.

No nie do końca taki drobiazg...
Podam jeden z przykładów z praktyki- decyzje o lokalizacji inwestycji celu publicznego- na wydanie tejże decyzji urzędnik ma 60 dni, do okresu nie wliczamy czasów "zatrzymania pism", np. konieczność wydania opinii melioracyjnej. Czekamy więc na odpowiedź, która nie nadchodzi ponieważ odbiorca postanawia sprawę załatwić milcząco. Wówczas liczymy czas 14 dni od momentu doręczenia pisma. No dobrze, na podstawie czego? A no właśnie zwrotki. Fajnie jak zwrotka szybko wróci, ale są przypadki... niepojedyncze, że zwrotka idzie np. 20 dni przekraczając termin 14-dniowy. I co teraz? Urzędnik nie ma prawa policzyć okresu nie mając wiedzy, od jakiego dnia ma liczyć, listonosz się zagapił, bądź były inne przyczyny.
Jedyną słuszną linią obrony wydaje się wówczas jakakolwiek rejestracja zwrotki- dowód którego dnia spłynęła do urzędu i przyczyna opóźnienia wydania ostatecznej decyzji. (A dzień zwłoki to w tym wypadku konkretny pieniądz- 500 zł kary dla urzędnika, który czeka na zwrotkę jak na zbawienie).
Mamy metrykę sprawy, ale to można zawsze wstecznie sfabrykować i nie będzie stanowiło znaczącego dowodu w ewentualnej sprawie.

I jak tu nie traktować zwrotki jako pismo przychodzące Załóżmy, że urząd nie jest szczęściarzem posługującym się, systemem EZD.

[Paweł z ...]

No nie do końca taki drobiazg...
Podam jeden z przykładów z praktyki- decyzje o lokalizacji inwestycji celu publicznego- na wydanie tejże decyzji urzędnik ma 60 dni, do okresu nie wliczamy czasów "zatrzymania pism", np. konieczność wydania opinii melioracyjnej. Czekamy więc na odpowiedź, która nie nadchodzi ponieważ odbiorca postanawia sprawę załatwić milcząco. Wówczas liczymy czas 14 dni od momentu doręczenia pisma. No dobrze, na podstawie czego? A no właśnie zwrotki. Fajnie jak zwrotka szybko wróci, ale są przypadki... niepojedyncze, że zwrotka idzie np. 20 dni przekraczając termin 14-dniowy. I co teraz? Urzędnik nie ma prawa policzyć okresu nie mając wiedzy, od jakiego dnia ma liczyć, listonosz się zagapił, bądź były inne przyczyny.
Jedyną słuszną linią obrony wydaje się wówczas jakakolwiek rejestracja zwrotki- dowód którego dnia spłynęła do urzędu i przyczyna opóźnienia wydania ostatecznej decyzji. (A dzień zwłoki to w tym wypadku konkretny pieniądz- 500 zł kary dla urzędnika, który czeka na zwrotkę jak na zbawienie).
Mamy metrykę sprawy, ale to można zawsze wstecznie sfabrykować i nie będzie stanowiło znaczącego dowodu w ewentualnej sprawie.

I jak tu nie traktować zwrotki jako pismo przychodzące Załóżmy, że urząd nie jest szczęściarzem posługującym się, systemem EZD.

Zapewne można znaleźć sporo takich przykładów. Od razu pytanie, jakiej ilości zwrotek to dotyczy? Jeżeli tylko kilku procent to dlaczego z tego powodu zmuszać kancelarię do rejestracji np. tysięcy innych zwrotek, gdy nie jest to potrzebne. Strata czasu. Może stworzyć rejestr na określone zwrotki.

Trzeba odrzucić nadmiar rejestracji i innych nieistotnych formalności, osłabiajacych tempo pracy, a zbednych z punktu widzenia celowego wyniku.

To oczywiście ze Stosyka 

[Śpioszek]

Zapewne można znaleźć sporo takich przykładów. Od razu pytanie, jakiej ilości zwrotek to dotyczy? Jeżeli tylko kilku procent to dlaczego z tego powodu zmuszać kancelarię do rejestracji np. tysięcy innych zwrotek, gdy nie jest to potrzebne. Strata czasu. Może stworzyć rejestr na określone zwrotki.

To był niestety jeden przykład z wielu... a ilu zwrotek? wystarczy kilka w ciągu roku, a dla pracownika to np. kara rzędu kilku tysięcy złotych ;p

Znam również przypadki kiedy dyrektor generalny urzędu wybronił się dzięki rejestracji zwrotek w sądzie...

praktyka zmienia teorię archiwalną

Czy rejestrować wszystkie zwrotki, jeśli przychodzą ich przysłowiowe miliony? Można by tu zastosować praktykę rejestracji li tylko tych znacznie "spóźnionych",
tylko co teoria na takie precedensowe praktyki?

Mnie praktyka nauczyła przez te lata pokory, bo bez niej można sobie <w praktyce> napykać biedy

[Paweł z ...]

To był niestety jeden przykład z wielu... a ilu zwrotek? wystarczy kilka w ciągu roku, a dla pracownika to np. kara rzędu kilku tysięcy złotych ;p

Znam również przypadki kiedy dyrektor generalny urzędu wybronił się dzięki rejestracji zwrotek w sądzie...

praktyka zmienia teorię archiwalną

Czy rejestrować wszystkie zwrotki, jeśli przychodzą ich przysłowiowe miliony? Można by tu zastosować praktykę rejestracji li tylko tych znacznie "spóźnionych",
tylko co teoria na takie precedensowe praktyki?

Mnie praktyka nauczyła przez te lata pokory, bo bez niej można sobie <w praktyce> napykać biedy

Do wróbla nie strzela się z armaty, tj. jeżeli jest problem z jakimś procentem zwrotek to zamiast rejestrować wszystkie, a to przecież też kosztuje parę tysięcy złotych (praca kancelarii), to może lepiej rozważyć właśnie jak proponujesz rejestrację wybranej grupy np. zwrotek z danej komórki organizacyjnej itp. w odrębnym rejestrze prowadzonym w kancelarii albo w danej komórce organizacyjnej.

[MarcinP]

Poczta Polska prowadzi również własną ewidencję doręczeń. W razie wątpliwości można do Poczty Polskiej wnieść prośbę o udzielenie informacji, kiedy przesyłka została doręczona.

[stany]

Ile lat PP. przechowuje zwrotki ?

[MarcinP]

Ile lat PP. przechowuje zwrotki ?

Oni przechowują zwrotki?...