Racja, rejestrować należy zwrotki wychodzące i przychodzące w odrębnych rejestrach kancelaryjnych, a do każdej zwrotki dołączyć zwrotne potwierdzenie odbioru tej zwrotki (czyli następną zwrotkę dokumentującą przesłanie zwrotki itd.). A jeśli pracownik zgubi zwrotkę - pismo wysłać powtórnie.
A tak już na serio - bo pytanie poważne i chyba rzeczywiście nie zadawane wcześniej przez nikogo na IFARze... Uznanie, że zwrotka jest pismem, a więc dokumentem stanowiącym
odrębną całość znaczeniową w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jest błędne. Zwrotne potwierdzenie odbioru jest jedynie dokumentem przypisanym do czynności technicznej polegającej na wysłaniu danego pisma i jakkolwiek potwierdza doręczenie pisma, lub też doręczenie to wynika z mocy prawa (vide - instytucja fikcji doręczenia), to zwrotka nie stanowi pisma, lecz jest właśnie dokumentem o charakterze wtórnym. Nawet, jeśli zaczniemy wysyłać zwrotki same, bez pism, to nie podniesie to zbytnio ich rangi jako dokumentów o znaczeniu jedynie technicznym, związanych z procedurą prowadzenia sprawy lub postępowania.
Kwestię instytucji doręczenia, która jest unormowana w Kpa - pomijam, bo to temat rzeka. Niemniej spotkałem się z przypadkami powtórnego wysyłania pism, gdy pierwsze pismo zaginęło wraz ze zwrotką (nie pamiętam jednak, czy dotyczyło to postępowań prowadzonym na podstawie Kpa).
Niekiedy można próbować ratować się potwierdzeniem doręczenia pozyskanym od operatora pocztowego (na podstawie usługi tzw. śledzenia przesyłek lub po otrzymaniu odpowiedzi od operatora co do daty doręczenia przesyłki).
Nie spotkałem się jeszcze z urzędem, w którym by rejestrowano zwrotki... Ciekaw jestem, czy ktoś się spotkał z taką praktyką?...