Autor Wątek: Zwrotka  (Przeczytany 2510 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Zwrotka
« dnia: Lipiec 11, 2017, »
Nie potrafię na IFARZE znaleźć odpowiedzi na proste i krótkie pytanie:
Czy w kancelarii urzędu zespolonej administracji państwowej należy pocztową tzw. zwrotkę (ZPO - zwrotne potwierdzenie odbioru) zarejestrować w rejestrze przesyłek przychodzących ? Jeżeli nie, to jak potraktować zwrotkę w kancelarii ?





mój urząd podpada pod rozp. z 18 stycznia 2011

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 150
    • Archiwum i EZD
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 11, 2017, »
prosta i krótka  odpowiedź: nie rejestrować w rejestrze przesyłek przychodzących, po prostu przekazać do urzędnika by dołączył do akt sprawy

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 12, 2017, »
Pawle, uważam że zwrotka jest tymczasowym, ważnym dokumentem. Jeżeli kancelaria urzędu przekaże zwrotkę referentowi, to tak, jakby zwrotka przyszła lub nie przyszła. A co będzie, jeżeli pomiędzy kancelarią a stanowiskiem pracy referenta zwrotka zaginie ?

szerka

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 12, 2017, »
Pawle, uważam że zwrotka jest tymczasowym, ważnym dokumentem. Jeżeli kancelaria urzędu przekaże zwrotkę referentowi, to tak, jakby zwrotka przyszła lub nie przyszła. A co będzie, jeżeli pomiędzy kancelarią a stanowiskiem pracy referenta zwrotka zaginie ?

szerka
Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie. Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych, chociaż niewątpliwie są one dokumentami istotnymi w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jednakże stanowią tylko swego rodzaju załączniki do pism wysyłanych.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 12, 2017, »
Cytat: MarcinP
Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie.

"Z powodu zagubienia przez urzędników zwrotki, prosimy o powtórne potwierdzenie otrzymania decyzji o wywłaszczeniu państwa nieruchomości pod drogę ekspresową. Z wyrazami szacunku...."  ;)
Z tego co się orientuję, to drugiej identycznej decyzji nie można wysłać tej samej osobie, racja to?

A wracając do tematu, u nas w urzędzie, gdzie obowiązuje ezd, zwrotek się nie rejestruje jako pisma przychodzące, ale rejestruje się w składzie te, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 12, 2017, »

Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie. Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych, chociaż niewątpliwie są one dokumentami istotnymi w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jednakże stanowią tylko swego rodzaju załączniki do pism wysyłanych.
[/quote]

Marcinie, jako archiwistka jestem zarazem koordynatorem czynności kancelaryjnych w urzędzie. I nie ucieknę od odpowiedzi na pytanie - rejestrować czy nie. Proszę Cię nie zapomnij o jednym, urząd który wystawia decyzje administracyjne, w którym "gonią" terminy, nie może sobie pozwolić na powtórną wysyłkę pisma do adresata, zwłaszcza decyzji ponownych itp. Praktycznie, każde zagubienie zwrotki skutkuje stratą czasu i nerwami.

Wracam do pytania - z jakiej instrukcji kancelaryjnej, z jakich innych zapisów prawa, zaleceń itp. wynika Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych

szerka

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 12, 2017, »
Racja, rejestrować należy zwrotki wychodzące i przychodzące w odrębnych rejestrach kancelaryjnych, a do każdej zwrotki dołączyć zwrotne potwierdzenie odbioru tej zwrotki (czyli następną zwrotkę dokumentującą przesłanie zwrotki itd.). A jeśli pracownik zgubi zwrotkę - pismo wysłać powtórnie.  ;)
A tak już na serio - bo pytanie poważne i chyba rzeczywiście nie zadawane wcześniej przez nikogo na IFARze... Uznanie, że zwrotka jest pismem, a więc dokumentem stanowiącym odrębną całość znaczeniową w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jest błędne. Zwrotne potwierdzenie odbioru jest jedynie dokumentem przypisanym do czynności technicznej polegającej na wysłaniu danego pisma i jakkolwiek potwierdza doręczenie pisma, lub też doręczenie to wynika z mocy prawa (vide - instytucja fikcji doręczenia), to zwrotka nie stanowi pisma, lecz jest właśnie dokumentem o charakterze wtórnym. Nawet, jeśli zaczniemy wysyłać zwrotki same, bez pism, to nie podniesie to zbytnio ich rangi jako dokumentów o znaczeniu jedynie technicznym, związanych z procedurą prowadzenia sprawy lub postępowania.
Kwestię instytucji doręczenia, która jest unormowana w Kpa - pomijam, bo to temat rzeka. Niemniej spotkałem się z przypadkami powtórnego wysyłania pism, gdy pierwsze pismo zaginęło wraz ze zwrotką (nie pamiętam jednak, czy dotyczyło to postępowań prowadzonym na podstawie Kpa).
Niekiedy można próbować ratować się potwierdzeniem doręczenia pozyskanym od operatora pocztowego (na podstawie usługi tzw. śledzenia przesyłek lub po otrzymaniu odpowiedzi od operatora co do daty doręczenia przesyłki).
Nie spotkałem się jeszcze z urzędem, w którym by rejestrowano zwrotki... Ciekaw jestem, czy ktoś się spotkał z taką praktyką?...
« Ostatnia zmiana: Lipiec 12, 2017, wysłana przez MarcinP »

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 12, 2017, »
Jeszcze dodam, że instrukcja kancelaryjna stanowi o rejestrowaniu przesyłek. Zwrotka nie jest przesyłką - jest dokumentem potwierdzającym odbiór, który zostaje do przesyłki dołączony.

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Marcinie dzięki

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Proszę  ;)

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Cytuj
Nie spotkałem się jeszcze z urzędem, w którym by rejestrowano zwrotki... Ciekaw jestem, czy ktoś się spotkał z taką praktyką?...

W podlaskim EZD jest z tego co wiem funkcja potwierdzenia otrzymania zwrotki - to w sumie taka forma rejestracji, prawda? W niektórych urzędach stosujących ten system (z tego co wiem) czasem stosuje się potwierdzanie otrzymania zwrotki i następnie odkładanie jej nie do akt sprawy ale do składu chronologicznego zwrotek, może wtedy urzędnik nie zgubi? :) Poważnie to chyba znaczna oszczędność czasu, a przy sprawach prowadzonych wyłącznie elektronicznie to wręcz konieczność bo zwrotek nie ma gdzie odłożyć, a osobny skład jest wygodniejszy niż mieszanie ich ze zwykłym składem korespondencji przychodzącej bo jak ustaliliśmy zwrotka korespondencją nie jest ;). U na s system też to potrafi ale wola jest taka, żeby jednak odkładać do akt sprawy, wyjątków tylko elektronicznych mamy trochę mało jednak... Zwrotek jednak nie rejestrujemy.
Tak przy okazji zmieniły się przepisy KPA odnośnie doręczeń art 39 (2) więc w trybie KPA będzie więcej przesyłek elektronicznych przez ESP więc pewnie ilość zwrotek niektórym spadnie ;).

Offline urzędas

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Odpowiedź/podpowiedź od tych co się znają (czyli zdanie Ewap na temat zwrotek):
Cytuj
Nie ma co w tym przypadku, tj. podmiotu działającego ze wsparciem systemu klasy EZD, dywagować tak jakby świat był nadal papierowy.
Zwrotne potwierdzenie odbioru przypięte do pisma wychodzącego jest częścią koperty w której jest to pismo. Taka zwrotka nie jest wtedy rejestrowana jako odrębne pismo, bo powstaje na etapie wysyłki.
Natomiast zwrotka, która wraca do podmiotu jest zupełnie czym innym niż tym co wychodziło. Jest to odrębny dokument, powiązany z pismem wychodzącym. Dlaczego odrębny dokument ? bo ma podpisy i pieczątki odbierającego, bo ma pieczątkę operatora pocztowego, ewentualnie jakieś adnotacje.
Z punktu widzenia pracy w systemie EZD ? jeżeli sprawa ma być kompletna w postaci elektronicznej ? zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.
IK z 2011 r.:
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
Przesyłka ? dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot.

Tak więc kompletnie nie zgadzamy się z Marcinem P.  ::)

Żądam przywrócenia Ewap!!!

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 150
    • Archiwum i EZD
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Odpowiedź/podpowiedź od tych co się znają (czyli zdanie Ewap na temat zwrotek):
Cytuj
Nie ma co w tym przypadku, tj. podmiotu działającego ze wsparciem systemu klasy EZD, dywagować tak jakby świat był nadal papierowy.
Zwrotne potwierdzenie odbioru przypięte do pisma wychodzącego jest częścią koperty w której jest to pismo. Taka zwrotka nie jest wtedy rejestrowana jako odrębne pismo, bo powstaje na etapie wysyłki.
Natomiast zwrotka, która wraca do podmiotu jest zupełnie czym innym niż tym co wychodziło. Jest to odrębny dokument, powiązany z pismem wychodzącym. Dlaczego odrębny dokument ? bo ma podpisy i pieczątki odbierającego, bo ma pieczątkę operatora pocztowego, ewentualnie jakieś adnotacje.
Z punktu widzenia pracy w systemie EZD ? jeżeli sprawa ma być kompletna w postaci elektronicznej ? zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.
IK z 2011 r.:
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
Przesyłka ? dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot.

Tak więc kompletnie nie zgadzamy się z Marcinem P.  ::)

Żądam przywrócenia Ewap!!!
Zgadzam się z Ewap i z Tobą Urzędasie, ze system EZD winien obsłużyć zwrotkę a przy sprawie elektronicznej zwrotka trafić do składu chronologicznego. Tylko to nie powoduje, że musimy rejestrować  w  rejestrze przychodzącym, chyba że ktoś ma tak zaprogramowany system EZD :).
Przecież zwrotka jest już powiązana z wysyłką czyli w jakiś sposób zarejestrowana. po co więc dodatkowy numer powiązanie. Wraca skanujemy automatycznie trafia do akt sprawy.
Nie rozumiem co powoduje że zwrotka przychodząca jest odrębnym dokumentem od tej wychodzącej? Czy pieczątka poczty, adnotacje czy podpis. Jeżeli to ostatnie to co z potwierdzeniem odbioru decyzji, którą wydałem stronie w urzędzie? Też powinienem zarejestrować w przychodzących? No ale z Ewap niestety już nie podyskutujemy, chyba że w "zaświatach forumowych"  :'(
 Tak naprawdę problem to jak zapewnić by zwrotka nie zginęła a czy jest rejestrowana w rejestrze przychodzącym to drobiazg.

Na biurku trzymam sobie broszurkę z 1934 roku Stefana Stosyka " Przepisy kancelaryjne dla urzędów administracji publicznej w teorji i praktyce" i tam są dwie takie tezy, które lubię sobie odświeżać gdy ktoś proponuje na problemy kancelaryjne więcej więcej przepisów, rejestracji itp "urzędolenia".
teza I
Cytuj
Bieg spraw urzędowych powinien być dostosowany do biegu życia społecznego i do interesu obywateli
teza kolejna
Cytuj
W organizacji biurowości powinna być przeprowadzona zasada wzajemnego zaufania i współpracy
Czyż nie aktualne nadal :)

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 431
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Na biurku trzymam sobie broszurkę z 1934 roku Stefana Stosyka " Przepisy kancelaryjne dla urzędów administracji publicznej w teorji i praktyce" i tam są dwie takie tezy, które lubię sobie odświeżać gdy ktoś proponuje na problemy kancelaryjne więcej więcej przepisów, rejestracji itp "urzędolenia".
teza I
Cytuj
Bieg spraw urzędowych powinien być dostosowany do biegu życia społecznego i do interesu obywateli
teza kolejna
Cytuj
W organizacji biurowości powinna być przeprowadzona zasada wzajemnego zaufania i współpracy
Czyż nie aktualne nadal :)
Pawle jesteś moim mistrzem! Jeszcze raz ogromny szacun za to co publikujesz na blogu. Wyrazy uznania za to w jaki sposób edukujesz i wspierasz archiwistów cyfrowych. Mimo że mam całkiem sporą wiedzę o EZD to wciąż widzę swoje braki i że jeszcze trochę czasu minie zanim osiągnę twój stopień biegłości ;)

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka
« Odpowiedź #14 dnia: Lipiec 13, 2017, »
Ta broszura Stosyka jest legendarna - dzięki niej upowszechniać zaczęto bezdziennikowy system kancelaryjny w okresie międzywojennym.  ;)
Co do zwrotek, to nie mogę się zgodzić ze stanowiskiem uznania zwrotki za odrębną przesyłkę. Natomiast rzeczywiście w przypadku EZD powstaje "problem zwrotek". Traktowanie zwrotki przychodzącej, jako odrębnej przesyłki, jest obejściem tego problemu.