Ja odwróciłbym trochę pytanie - jeśli nie JRWA to co?
Dzisiejsze rozwiązania kancelaryjne powstawały w sposób ewolucyjny. Układy rzeczowe dla dokumentacji nie są przecież wymysłem XX-wiecznym. Zakwestionowanie zasadności rzeczowego wykazu akt stanowi w istocie zakwestionowanie wieloletniego dorobku archiwistów. Nie wiem, czy z systemem kancelaryjnym bezdziennikowym nie jest tak, jak z demokracją - nie jest systemem idealnym, ale najlepszym jaki udało się wymyślić. Tylko ten system daje nam możliwość grupowania akt w sprawy, co znacznie ułatwia poruszanie się po zgromadzonej dokumentacji. Jest to istotne zarówno w kancelarii tradycyjnej, jak i elektronicznej. Każde inne rozwiązanie będzie tylko i wyłącznie mutacją dzisiejszego JRWA. Uważam jednak, warto się zastanowić nad poprawą jego funkcjonalności.
Problemem jest masowość produkcji aktowej oraz jej różnorodność, nad którą trudno zapanować. Nie ma się co czarować, że poziom produkcji z czasem się zmniejszy. Ostatnie dziesięciolecia pokazują, że trend jest wręcz przeciwny. Przyrost dokumentacji jest lustrzanym odzwierciedleniem rozrostu biurokracji, a sztywny jrwa w jakimś stopniu może odpowiadać za panujący w urzędach biurokratyzmy (patologiczne ograniczenie sprawności działania i funkcjonowania instytucji w wysokim stopniu sformalizowanych). Podobnego problemu nie ma w korporacjach, ponieważ w podmiotach prywatnych różnorodność dokumentacji jest diametralnie różna od tej, z którą spotykamy się w administracji publicznej. Wynika to też z mniejszego formalizmu, który panuje w sferze prywatnej (ograniczenia instrukcji kancelaryjnej, o której piszecie). Duża część wytwarzanej dokumentacji dotyczy spraw kadrowych, finansowych, marketingu i reklamy oraz zagadnień technicznych i technologicznych. Ujmując rzecz trochę żartobliwie - faktura, faktura i jeszcze raz faktura.
Elementem uproszczenia systemu może być, tak jak piszecie, redukcja haseł ale również redukcja kategorii archiwalnych. W podstawowym zakresie ograniczenie ich do trzech - B5, B10 i B25, bez kategorii pośrednich. Okresy przechowywania materiałów, które należy przechowywać przez okres równy lub dłuższy niż 10 lat, powinny być określone w przepisach rangi ustawy bądź rozporządzenia (dobra praktyka legislacyjna). Pozostała dokumentacja miałaby 5-letni okres przechowywania. Rzeczowy wykaz akt byłyby wówczas sztywny w przypadku dokumentacji o dłuższych okresach przechowywania (zależny od stanu prawnego) i elastyczny w przypadku dokumentacji o krótkich okresach przechowywania (większa dowolność w urzędach). Mogłoby to mieć również przełożenie na kryteria brakowanie dokumentacji i określenie, w jakich przypadkach wymagana jest zgoda AP. Alternatywą jest przechowywanie wszystkiego, jak leci, pytanie tylko, czy jest to realne. Można się też zdecydować na tagowanie dokumentów ale obawia się, że pomysłowość urzędnicza może przerosnąć nasze wyobrażenie. Zresztą mam wątpliwości, czy jest to metoda wystarczająca.
Tak, jak napisałem wcześniej, myślę, że każde nowe rozwiązanie będzie tylko i wyłącznie wariacją obecnego systemu kancelaryjnego.