Autor Wątek: czy jrwa jest potrzebny?  (Przeczytany 4926 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1744
czy jrwa jest potrzebny?
« dnia: Czerwiec 20, 2017, »
Co do badaczy kancelarii - tworzenie i stosowanie jrwa to wciąż problem, może dzięki zachowaniu błędnych tytułów uda się to udoskonalić, albo zastąpić czymś to jrwa jako narzędzie niereformowalne.
Od jakiegos czasu zastanawiam się, czy jrwa jest w ogole potrzebne w urzędzie? Skoro są urzędy, które go nie stosują, urzędnicy bronią się przed tym jak mogą, a jednoczesnie kombinują po swojemu, w sposób naturalny "ogarniając" papiery (inaczej nie mogliby urzędować). Czemu im tego zabraniać i narzucać jakies sztuczne zasady?

Czy urząd działa lepiej, jak wprowadzi się jrwa? Są jakies badania na ten temat? Pytam poważnie: czy w urzędzie z jrwa sprawy są załatwiane szybciej i sprawniej niż tam gdzie nie ma tego diabelskiego wynalazku ;)?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 20, 2017, »
Tak skrótowo:
Nie wydaje mi się żeby obecnie były jeszcze urzędy które nie stosują jrwa, problem dotyczy raczej mniejszych jednostek samorządowych itp. W przypadku tych najmniejszych stosowanie jrwa na obecnych zasadach zdaje się wręcz nie ma sensu.
Dalej - jeśli mamy urzędnikom pozwolić "kombinować po swojemu" trzebaby chyba przede wszystkim odpuścić im stosowanie instrukcji kancelaryjnej, a nie jrwa. Do urzędowania urzędnicy nie potrzebują żadnego "ogarniania" papierów, tak jak to widzą archiwiści, niektórym urzędnikom pewnie wręcz odpowiadałaby dowolność postępowania z dokumentacją.
Mam ponadto wrażenie, że z jrwa większy problem mają archiwiści, a nie urzędnicy (tworzenie jrwa, wartościowanie dokumentacji przy pomocy jrwa).
Badania czy urząd działa lepiej po wprowadzeniu jrwa powinny były być prowadzone w latach 60. i 70. ubiegłego wieku.
Szerzej niech się wypowiedzą nasi specjaliści od kształtowania bo to ich działka.


Jarek Orszulak

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 20, 2017, »
..Mam ponadto wrażenie, że z jrwa większy problem mają archiwiści, a nie urzędnicy (tworzenie jrwa, wartościowanie dokumentacji przy pomocy jrwa).
...
Jarek święta prawda  :D Tak z ciekawości kiedyś sprawdziłem z ilu symboli klasyfikacyjnych korzystają pracownicy. Cóż okazało się, że zdecydowania większość 80-90 %, o ile dobrze pamiętam, porusza się w obrębie paru symboli klasyfikacyjnych. A więc na co dzień nie prześladuje ich diabelski demon jrwa  ;)
...Czy urząd działa lepiej, jak wprowadzi się jrwa? Są jakies badania na ten temat? Pytam poważnie: czy w urzędzie z jrwa sprawy są załatwiane szybciej i sprawniej niż tam gdzie nie ma tego diabelskiego wynalazku ;)?
Na szybkość załatwienia bezpośrednio jrwa to raczej ma mały wpływ, bo rejestracja sprawy nie jest zbyt czasochłonna, a jak wyżej wskazałem  dylematy jaki symbol zastosować to rzadkość. Czy urząd działa lepiej? Myślę, że tak. Przy systemie papierowym ułatwia wyszukanie informacji, zarządzanie dokumentacją, generalnie chyba świadczy o większej kulturze organizacyjnej.
 Badań to bym szukał w okresie międzywojennym. Warto poczytać co pisał w 1935 roku archiwista znający urzędy  bez wykazów - Tadeusz Manteuffel Wykaz akt. http://www.wbc.poznan.pl/dlibra/doccontent?id=117403
Ja raczej zastanowiłbym się czy przy dokumentacji elektronicznej i systemach EZD można opracować efektywniejsze narzędzie niż jrwa?

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 998
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 21, 2017, »
a ja jestem ciekawy czy jrwa jest używany w korporacjach...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 21, 2017, »
Ja raczej zastanowiłbym się czy przy dokumentacji elektronicznej i systemach EZD można opracować efektywniejsze narzędzie niż jrwa?

Tak, EZD powoduje że próbujemy się nad tym zastanawiać. EZD pozwala jednak przede wszystkim na udoskonalenie jrwa. Kolejny ciężki temat a tu sezon urlopowy za pasem  :)
Myślę że warto też postawić pytanie czy jrwa jest potrzebne - archiwom.
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1744
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 22, 2017, »
a ja jestem ciekawy czy jrwa jest używany w korporacjach...
To jest bardzo dobre pytanie: czy korpo mają instrukcje kancelaryjne i jrwa? Ktos cos wie?

Cytat: Jarek
Badania czy urząd działa lepiej po wprowadzeniu jrwa powinny były być prowadzone w latach 60. i 70. ubiegłego wieku.
Szerzej niech się wypowiedzą nasi specjaliści od kształtowania bo to ich działka.
Szkoda, że teraz nie ma takich badań, kiedy wdrażamy EZD, to chyba dobry czas na podsumowanie pewnej epoki w biurowości (chociaż ona, ta epoka znaczy, tak szybko chyba  się nie skończy). Ale to dobry czas na refleksję.

Cytat: Jarek
Dalej - jeśli mamy urzędnikom pozwolić "kombinować po swojemu" trzebaby chyba przede wszystkim odpuścić im stosowanie instrukcji kancelaryjnej, a nie jrwa. Do urzędowania urzędnicy nie potrzebują żadnego "ogarniania" papierów, tak jak to widzą archiwiści, niektórym urzędnikom pewnie wręcz odpowiadałaby dowolność postępowania z dokumentacją.
Bardzo słuszna uwaga, i tacy urzędnicy pewnie szybciej połapią się w swoich papierach, jeśli zorganizują je po swojemu. Ale potem przychodzi firma porządkująca i robi "porządek" po "archiwalnemu".


Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 998
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 22, 2017, »
a ja jestem ciekawy czy jrwa jest używany w korporacjach...
To jest bardzo dobre pytanie: czy korpo mają instrukcje kancelaryjne i jrwa? Ktos cos wie?
 (...)


parę razy jak wygłaszałem swoje tematy na konferencjach o zarządzaniu dokumentacją to byli tam przeważnie z firm prywatnych/korpo to nie wiedzieli o czym ja mówię  tj o jrwa o kategoriach archiwalnych instrukcje kancelaryjne itp....

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 22, 2017, »
Ciekawe zagadnienie  :) Patrząc na mój sąd to w większości wydziałów JRWA nie jest stosowany. Pracownicy zakładają teczki według własnego uznania i się w tym odnajdują.

Generalnie patrząc na nasz RWA doszedłem  do wniosku, że jest zbytnio rozbudowany. Większość haseł jest kompletnie niepotrzebnych.
Gdy w moim sądzie nie stosowano RWA w administracji były teczki oznaczone jako Org. -sprawy organizacyjne, K-sprawy kadrowe, G-sprawy gospodarcze. Tak to funkcjonowało i chyba jakoś się w tym odnajdowali. 
Myślę, że w mniejszych jednostkach możnaby zrezygnować z RWA. Chyba gorzej byłoby w większych urzędach, w których jest bardzo dużo spraw. Chyba, że pracownicy wiedzieliby, że w żółtej teczce są sprawy o pozwolenie na budowę, w niebieskiej o pozwolenia na wycinkę. etc.  ;D
Stosowanie RWA pozwala na nadanie znaku sprawy i posługiwanie się nim w toku prowadzenia sprawy i tyle. Co, gdyby znaku sprawy nie było? Kolejna sprawa, którą reguluje RWA to przyporządkowanie kategorii archiwalnej do konkretnego rodzaju spraw, ale myślę, że wystarczyłoby rozporządzenie określające kategorię dla konkretnego rodzaju spraw.
U mnie np. skargi mają różne kategorię. Załatwiane bezpośrednio-A, załatwiane we współpracy z innymi jednostkami BE-5. Po co tak się rozdrabniać? Wystarczyłoby określić ogólną kategorię dla skarg.
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 22, 2017, wysłana przez muniekdm »

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 23, 2017, »
Patrząc na mój sąd to w większości wydziałów JRWA nie jest stosowany. Pracownicy zakładają teczki według własnego uznania i się w tym odnajdują.
Akurat w sądach mnie to nie dziwi. Tam jest inne myślenie o dokumentacji wynikające pewnie z faktu, że koncentrują się na aktach sądowych, które gromadzi się i ewidencjonuje inaczej. Jednak to nie powód, żeby rezygnować z JRWA!! Jeśli ludzie nie radzą sobie to trzeba ich szkolić, a nie zmieniać zasady. U mnie wiedzę iskierki nadziei ;) - kiedy okazało się, że jak się grupuje dokumenty w klasy to potem można wszystko łatwo znaleźć, a nie na zasadzie: gdzie to było? aa w takim czerwonym zeszycie  - tyle, że zeszyt poszedł do archiwum i dostał białą teczkę.... Zresztą MS planowało jakąś zmianę w tym zakresie bo w zeszłym roku przesyłali nową instrukcję kancelaryjną do zaopiniowania i była mowa, że tworzy się też nowy wykaz akt dla sądów i prokuratur - czy może ktoś wie coś na ten temat? Ponadto w jednym sądzie dana klasa nie jest używana ale w innym może być taki argument do mnie nie trafia. Dokumentacja prowadzona w oparciu o JRWA - o ile jest poprawnie prowadzona - daje się łatwiej przeszukiwać i faktycznie do czegoś służy. Oczywiście systemy EZD dają nowe możliwości no i zawsze można się spierać o to czy prawidłowo kwalifikujemy poszczególne typy dokumentów ale ten system ma jednak więcej zalet.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 26, 2017, »
Pierwszy projekt zmian, przekazany do zaopiniowania do Sądów, który widziały moje piękne oczęta, datuje się na rok 2009 - podobno nie była to pierwsza próba... . Od tegoż momentu co jakiś czas jest powtarzane, iż powstanie nowy wykaz akt, nowa instrukcja, nowe rozporządzenie zastępujce te z 2004 roku, instrukcja archiwalna - i jakoś końca nie widać.

Nie wszędzie, zwłaszcza w podmiotach prywatnych oraz w niedużych instytucjach państwowych, jest potrzebny wykaz akt, o czym uczono mnie już na studiach. Jak zakres działań niewielki, ilość spraw nieduża to jrwa może się okazać przerostem formy nad treścią i niepotrzebnym komplikowaniem sobie życia.

Pewna korporacja, z udziałem Skarbu Państwa, działającą na rynku sprzedaży paliw, której nazwy nie wymienie ażeby mnie o jakoweś niecne zamiary nie podejrzewano, zdaje się stosować coś w rodzaju wykazu akt, nawet jeśli tego tak nie nazywają, albowiem na fakturze za paliwo widnieje jej numer nadawany według określonego sposobu:

numer faktury/stały znak/rok

np. 12345/0263/17

z czego 0263 pojawia się zawsze.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 27, 2017, »
Ja odwróciłbym trochę pytanie - jeśli nie JRWA to co?

Dzisiejsze rozwiązania kancelaryjne powstawały w sposób ewolucyjny. Układy rzeczowe dla dokumentacji nie są przecież wymysłem XX-wiecznym. Zakwestionowanie zasadności rzeczowego wykazu akt stanowi w istocie zakwestionowanie wieloletniego dorobku archiwistów. Nie wiem, czy z systemem kancelaryjnym bezdziennikowym nie jest tak, jak z demokracją - nie jest systemem idealnym, ale najlepszym jaki udało się wymyślić. Tylko ten system daje nam możliwość grupowania akt w sprawy, co znacznie ułatwia poruszanie się po zgromadzonej dokumentacji. Jest to istotne zarówno w kancelarii tradycyjnej, jak i elektronicznej. Każde inne rozwiązanie będzie tylko i wyłącznie mutacją dzisiejszego JRWA. Uważam jednak, warto się zastanowić nad poprawą jego funkcjonalności.

Problemem jest masowość produkcji aktowej oraz jej różnorodność, nad którą trudno zapanować. Nie ma się co czarować, że poziom produkcji z czasem się zmniejszy. Ostatnie dziesięciolecia pokazują, że trend jest wręcz przeciwny. Przyrost dokumentacji jest lustrzanym odzwierciedleniem rozrostu biurokracji, a sztywny jrwa w jakimś stopniu może odpowiadać za panujący w urzędach biurokratyzmy (patologiczne ograniczenie sprawności działania i funkcjonowania instytucji w wysokim stopniu sformalizowanych). Podobnego problemu nie ma w korporacjach, ponieważ w podmiotach prywatnych różnorodność dokumentacji jest diametralnie różna od tej, z którą spotykamy się w administracji publicznej. Wynika to też z mniejszego formalizmu, który panuje w sferze prywatnej (ograniczenia instrukcji kancelaryjnej, o której piszecie). Duża część wytwarzanej dokumentacji dotyczy spraw kadrowych, finansowych, marketingu i reklamy oraz zagadnień technicznych i technologicznych. Ujmując rzecz trochę żartobliwie - faktura, faktura i jeszcze raz faktura.

Elementem uproszczenia systemu może być, tak jak piszecie, redukcja haseł ale również redukcja kategorii archiwalnych. W podstawowym zakresie ograniczenie ich do trzech - B5, B10 i B25, bez kategorii pośrednich. Okresy przechowywania materiałów, które należy przechowywać przez okres równy lub dłuższy niż 10 lat, powinny być określone w przepisach rangi ustawy bądź rozporządzenia (dobra praktyka legislacyjna). Pozostała dokumentacja miałaby 5-letni okres przechowywania. Rzeczowy wykaz akt byłyby wówczas sztywny w przypadku dokumentacji o dłuższych okresach przechowywania (zależny od stanu prawnego) i elastyczny w przypadku dokumentacji o krótkich okresach przechowywania (większa dowolność w urzędach). Mogłoby to mieć również przełożenie na kryteria brakowanie dokumentacji i określenie, w jakich przypadkach wymagana jest zgoda AP. Alternatywą jest przechowywanie wszystkiego, jak leci, pytanie tylko, czy jest to realne. Można się też zdecydować na tagowanie dokumentów ale obawia się, że pomysłowość urzędnicza może przerosnąć nasze wyobrażenie. Zresztą mam wątpliwości, czy jest to metoda wystarczająca.

Tak, jak napisałem wcześniej, myślę, że każde nowe rozwiązanie będzie tylko i wyłącznie wariacją obecnego systemu kancelaryjnego.

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 998
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: czy jrwa jest potrzebny?
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 27, 2017, »
a jak jest w innych państwach??? np. Szwajcaria??