Składy chronologiczne/nośników danych na poszczególne komórki org.

[dorsiu]

Szanowni,
czy ktoś z was praktykował zakładanie składów chronologicznych (SC)/nośników danych np. dla każdej komórki organizacyjnej w instytucji? Zakładając, że system będzie EZD jako podstawowy (plus wyjątki papierowe). Każda komórka chciałaby mieć u siebie dokumentację odkładaną do SC, a nie chodzić do jednego, ogólnego SC. Jak rozumiem w systemie musiałby istnieć np. SC kadry - pełny i niepełny, SC dla zam. publicznych - pełny i niepełny, SC księgowość itd. Czy takie zakładanie SC dla każdej (lub większości) komórek w instytucji jest sensowne? Jakie widzicie plusy, a jakie minusy takiego rozwiązania?

Rozporządzenie z 2011 w spr. instrukcji kanc. dopuszcza istnienie kilku SC i składów nośników, ale podaje warunek jakim jest "jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych", co wskazuje raczej na problemy z rozproszoną strukturą org. instytucji, a nie chęć posiadania przez komórki swojej dokumentacji w SC przy sobie. Na marginesie, mamy dwie jednostki w innych miastach, co by legitymizowało akurat ten warunek z rozporządzenia. 

[Paweł z ...]

Plus jest tylko dla pracowników, nie muszą daleko iść by wypożyczyć dokument se składu ale za to jak pisałem na moim blogu:

Można oczywiście powierzać prowadzenie składów pracownikom innych komórek, sekretarkom itp., jednak efektem rozdzielenia zadań może być rozmycie odpowiedzialności a w efekcie problemy z funkcjonowaniem i kompletnością składów.

Składy są po to by dokumentów papierowych nie było na biurku pracownika. Generalnie z tego co widzę, konieczność "dotknięcia papieru" jest wyjątkiem. Najczęściej chyba wtedy gdy pracownik merytoryczny musi sprawdzić czy to co przyszło to na pewno oryginał podpisany odręcznie a nie kserokopia. Skan może rodzić wątpliwości.
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/

[Kajka]

Plus jest tylko dla pracowników, nie muszą daleko iść by wypożyczyć dokument se składu ale za to jak pisałem na moim blogu:

Można oczywiście powierzać prowadzenie składów pracownikom innych komórek, sekretarkom itp., jednak efektem rozdzielenia zadań może być rozmycie odpowiedzialności a w efekcie problemy z funkcjonowaniem i kompletnością składów.

Składy są po to by dokumentów papierowych nie było na biurku pracownika. Generalnie z tego co widzę, konieczność "dotknięcia papieru" jest wyjątkiem. Najczęściej chyba wtedy gdy pracownik merytoryczny musi sprawdzić czy to co przyszło to na pewno oryginał podpisany odręcznie a nie kserokopia. Skan może rodzić wątpliwości.
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/

Zgadzam się z Pawłem. Nie po to tworzymy składy chronologiczne żeby każda komórka trzymała papiery u siebie. Jakoś nie widzę możliwości, żeby przy takim rozwiązaniu możliwe było zapanowanie nad dokumentacją i przestrzeganie procedur. Rozmycie odpowiedzialności, Każdy robił by co chciał i nikt by nad tym nie panował. Konieczność "dotknięcia papieru jest też w przypadku dokumentacji nie w pełni odwzorowanej cyfrowo.

Generalnie sugeruję trzymanie się tej zasady, że kilka składów może być tworzone gdy jest to uzasadnione W SZCZEGÓLNOŚCI W PRZYPADKU ROZPROSZONEJ TERYTORIALNIE STRUKTURY URZĘDU.

W mojej opinii kompletnie nieuzasadnione i zupełnie bez sensu jest robienie odrębnych składów chronologicznych dla poszczególnych komórek organizacyjnych (departamentów/wydziałów).

 Jeśli pracownicy upierają się żeby mieć papier u siebie można spróbować przy wdrożeniu EZD (w pierwszym roku użytkowania) jako wyjątki prowadzone papierowo przy wsparciu systemu EZD wyodrębnić numery JRWA  w szczególności te dotyczące spraw kadrowych czy  zamówień publicznych (zwłaszcza że taki sposób prowadzenia spraw narzucają wymogi ustawowe). Gdy pracownicy oswoją się już z systemem EZD i poznają jego zasady można stopniowo zmniejszać ilość wyjątków tak aby zostały nimi tylko te sprawy w przypadku których tryb postępowania z dokumentacją regulują przepisy prawa nadrzędnego.

[Grzesiek]

Dużo zależy od organizacji w jednostce. U mnie jest 4 piony i w związku z tym 4 osobne sekretariaty i to w 2 lokalizacjach. W związku z tym w jednej lokalizacji gdzie jest 3 sekretariaty wyznaczyliśmy 3 składy chronologiczne. Głównie są w nich odkładane dokumenty wychodzące bo dokumenty wchodzące wchodzą w 1 miejscu i tam zostają (na ogół ). Trudno jednak wymusić w praktyce, żeby dokumenty trafiały w jedno miejsce stąd takie ustępstwo. Zobaczę jak to będzie wyglądało do końca roku i w następnym może się zmieni... Problem tylko taki, że wtedy trzeba by wzmocnić obsadę kancelarii. Za to skład nośników bezwzględnie 1 - im więcej tym gorzej to już zaobserwowałem. Generalnie jestem przekonany, że organizacja składów powinna wynikać z logiki i jeśli budynek jest duży to nie widzę kłopotu, żeby był więcej niż 1 skład.