Autor Wątek: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?  (Przeczytany 2990 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Wróciłam po przerwie do archiwizowania teczek i już zapomniałam w którym spisie umieścić  teczkę z dok. finansową ( daltego prosze o przypomnienie)  Mam sprawozdania kwartalne, rozpoczęte w 2013 r a ostatnie skończone  gdzieś z początkiem nastepnego roku 2014. Czy teraz teczka ta powinna znależć się w spisie z dokumentacja  zakończona w 2014 roku?  Chyba nie z tą z 2013 roku?
Pozdrawiam
i dziękuję z góry za odpowiedzi
 

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 18, 2017, »
Sprawozdanie rozpoczęte w 2013 r. - jak to należy rozumieć? Czy ma Pani na myśli sprawozdanie, które sporządzono w 2013 r., czy takie, które sporządzono w 2014 r., ale dotyczy roku poprzedniego?

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 18, 2017, »

Mam na myśli np.  sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014

Offline Asmund

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 18, 2017, »
Czyli ostatni dokument w teczce został sporządzony w roku 2014, a zatem teczka jako taka jest zakończona w 2014 r. i powinna zostać ujęta w spisie za ten rok.

To, że treść dotyczy roku 2013, to nieistotny szczegół. Równie dobrze jakaś sprawa mogłaby się ciągnąć przez kilka(naście)  ;) lat, ale jeśli jej zakończenie przypada np. na 2017 r., to teczka jest na spisie z tego roku i tyle

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 18, 2017, »
Bardzo dziękuje za odpowiedź,
pozdrawiam :)

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 19, 2017, »
Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r. Na opisie teczki należy jednak zawrzeć informację, jakiego rodzaju są to sprawozdania i jakiego okresu dotyczą.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 19, 2017, »
I znowu przydałby się głos Ewyp.
Ja zapytam przede wszystkim czy ta dokumentacja to w ogóle akta spraw (czy jest tam spis spraw?)?
Jeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 19, 2017, »
No przepraszam najmocniej, zamiast napisać Ewap,  napisałem Ewyp.
Jarek Orszulak

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 23, 2017, »
Dziekuje za informację, właśnie ślęczę nad tymi sprawozdaniami i powoli jej już ogarniam. Dałam je do spisu z innymi teczkami, w których sprawy zakończyły się w 2014 r. U mnie w teczkach ze sprawozdaniami nie ma spisu spraw.

Mam jednak inne pytanie, bo teraz mam problem z zapisem dat. Jak powinien on wygladać gdy  przyszło pismo z datą z końca grudnia 2004 r, a juz na pieczęci wpływu  mamy 11.01.2005 r. Sprawę tą jak i inne sprawy zarejestrowano w spisie z 2005 r, Jedna z ostatnich spraw kończy sie jednak w styczniu 2006 r. Jak to ma wyglądać ? 2004-2006? 

pozdrawiam

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 23, 2017, »
Moim zdaniem tak. W datach skrajnych bierzemy pod uwagę najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument w teczce.


Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #10 dnia: Maj 24, 2017, »
Daty skrajne napisałbym 2004-2006 i dodałbym teczka za 2005r.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #11 dnia: Maj 24, 2017, »
Cytuj
Jeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.
                       Zgadzam się  z Marcinem, ale co do Jarka... - to czy spis spraw jest w teczce , czy go nie ma, dokumentacja znajdująca się w teczce jest wytworzona tylko  w 2014r, nie ma tam żadnego dokumentu  z 2013r. , więc skąd daty skrajne 2013-14, jak w rzeczywistości tak nie jest. Pod hasłem dopisuję , że sprawozdania za 2013r., a daty skrajne 2014, można oczywiście  dopisać-  kwartalne , półroczne.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #12 dnia: Maj 24, 2017, »
Przeczytaj pierwszy post Mony. To są akta z lat 2013-2014.
Jarek Orszulak

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 67
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #13 dnia: Maj 25, 2017, »
A czy tych dat  nie dałoby sie ująć tak ( czy taki zapis jes poprawny?):

(2004) 2005 (2006)

 Gdzie (2004) to  pismo z nawcześniejszą datą, 2005 - rok prowadzenia spraw, (2006) - pismo z " ostatnią"datą  w teczce ???

Nie rozumiem też stwierdzenia MarcinaP, że "sprawozdania (....) powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r". Dlaczego ? Przecież np miesięczne ze stycznia 2013 r.będzie mieć datę np.2.02.2013. Czy w znaku nie powinien być podany rok 2013?
Dzieki za wszystkie odpowiedzi !

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?
« Odpowiedź #14 dnia: Maj 25, 2017, »
Przepraszam ja jakoś nie zakodowałem pierwszego postu, sugerowałem się drugim postem Mony , w którym nie ma mowy o tym , że są dokumenty wytworzone w 2013r.
Cytuj
Mam na myśli np.  sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014