Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r.
Pierwsza kwestia, to czy te sprawozdania tworzą akta spraw? Jeżeli nie, to gdzie znaki?
Po drugie - znak sprawy nadaje referent, który ją rejestruje. Co ma do tego archiwista?
Może oczywiście sprawdzić, czy jest spis spraw i zgadza się z zawartością. Ok. Ewentualnie, jeśli koordynuje czynności kancelaryjne, to może jeszcze posprawdzać czy znaki są nadane zgodnie z instrukcją. No i chyba na tyle...
Jeżeli chodzi o daty skrajne, to (po konsultacjach z miejscowym AP) rzecz u mnie wygląda w ten sposób:
2013 [rok założenia teczki]
2013-2014 [daty roczne najstarszego i najnowszego dokumentu w teczce]
Podanie roku założenia teczki jest przydatne, bo w załącznikach np. mogą występować różne dokumenty, choćby i sprzed powstania naszej instytucji
Nawiasem mówiąc: jeżeli mamy daną teczkę ze sprawozdaniami kwartalnymi za 2013 r., ona jest już utworzona i nie chcemy jej dzielić, to znajdą się w niej właśnie te sprawozdania zrobione do stycznia 2013-2014, a sama teczka będzie zamknięta w tymże 2014 r. i zdana do AZ razem z tym rocznikiem.
Jeżeli jednak chcielibyśmy mieć teczki wyłącznie z pełnych roczników (2013 i już!), to z tego punktu widzenia logiczniej byłoby sprawozdanie za ostatni kwartał 2013 r. (zrobione w styczniu 2014 r.) przenieść do teczki ze sprawozdaniami za 2014 r. Wtedy nasze roczniki kwartalnych sprawozdań obejmowałyby 4 sprawozdania: jedno za ostatni kwartał poprzedniego roku i trzy za 3 pierwsze kwartały roku bieżącego. W takim przypadku mielibyśmy zgodność pod względem roku powstania sprawozdań, aczkolwiek merytorycznie byłoby to kiepskie: w końcu jak ktoś przegląda teczkę sprawozdań za jakiś rok, to chciałby mieć razem wszystkie, a nie tylko 3! Użytkownika wszak nie obchodzi, że sprawozdanie za ostatni kwartał interesującego go roku było zrobione już w styczniu roku następnego
Ale to wybór osoby, która tworzy dokumentację...