Autor Wątek: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?  (Przeczytany 5628 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1621
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #15 dnia: Maj 05, 2017, »
Celem inwentaryzacji powinien być opis jednostki, a najważniejszym jego elementem jest nadanie jednostce tytułu, tzn. archiwista, w oparciu o analizę jednostki i tytułu nadanego na przedpolu powinien nadawać jednostce tytuł najlepiej oddający jej zawartość. Oczywiście jeśli tytuł nadany na przedpolu jest odpowiedni, nie ma potrzeby go zmieniać. I w tym procesie nawiasy kwadratowe są moim zdaniem zupełnie zbędne i niejednokrotnie ich nadużywanie prowadzi to wypaczenia opisu, a na pewno do niezrozumienia wśród użytkowników. A celem pracy archiwisty nie powinno być tworzenie opisów w sposób hermetyczny, tylko w taki, aby trafiał do szerokiego grona odbiorcy. Likwidacja nawiasów nie prowadzi do degradacji pracy archiwisty inwentaryzującego, a wręcz przeciwnie - podniesie rangę inwentaryzacji, która w ten sposób stanie się prawdziwym procesem nadawania tytułu jednostce, a nie tylko procesem odtwórczym, przepisywania niejednokrotnie bezsensownych tytułów w imię dogmatu wyznawanego przez grupę wyznawców.

Swoje spostrzeżenia opieram na mojej praktyce w trakcie której zdarzało mi się trafiać na jednostki, których tytuł nadany na przedpolu i zapisany na teczce w żaden sposób nie był związany z zawartością jednostki. Aby nie być gołosłownym podam przykład (fakt, najbardziej jaskrawy) zespołu, w którym użycie nawiasów podczas nadawania tytułów było "sztuką dla sztuki": http://szukajwarchiwach.pl/53/5417/0/#tabZespol
W kilku przypadkach tytuł jednostki na tyle odbiegał od rzeczywistości, że zdecydowałem się nadać całkowicie nowy tytuł, a stary przenosiłem do uwag. Np.:
http://szukajwarchiwach.pl/53/5417/0/1/43#tabJednostka
http://szukajwarchiwach.pl/53/5417/0/-/38#tabJednostka
Po co? Ano jedna z wersji doktryny o nawiasach głosi, że tytuł trzeba przepisać, niezależnie od tego jaki jest bezsensowny, bo jest elementem identyfikującym jednostkę. Idąc "na całość" wpisywałbym bezsensowny tytuł i dodawał swój jeszcze w nawiasie, co stworzyłoby niezłego potworka. Tyle mój głos w dyskusji, proponuję spojrzeć na sprawę nieco szerzej niż tylko w stylu "zamach na metodykę" czy "zawsze się tak robiło i nie zmieniajmy tego".

Ban dla Ewyp i nierychliwy sąd kapturowy (już miesiąc minął bez efektu i znaku życia tego rzekomego sądu)  zniechęcił mnie skutecznie do pisania na forum, ale temat jest zbyt ważny by go - mówiąc brzydko - olać. Pytanie pierwsze - co na to wszystko powiedzą/napiszą nasi kochani naukowcy, którzy powinni być teoretycznym i metodycznym wsparciem dla archiwistów? To pytanie retoryczne, bo prędzej się doczekam emerytury, niż sensownej i konkretnej wypowiedzi okołouczelnianych archiwistyków.
Pytanie drugie - czy słuszne jest założenie że to archiwista tworzy jakiekolwiek tytuły jednostek w przypadku dokumentacji współczesnej? Śmiem twierdzić że nie. Śmiem też twierdzić że nie powinien tego robić bo to nie jego zadanie. Jako nieprawdziwy archiwista (w myśl klasyfikacji zawodów "archiwista" to generalnie archiwista państwowy, a ja jestem archiwistą zakładowym) jestem przywiązany do tej metody, która każe do hasła klasyfikacyjnego dodawać opis zawartości. To jest przede wszystkim bardzo proste w stosowaniu. Ponadto uważam, że nieporozumieniem jest pokładanie wiary w wyższość wiedzy współczesnego archiwisty nt zawartości akt nad wiedzą tego kto te akta obecnie tworzy. Mamy do tego problem tytułów w EZD, gdzie nie ma żadnych teczek, są tylko sprawy, co ma archiwista do tytułu sprawy? Zebranie tego wszystkiego w spójną całość (ma to ponoć zapewnić ZoSIA) to jest wyzwanie.
Temat do bardzo trudnej dyskusji.
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #16 dnia: Maj 22, 2017, »
Proponuję lekturę fragmentu świetnego artykułu Bogdana Krolla pt. "Sporządzanie podstawowych systematycznych archiwalnych pomocy informacyjnych do najnowszych materiałów archiwalnych. Rozważania i propozycje", Archeion, t. 78, 1984, s. 60-63.
cyt.:
"Jak wiadomo, jednym z fundamentalnych kanonów obowiązujących archiwistów inwentaryzujących materiały archiwalne jest respektowanie przy tym oryginalnych tytułów jednostek. Jeżeli jednostka tytuł taki posiada i jeżeli nie jest on ewidentnie i całkowicie błędny, powinien wówczas ? zgodnie z powszechnie przyjętymi zasadami ? zostać zachowany bez zmian, ewentualnie zmodyfikowany przez uzupełnienia brakującymi informacjami lub usunięcie informacji zbędnych, przy czym nieoryginalne elementy tak utworzonego tytułu jednostki powinny być ujęte w nawiasy kwadratowe.
Warto wszakże zastanowić się nad tym, które z tak traktowanych tytułów, jakie otrzymują materiały archiwalne przed ich przyjęciem do archiwów państwowych, są rzeczywiście tytułami zasługującymi na nazwę oryginalnych. Są bowiem wprawdzie wśród nich tytuły nadawane im jeszcze w macierzystych instytucjach, ale już w archiwach zakładowych, przez porządkujących akta  pracowników tych archiwów, innych pracowników instytucji lub osoby spoza niej, w ostatnich latach najczęściej przez pracowników "wyspecjalizowanych" (cudzysłów został użyty z premedytacją) spółdzielni. Nie są też rzadkie tytuły nadawane odziedziczonym materiałom archiwalnym w instytucjach już odziedziczonych.
W tej kwestii wydaje się, że do oryginalnych zaliczać można jedynie tytuły (jak i zresztą inne elementy opisu) nadawane jednostkom tylko w kancelariach, w trakcie zespołotwórczych procesów tworzenia i gromadzenia dokumentacji działania instytucji. Wszystkie inne tytuły do miana oryginalnych pretendować nie mogą. Za takim traktowaniem sprawy przemawiają, poza logiką, również analogie w kryteriach uznawania za oryginalne podziałów i układów, wszelkich okładek (teczek, obwolut) materiałów archiwalnych itp.
Nie są zatem oryginalne tytuły nadawane jednostkom w trakcie wszelkiego porządkowania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych. Są one zresztą w ostatnich latach coraz liczniejsze, jeśli już nie dominujące, w materiałach przejmowanych przez archiwa państwowe. Wartość informacyjna tych tytułów jest na ogół niewielka, ponieważ kwalifikacje nadających je jednostkom osób i warunki, w jakich się to odbywa, najczęściej nie sprzyjają prawidłowemu ich formułowaniu. Typowe wady tytułów jednostek w tych właśnie tytułach występują z reguły masowo i w krańcowych postaciach.
Osobny problem stwarza fakt, że nie zawsze można stwierdzić, czy zastane przez archiwistów w materiałach archiwalnych "przedarchiwalne"  tytuły są rzeczywiście oryginalne, czyli kancelaryjnej proweniecji, czy też nie.
Wartość informacyjna tytułów (rzeczywiście) oryginalnych bywa różna. Na ogół największa jest w materiałach pochodzących z solidnych, ustabilizowanych kancelarii z XIX i początku XX w, coraz zaś mniejsza w miarę zbliżania się do współczesności. (?).
Jest w związku z tym zjawiskiem raczej rzadkim, by oryginalne tytuły zaspokajały potrzeby wyszukiwawcze archiwalnego systemu informacyjnego i mogły być zachowane bez zmian. W związku z tym w zdecydowanej większości przypadków zachodzi konieczność ich modyfikacji. Modyfikacja taka nie dość, że deformuje tytuł oryginalny, ale z natury rzeczy bardzo utrudnia prawidłowe formułowanie ostatecznego, archiwalnego tytułu jednostki, ponieważ zastana treść i forma ograniczają swobodę kształtowania zapisu informacyjnego o jej rzeczywistej zawartości, zmuszając do kompromisów między oryginalnym, a pożądanym nowym tytułem. Nawiasy wprowadzane do zmodyfikowanego tytułu ograniczają jego czytelność. [?].
Wszystkie wymienione względy skłaniają do zastanowienia się, czy rzeczywiście zasada zachowywania tytułów oryginalnych, ewentualnie zmodyfikowanych, jako ostatecznych tytułów jednostek w inwentarzach archiwalnych, zapewne uzasadniona w stosunku do dawniejszych materiałów archiwalnych, powinna równie rygorystycznie obowiązywać wobec materiałów pochodzących z późniejszego okresu kancelarii akt spraw. Ostatecznie dla typowego użytkownika archiwalnego systemu informacyjnego i dla efektywności wyszukiwania informacji w materiałach archiwalnych ważniejsze jest, by tytuł jednostki możliwie najlepiej informował o jej zawartości, niż żeby był możliwie oryginalny."

Dalej Kroll pisze o tym, że tytuły oryginalne mogą mieć znaczenie dla archiwistów badających związki kancelaryjne tudzież dla badaczy kancelarii.
I wreszcie: (cyt.):

"Natomiast rolę tytułów właściwych, podstawowych, przede wszystkim służących wyszukiwaniu jednostek w zespołach, powinny z reguły pełnić tytuły formułowane od nowa i w całości przez archiwistów inwentaryzujących materiały archiwalne. Tytuły, dla formułowania których podstawą i punktem wyjścia nie byłyby głównie tytuły oryginalne, ale przede wszystkim znajomość i analiza treści informacji pierwotnych zawartych w jednostkach."

B. Kroll wielkim archiwistą był! 8) 8) 8)


Offline urzędas

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #17 dnia: Maj 23, 2017, »
Cytuj
Ban dla Ewyp i nierychliwy sąd kapturowy (już miesiąc minął bez efektu i znaku życia tego rzekomego sądu)  zniechęcił mnie skutecznie do pisania na forum, ale temat jest zbyt ważny by go - mówiąc brzydko - olać.

Podzielam zdanie Jarka - zniechęcenie i zniesmaczenie wzięło górę. A Admin milczy. Dobrze, że chociaż Jarek się upomina. Dołączam do tego całym sercem.

I ad meritum po lekturze wpisu Hanny Staszewskiej:
Cieszy niezmiernie przywoływanie rozważań naszych poprzedników w fachu archiwalnym, ale przede wszystkim warto też rozpatrzyć aktualność ówczesnych stwierdzeń (1984 r.). Minęły prawie 33 lata. Trudno zgodzić się ze stwierdzeniami tam zawartymi w kontekście tego jak zmienił się stan prawny, jak ogromnie wzrósł poziom kadr w archiwach zakładowych (są tam też historycy-archiwiści), jak zmieniła się metodyka pracy w archiwach zakładowych, jak wiele też wniosły kursy i szkolenia dla podniesienia ogólnej wiedzy. Czy naprawdę uważa Pani, że od 1984 r. nic się nie zmieniło w polskiej archiwistyce?
Poza tym widać w przywołanym artykule, że miesza się nagminnie czas i miejsce kiedy dany opis jest nadawany i czemu ma służyć. Na poziomie podmiotu dokumentacja ma głównie wartość użytkową więc musi być zachowany pierwotny tytuł by była możliwość jej prawidłowej identyfikacji. Potem (czyli w archiwach państwowych) można się zastanawiać, ale nadal uważam, że pierwotny tytuł wiele mówi o sposobie pracy kancelaryjnej i sposobie funkcjonowania danego podmiotu.
Poza tym mam wiele przykładów jak archiwiści państwowi nie radzą sobie z opisywaniem jednostek archiwalnych (zwłaszcza jak porządkują na zlecenie) i czasami lepiej by został pierwotny tytuł.

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #18 dnia: Maj 23, 2017, »
Na poziomie podmiotu dokumentacja ma głównie wartość użytkową więc musi być zachowany pierwotny tytuł by była możliwość jej prawidłowej identyfikacji. Potem (czyli w archiwach państwowych) można się zastanawiać, ale nadal uważam, że pierwotny tytuł wiele mówi o sposobie pracy kancelaryjnej i sposobie funkcjonowania danego podmiotu.

Czyli jak AP przejmuje akta z tytułem teczki, np. "sprawy różne", "sprawy ważne", "varia", etc. to należy je zostawić? Czy "wiele mówi [to] o sposobie pracy kancelaryjnej"? Tak. W takim podmiocie jest bałagan...  Na marginesie. Gdzie nadzór?

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 437
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #19 dnia: Maj 23, 2017, »
Na poziomie podmiotu dokumentacja ma głównie wartość użytkową więc musi być zachowany pierwotny tytuł by była możliwość jej prawidłowej identyfikacji. Potem (czyli w archiwach państwowych) można się zastanawiać, ale nadal uważam, że pierwotny tytuł wiele mówi o sposobie pracy kancelaryjnej i sposobie funkcjonowania danego podmiotu.

Czyli jak AP przejmuje akta z tytułem teczki, np. "sprawy różne", "sprawy ważne", "varia", etc. to należy je zostawić? Czy "wiele mówi [to] o sposobie pracy kancelaryjnej"? Tak. W takim podmiocie jest bałagan...  Na marginesie. Gdzie nadzór?
Tak opisane teczki nie powinny trafiać do archiwum zakładowego i jeśli coś takiego ma miejsce to nadzór powinien zdecydowanie reagować i uwzględniać tego typu praktyki w protokole z kontroli i weryfikować czy uchybienie zostało usunięte.

Cieszy niezmiernie przywoływanie rozważań naszych poprzedników w fachu archiwalnym, ale przede wszystkim warto też rozpatrzyć aktualność ówczesnych stwierdzeń (1984 r.). Minęły prawie 33 lata. Trudno zgodzić się ze stwierdzeniami tam zawartymi w kontekście tego jak zmienił się stan prawny, jak ogromnie wzrósł poziom kadr w archiwach zakładowych (są tam też historycy-archiwiści), jak zmieniła się metodyka pracy w archiwach zakładowych, jak wiele też wniosły kursy i szkolenia dla podniesienia ogólnej wiedzy. Czy naprawdę uważa Pani, że od 1984 r. nic się nie zmieniło w polskiej archiwistyce?
Poza tym widać w przywołanym artykule, że miesza się nagminnie czas i miejsce kiedy dany opis jest nadawany i czemu ma służyć. Na poziomie podmiotu dokumentacja ma głównie wartość użytkową więc musi być zachowany pierwotny tytuł by była możliwość jej prawidłowej identyfikacji. Potem (czyli w archiwach państwowych) można się zastanawiać, ale nadal uważam, że pierwotny tytuł wiele mówi o sposobie pracy kancelaryjnej i sposobie funkcjonowania danego podmiotu.
Poza tym mam wiele przykładów jak archiwiści państwowi nie radzą sobie z opisywaniem jednostek archiwalnych (zwłaszcza jak porządkują na zlecenie) i czasami lepiej by został pierwotny tytuł.
Wszystko pięknie tylko jest jedno "ALE", a mianowicie można stwierdzić że sytuacja idealna o której pisze urzędas może mieć miejsce współcześnie.

O tym, że problem porządkowania akt wytworzonych w przeszłości nas nie dotyczy moglibyśmy mówić w sytuacji gdyby archiwa zakładowe posiadały dokumentację jedynie z ostatnich 20-tu lat i systematycznie ją przekazywały.

W przeszłości do przestrzegania normatywów kancelaryjno- archiwalnych podchodzono w sposób dość swobodny i nonszalancki.  ;D Problemem dotychczas nierozwiązanym jest ogromny nawis archiwalny dokumentacji która nie została jeszcze uporządkowana i przekazana do archiwów państwowych.  W archiwach zakładowych zalega dokumentacja z ostatnich kilkudziesięciu lat.  :(  Jako przykład mogę podać swoje AZ gdzie ostatnio objawiły nam się akta przedwojenne, a sporo jest materiałów jeszcze z lat 50 czy 60-tych.  Dokumentacja jest systematycznie porządkowana (niestety przez firmę zewnętrzną :( ) i stopniowo przekazywana do AP. Podejście do metod porządkowania jest bardzo różne w zależności od pracownika nadzoru, a bywa że pracownik przejmujący akta ma jeszcze inne zdanie co do opisu teczek i określenia przynależności zespołowej ::).  Przyznam, że ja sama od kilku tygodni jestem wewnętrznie rozdarta  :-[ i nie jestem w stanie jednoznacznie zając stanowiska jaki powinien być tryb postępowania jest właściwy w sytuacji gdy teczki przekazywane przez referenta do AZ (pomimo funkcjonowania systemu bezdziennikowego opartego o JRWA) są opisane dowolnie, a w teczkach jest mydło i powidło.  Czy zgodnie z zasadą poszanowania układu kancelaryjnego zachować niezmienny układ akt i nienaruszalność sygnatury, a podczas porządkowania szczegółowo opisując zawartość danej teczki? Czy też podczas porządkowania wybebeszyć akta i posegregować je zgodnie z układem rzeczowym, zaklasyfikować do JRWA i zrobić sztuczny spis "spraw" opisujący zawartość teczki? (do tego ostatniego jestem najmniej przekonana)  :-\

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #20 dnia: Maj 24, 2017, »
Podejście do metod porządkowania jest bardzo różne w zależności od pracownika nadzoru, a bywa że pracownik przejmujący akta ma jeszcze inne zdanie co do opisu teczek i określenia przynależności zespołowej ::).
Dobrze byłoby zbadać, jaka jest skala tego zjawiska i podjąć kroki naprawcze, bo to jest kompromitacja  :( :( :(

Przyznam, że ja sama od kilku tygodni jestem wewnętrznie rozdarta  :-[ i nie jestem w stanie jednoznacznie zając stanowiska jaki powinien być tryb postępowania jest właściwy w sytuacji gdy teczki przekazywane przez referenta do AZ (pomimo funkcjonowania systemu bezdziennikowego opartego o JRWA) są opisane dowolnie, a w teczkach jest mydło i powidło.  Czy zgodnie z zasadą poszanowania układu kancelaryjnego zachować niezmienny układ akt i nienaruszalność sygnatury, a podczas porządkowania szczegółowo opisując zawartość danej teczki? Czy też podczas porządkowania wybebeszyć akta i posegregować je zgodnie z układem rzeczowym, zaklasyfikować do JRWA i zrobić sztuczny spis "spraw" opisujący zawartość teczki? (do tego ostatniego jestem najmniej przekonana)  :-\
Absolutnie i bezwzględnie wybebeszyć i zrobić porządek 8) 8) 8)

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #21 dnia: Maj 24, 2017, »
Czy naprawdę uważa Pani, że od 1984 r. nic się nie zmieniło w polskiej archiwistyce?
Hmmm...., niech pomyślę.. ;) jakby to powiedzieć.... 8)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1621
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #22 dnia: Maj 24, 2017, »
Dyskutujemy pod szyldem pytania "Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne", a przecież chyba tak naprawdę chodzi o coś innego. Zmiana powinna powodować konkretną i wymierną korzyść. Jaka korzyść wypłynie z pozbycia się w opisie archiwalnym tytułu pierwotnego?
Czytam to co zapisano w NOMA o tytułach, rozumiem to i podoba mi się to, bo wydaje się łatwe do stosowania. Sądzę że jedyne o czym powinno się tu dyskutować, to: gdzie i jak zapisywać tytuł oryginalny oraz gdzie i jak zapisywać uzupełnienie czy tytuł nadany przez archiwistę. Po tym co tu już napisano oczywiste jest, że błędy będą zdarzać się zarówno w tytule oryginalnym jak i w tytule nadanym przez archiwistę - to jest argument za tym by oddzielić i zachować obydwa.
Do tego dodam jeszcze kontekst - często i chętnie mówi się ostatnio o różnych "rekords manadżementach" i "kontinuach" dokumentacji. Jaki jest sens takich koncepcji? Jak się mają do naszego państwowego zasobu archiwalnego? Do tego jeszcze podnosi się że dokumentacja elektroniczna w ogóle nie będzie wymagała opracowania. Otóż istotą tych koncepcji jest przerzucenie sporej części odpowiedzialności za wartościowanie dokumentacji na twórców tej dokumentacji, ważnym elementem tego działania jest tworzenie wszelkich tytułów i nazw. Jest to przecież coś co znamy do dziesiątków lat, tylko teraz wymyśla się dla tych działań nibynowoczesne i obcojęzyczne etykiety, zapominając jednocześnie że podstawowym narzędziem które służy do tego wartościowania jest jednolity rzeczowy wykaz akt. Pomyślcie raczej nad czymś takim - akta źle sklasyfikowano, co wtedy? Czy usuwać oryginalne hasło klasyfikacyjne? Moim zdaniem to bez sensu. Kolejna rzecz - czy nadanie tytułu przez archiwistę ma warunkować stwierdzenie że akta zostały opracowane - czyli czy będzie to miało wpływ na udostępnianie akt, czy też nawet na udostępnienie ewidencji?
Jeszcze taki przyczynek - znam takie wykazy czy plany teczek konkretnego podmiotu z lat 60., gdzie formalnie wpisywano teczki o haśle "Różne".
Dla tych archiwistów którzy wybebeszają i "porządkują" akta wbrew układowi kancelaryjnemu powinien być osobny kącik w piekle.
Jarek Orszulak

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #23 dnia: Maj 25, 2017, »
Jaka korzyść wypłynie z pozbycia się w opisie archiwalnym tytułu pierwotnego?
Hmm...  ::) Wczoraj sam widziałem (naocznie w jednym z archiwów), gdzie spis (inwentarz) był... pozbawiony tytułów... i puste miejsce zostawimy w nawiasach [ ]? Tylko dlatego "wstawimy" te nawiasy bo taki był tytuł pierwotny? Bez przesady.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1621
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #24 dnia: Maj 26, 2017, »
Powtórzę - tu nie chodzi o nawiasy, tylko o to gdzie co wpisywać.
Inwentarz pozbawiony tytułów świadczy wyłącznie o jakości pracy archiwisty, który ten inwentarz sporządził. Więc o czym właściwie piszesz? O jaki tytuł pierwotny Ci chodzi?
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #25 dnia: Czerwiec 02, 2017, »
W tym wątku chodzi o nawiasy 8)

Wyjaśniam jeszcze raz:
1)   jeśli oryginalny tytuł (cokolwiek to znaczy, powiedzmy że to ten nadany przed przejęciem do archiwum państwowego) odzwierciedla treść i zawartość j.a., zostawiamy go, to jest oczywiste.
2)   Jeśli tenże tytuł nie odzwierciedla treści i zawartości j.a., nadajemy nowy tytuł lub uzupełniamy stary bez łamańców w postaci nawiasów kwadratowych;
Przykład:
Oryginalny tytuł na obwolucie: Korespondencja A. Kowalskiego z B. Kowalską
Teraz w inwentarzu powinno być tak (i mnóstwo takich opisów mamy): Korespondencja A[ndrzeja] Kowalskiego z B[arbarą] Kowalską [w sprawie wyjazdu do Rzymu]

A jak jest przejrzyście i czytelnie?:
Korespondencja Andrzeja Kowalskiego z Barbarą Kowalską w sprawie wyjazdu do Rzymu

Inny przykład:
Na obwolucie: Obóz ZHP
W inwentarzu: Obóz Z[wiązku] H[arcerstwa] P[olskiego] [w Mrągowie]

Naprawdę tak chcemy opisywać nasze materiały?

Cytat: cytuj
Dla tych archiwistów którzy wybebeszają i "porządkują" akta wbrew układowi kancelaryjnemu powinien być osobny kącik w piekle.
Zastanawia mnie ten mityczny w sumie układ kancelaryjny. A jeżeli układem kancelaryjnym rządzi Wielki Chaos?

PS. Ten ZHP szczególnie mnie dotyczy, bo wiele lat temu opracowywałam spuścizny harcerskie w APP i mnóstwo takich tytułów pracowicie nawiasowałam, refleksja przyszła później. A przy przepisywaniu do bazy IZA pracowicie usuwaliśmy te nawiasy. >:( >:( >:(



Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #26 dnia: Czerwiec 02, 2017, »
Mnie jeszcze zastanawia, czy te nawiasy należy stosować w spisach materiałów archiwalnych przekazywanych do AP. Czy rozwijać takie tytuły jak np. G.K.R.P.A p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie. Czy w ogóle w ten zapisać należy ingerować, i rozszerzać w taki sposób G[minna] K[omisja] R[ozwiązywania] P[roblemów] A[lkoholowych] p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie. Czy w ogóle ingerować w pierwotny tytuł teczki, aby przed przekazaniem pracownicy AP mieli jasność czego przekazywana jednostka dotyczy, czy dopiero osoba opracowująca zespół będzie rozszerzała zapis bez nawiasów kwadratowych.
Ostatnio miałem przypadek z dokumentacją do brakowania. Na teczkach brak tytułu. Teraz powinienem stworzyć tytuł teczki. Czy powinienem zapisać ten tytuł w nawiasie kwadratowym, aby pokazać, iż tytuł teczki nie został nadany w komórce, która dokumentację wytworzyła, czy nie ma to kompletnie żadnego znaczenia? 

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1621
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #27 dnia: Czerwiec 03, 2017, »
W tym wątku chodzi o nawiasy 8)

Wyjaśniam jeszcze raz:
1)   jeśli oryginalny tytuł (cokolwiek to znaczy, powiedzmy że to ten nadany przed przejęciem do archiwum państwowego) odzwierciedla treść i zawartość j.a., zostawiamy go, to jest oczywiste.
2)   Jeśli tenże tytuł nie odzwierciedla treści i zawartości j.a., nadajemy nowy tytuł lub uzupełniamy stary bez łamańców w postaci nawiasów kwadratowych;
Przykład:
Oryginalny tytuł na obwolucie: Korespondencja A. Kowalskiego z B. Kowalską
Teraz w inwentarzu powinno być tak (i mnóstwo takich opisów mamy): Korespondencja A[ndrzeja] Kowalskiego z B[arbarą] Kowalską [w sprawie wyjazdu do Rzymu]

A jak jest przejrzyście i czytelnie?:
Korespondencja Andrzeja Kowalskiego z Barbarą Kowalską w sprawie wyjazdu do Rzymu

Inny przykład:
Na obwolucie: Obóz ZHP
W inwentarzu: Obóz Z[wiązku] H[arcerstwa] P[olskiego] [w Mrągowie]

Naprawdę tak chcemy opisywać nasze materiały?

Cytat: cytuj
Dla tych archiwistów którzy wybebeszają i "porządkują" akta wbrew układowi kancelaryjnemu powinien być osobny kącik w piekle.
Zastanawia mnie ten mityczny w sumie układ kancelaryjny. A jeżeli układem kancelaryjnym rządzi Wielki Chaos?

PS. Ten ZHP szczególnie mnie dotyczy, bo wiele lat temu opracowywałam spuścizny harcerskie w APP i mnóstwo takich tytułów pracowicie nawiasowałam, refleksja przyszła później. A przy przepisywaniu do bazy IZA pracowicie usuwaliśmy te nawiasy. >:( >:( >:(

Nawiasy to objaw problemu a nie jego źródło.
Tytuł oryginalny to tytuł z użyciem którego podmiot przekazuje akta do ap, nie jest ważne czy stworzył go referent czy archiwista państwowy porządkujący akta na zlecenie :P
Przejrzyście i czytelnie jest tak:
Tytuł oryginalny - Korespondencja A. Kowalskiego z B. Kowalską
Tytuł nadany - Korespondencja Andrzeja Kowalskiego z Barbarą Kowalską w sprawie wyjazdu do Rzymu

Tytuł oryginalny - Obóz ZHP
Tytuł nadany - Obóz Związku Harcerstwa Polskiego w Mrągowie

Przy tym pozostaje np. możliwość wyszukiwania po skrócie ZHP (ten wie jak może to być ważne  kto np. próbował znaleźć na allegro stare tomy Wielkiego Leksykonu Uzbrojenia Wrzesień 1939 (WLU)).
Układem kancelaryjnym rządzi ZAWSZE jakaś logika, także wtedy kiedy wszelka niezgodność z przepisami o nza jest oczywista (np. brak jrwa w podmiocie). Chaos pojawia się zwykle dopiero przy "archiwizacji" (np. pryzma luźnej dokumentacji, na dokładkę przekładana z miejsca na miejsce, albo np. traktowanie przez jedno ap akt urzędu gminy i gminnej rady narodowej sprzed 1990 r. jako jednego zespołu, z kolei w innym ap jako dwóch zespołów).
Nie wiem, więc zapytam - czy ZoSIA służy tylko do tworzenia ewidencji ap, czy też jest narzędziem do opracowania akt? Bo jeśli jest takim narzędziem, to rozumiem że daje np. możliwość wpisywania doń najpierw tytułu oryginalnego (jeśli był), potem odrębnie tytułu nadanego (jeśli powstał). Pewnie na szukaju można publikować tytuł oryginalny jeśli nie ma nadanego lub tylko nadany (bez względu czy był oryginalny czy nie), ale chyba dobrze jeśli dane o tytule oryginalnym nie zostaną utracone. To jest chyba kwestia umowna co uznać za dane zatwierdzone i publikowane jako inwentarz a co za dane w systemie ZoSIA, dostępne na zaznaczenie odpowiedniej opcji przy wyszukiwaniu lub na żądanie. Być może pojęcie "inwentarz" w tym wszystkim wymaga przedefiniowania jeśli chodzi o zakres danych i funkcję. Być może też trzeba zastanowić się nad tym jak i kiedy publikować ewidencję (metadane! pytanie czy np publikować ewidencję akt która jest tylko spisem zdawczo odbiorczym, czy da się potem zastąpić ją danymi po opracowaniu).
Nie wiem też jak archiwa chcą postępować z fizycznym opisem jednostek przy zmianach tytułów, oblepianie czy obazgrolanie pudeł i teczek kolejnymi informacjami też chyba wymaga przyjęcia jakiejś jednej metody.
Pozostaje też problem postępowania przy błędnej klasyfikacji o czym wspominałem.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1732
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #28 dnia: Czerwiec 04, 2017, »
Muniek, to są bardzo dobre pytania.

Cytat: cytuj
Mnie jeszcze zastanawia, czy te nawiasy należy stosować w spisach materiałów archiwalnych przekazywanych do AP. Czy rozwijać takie tytuły jak np. G.K.R.P.A p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie.
A jak zalecają archiwiści z archiwum państwowego z nadzoru?

Cytat: cytuj
Czy w ogóle w ten zapisać należy ingerować, i rozszerzać w taki sposób G[minna] K[omisja] R[ozwiązywania] P[roblemów] A[lkoholowych] p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie.
Absolutnie w taki sposób nie, niech Cię ręka Boska broni!
W archiwach państwowych wreszcie od tego odejdziemy (jak Naczelny Dyrektor podpisze zarządzenie 8)), więc tym bardziej z przedpola nie chcemy tak opisanych materiałów przyjmować.

Cytat: cytuj
Czy w ogóle ingerować w pierwotny tytuł teczki, aby przed przekazaniem pracownicy AP mieli jasność czego przekazywana jednostka dotyczy, czy dopiero osoba opracowująca zespół będzie rozszerzała zapis bez nawiasów kwadratowych.
Powtórzę moje pytanie: A jak zalecają archiwiści z archiwum państwowego z nadzoru?
Moim zdaniem na każdym etapie opisu, niezależnie od tego, czy to jest archiwum zakładowe czy państwowe, należy tak opisać j.a., aby było wiadomo jaka jest zawartość.

Cytat: cytuj
Ostatnio miałem przypadek z dokumentacją do brakowania. Na teczkach brak tytułu. Teraz powinienem stworzyć tytuł teczki. Czy powinienem zapisać ten tytuł w nawiasie kwadratowym, aby pokazać, iż tytuł teczki nie został nadany w komórce, która dokumentację wytworzyła, czy nie ma to kompletnie żadnego znaczenia?
Nie ma to absolutnie i kompletnie żadnego znaczenia.

Cytat: Jarek
Tytuł oryginalny - Obóz ZHP
Tytuł nadany - Obóz Związku Harcerstwa Polskiego w Mrągowie

Przy tym pozostaje np. możliwość wyszukiwania po skrócie ZHP (ten wie jak może to być ważne  kto np. próbował znaleźć na allegro stare tomy Wielkiego Leksykonu Uzbrojenia Wrzesień 1939 (WLU)).
Jak najbardziej, skróty nazw własnych należy zachować (i dodatkowo oczywiście rozwiązać).

Cytat: Jarek
Nie wiem, więc zapytam - czy ZoSIA służy tylko do tworzenia ewidencji ap, czy też jest narzędziem do opracowania akt? Bo jeśli jest takim narzędziem, to rozumiem że daje np. możliwość wpisywania doń najpierw tytułu oryginalnego (jeśli był), potem odrębnie tytułu nadanego (jeśli powstał).

W ZoSIA są następujące pola do opisu zawartości: tytuł, tytuł tłumaczony i zawartość (tak samo jak w bazie IZA).
Zastanawiam się, po co komu dane o ?oryginalnym? tytule, jeśli jest on całkowicie błędny i od czapki. Zawsze wtedy jako argument pojawia się ten nieszczęsny badacz kancelarii, ale, jak mniemam, taki badacz zagląda do akt, nie bada chyba kancelarii na podstawie inwentarza.

Cytat: Jarek
Być może też trzeba zastanowić się nad tym jak i kiedy publikować ewidencję (metadane! pytanie czy np publikować ewidencję akt która jest tylko spisem zdawczo odbiorczym, czy da się potem zastąpić ją danymi po opracowaniu).
Oczywiście że publikować (po to jest m.in. retrokonwersja i przepisywanie do ZoSIA spisów zdawczo-odbiorczych].
Oczywiście że da się zastąpić danymi po opracowaniu.

Cytat: Jarek
Nie wiem też jak archiwa chcą postępować z fizycznym opisem jednostek przy zmianach tytułów, oblepianie czy obazgrolanie pudeł i teczek kolejnymi informacjami też chyba wymaga przyjęcia jakiejś jednej metody.
Jestem absolutnie przeciwna wszelkim dopiskom i uzupełnieniom w tytułach na teczkach i pudłach (uważam, że błędny tytuł należy przekreślić), podstawowym elementem identyfikacyjnym powinna być sygnatura.

Pozdrawiam


Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 437
Odp: Czy nawiasy kwadratowe są potrzebne?
« Odpowiedź #29 dnia: Czerwiec 04, 2017, »
1)   jeśli oryginalny tytuł (cokolwiek to znaczy, powiedzmy że to ten nadany przed przejęciem do archiwum państwowego) odzwierciedla treść i zawartość j.a., zostawiamy go, to jest oczywiste.
Tu się nie zgodzę bo jeśli już mielibyśmy się opierać na układzie kancelaryjnym to należało by się opierać na oryginalnym tytule który figuruje na spisie zdawczo - odbiorczym i został utworzony przez referenta, tytuł nadawany przez porządkującego przed przekazaniem do AP jest już tytułem wtórnym. Tak poza tym zastanawiam się czy wymaganie przez nadzór szczegółowości opisów na poziomie akt opracowanych nie jest lekkim nadużyciem? Jak archiwista zakładowy będący zaledwie personelem pomocniczym w urzędzie ma zajmować się naukowym opracowaniem i zabierać chleb profesjonalnym archiwistom z AP? Być może tryb porządkowania dokumentacji przed przekazaniem do AP powinien być bardziej szczegółowo opisany w rozporządzeniu, bo z moich obserwacji wynika, że panuje ty spora dowolność?