Dzień dobry wszystkim!
Chciałbym na forum podzielić się swoim wątpliwościami dotyczącymi czynności podejmowanych po otrzymaniu podania o udostępnienie akt przez archiwum państwowe i popytać o praktykę w innych archiwach.
Chodzi mianowicie o postanowienie art. 16e ust. 1 ustawy archiwalnej:
W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.
Mam na myśli sytuacje, gdy archiwum otrzymuje podanie o udostępnienie danych akt z danymi, dajmy na to, majątkowymi,osobowymi, etc., których okres karencji na "powszechne" udostępnianie jeszcze nie minął. Normą jest (przynajmniej w naszym archiwum - ANK), że podanie zazwyczaj musi być uzupełnione a to o oryginał pełnomocnictwa, a to o dokumenty poświadczające pokrewieństwo lub inny interes w uzyskaniu dostępu do akt i dopiero wtedy można się zapoznawać z aktami. Wzywamy więc stronę do uzupełnienia wniosku o te ww. dokumenty.
Pytanie, czy właściwie nie powinno to odbywać się już w trybie postępowania administracyjnego, które musi zakończyć się wydaniem decyzji (w 99% o umorzeniu postępowania i udostępnieniu akt)? Czy każdy brak w podaniu (np. oryginału pełnomocnictwa) oznacza
"uzasadnioną wątpliwość" co do dostępu do akt, czy też jest to tylko przesłanka do np. badania wyjaśniającego treść podania, a samo postępowanie winniśmy wszczynać dopiero, gdy poweźmiemy podejrzenie, że strona nie może zapoznać się z aktami (co chyba jednak oznacza jakąkolwiek przeszkodę uniemożliwiającą wydanie akt, a więc każdy brak)?.
Literalnie rzecz biorąc organ, czyli archiwum, winien zachować się zero-jedynkowo, tj. albo na podstawie treści podania uznać, że można udostępnić akta, albo dojść do przeciwnego wniosku, a wszelkie uzupełnienia podania i wyjaśnienia powinny toczyć się w trybie postępowania administracyjnego. Z tego, co wiem jednak, w żadnych z archiwów tak się nie postępuje, gdyż wywołałoby to konieczność wszczynania i kończenia wielu postępowań według kpa, z wszystkimi tego konsekwencjami (wysyłanie zawiadomień o wszczęciu postępowania lub przynajmniej protokół z tej czynności + protokół z wydania decyzji o umorzeniu postępowania przez upoważnionego pracownika archiwum). Z drugiej strony względy praktyczne nie mogą doprowadzić do nie przestrzegania zapisu ustawy. Kwestia ta mnie nurtuje, bo mam podejrzenie, że właśnie w tym punkcie nie przestrzegamy ustawy
![Złość >:(](http://www.ifar.pl/Smileys/akyhne/angry.gif)
Aż się zalogowałem na forum, by o tym wszystkim napisać i zapytać Państwa, czy u Was wydaje się w ogóle decyzje administracyjne o odmowie udostępnienia akt?
Dzięki z góry za wszelką pomoc w tej sprawie.
P.S. Komentarz M. Konstankiewicza nie wyjaśnia w ogóle tej kwestii.