Obieg dokumentów - znak sprawy.

[szerka]

Stany, skąd wziąłeś 3020 ?
Uważam, że wysłanie faktury to jednak sprawa, zostały podjęte czynności. A skoro tak, to musi być pełny znak sprawy, mimo, że nie pisze się pisma przewodniego a sama faktura jest dokumentacją nietworzącą akt sprawy.
szerka

[stany]

     Dokumentację nie tworzącą sprawy przydzielamy do teczki o odpowiednim symbolu klasyfikacyjnym, a 3020, przepraszam nie zaznaczyłem to symbol przykładowy.  To archiwonka pisze, że chodzi o dokumentację nie tworzącą  akt sprawy, stąd podałem dla przykładu  KS.3020.2017

[bela]

Ja mam nieco inny problem dotyczący znaku sprawy. Chodzi o symbol komórki organizacyjnej. W mojej jednostce (według regulaminu organizacyjnego z 2006 r.) istnieje pięć wydziałów. W regulaminie nie ma podziału na komórki. Czy w znaku sprawy powinno się stosować tylko symbole wydziałów?
Zdarza mi się archiwizować akta, których znak sprawy składa się z: ZP.271.4.2015, gdzie ZP to "zamówienia publiczne" a 271 to "dokumentacja zamówień publicznych" albo 271.6.2013. Akta pochodzą z Wydziału Inwestycji. Czy symbol mogą sobie nadać dowolnie jak w tym przykładzie?
W regulaminie jest napisane "Pisma i dokumenty sporządzane w jednostce oprócz znaków jednolitego rzeczowego wykazu akt mogą  dodatkowo zawierać symbole: I, FK..." Natomiast IK, że "Znak sprawy zawiera następujące elementy: oznaczenie komórki org. itd." Według którego dokumentu powinni oznaczać akta pracownicy? Wg regulaminu nie muszą używać oznaczenia komórki
Czy Wy też macie do czynienia się z takimi sytuacjami? Jeżeli tak to jak je rozwiązujecie?

[stany]

Znak sprawy musi zawierać oznaczenie kom. org. ,wytwarzającej dokumentację , czyli wydz. zam. publicznych - ZP.271.4.2015, czy wydz. inwestycji - I.271.4.2015, a  symbole na końcu znaku sprawy  to oznaczenie osoby prowadzącej, które można dodać , np.:  I.271.4.2015.JK

[bela]

W tym problem stany, że w naszym regulaminie (ani jednostce) nie ma wydziału zamówień publicznych. Jest tylko stanowisko zamówień publicznych w Wydziale Inwestycji.
Stąd mój problem: na jakiej podstawie nadawać symbole komórek, skoro nie ma opisu stanowisk w żadnym akcie organizacyjnym jednostki (są tylko wydziały)?

[stany]

Znak kom. org. nadajesz na podst. Regulaminu org., rozumiem że zadania zamówień publ. należą do wydziału  inwestycyjnego, to osoba prowadząca teczkę zamówień publicznych w tej kom. nadaje  znak sprawy :  I.271.4.2015.  W Regulaminie powinno być ujęte że wydz. inwestycji ma być znakowany skrótem  ,, I '' , lub innym, i   zgodnie z regulaminem używamy oznaczenia k.o.  w znaku sprawy.

[bela]

Właśnie o to mi chodziło, dziękuję
Czy to oznacza, że jeżeli pracownik z wydziału chce wyróżnić swoje dokumenty to nadaje znak np. w ten sposób: I.271.4.2015.JK? Bo tak chyba nie I-ZP.271.4.2015 mając na uwadze brak symboli stanowisk w Regulaminie org.

[szerka]

Bela
To pierwsze czyli I.271.4.2015.JK
Mimo wszystko, nie chce mi się wierzyć w jednoliterowy symbol komórki organizacyjnej. Przypatrz się raz jeszcze regulaminowi organizacyjnemu, mogę się założyć, że będzie to Wydział Inwestycji - czyli WI. I nie zdziwiłabym się, gdyby w dalszych zapisach Twojego regulaminu organizacyjnego (w innych paragrafach) zawarto informacje o podziale na komórki organizacyjne. Przeszukaj również schemat organizacyjny (załącznik do regulaminu organizacyjnego).
I jeszcze jedno: W regulaminie jest napisane "Pisma i dokumenty sporządzane w jednostce oprócz znaków jednolitego rzeczowego wykazu akt mogą  dodatkowo zawierać symbole: I, FK..." Zapomnij o tym cytowaniu, to pomieszanie z poplątaniem.
Pozdrawiam noworocznie
szerka

[bela]

Masz szerka rację, zapomniałam dopisać do każdego symbolu W ? a w regulaminie jest  , ale nie ma tam podziału na komórki.
Wszystkiego dobrego w 2018, oby przyniósł wiele dobrych rozwiązań ułatwiających pracę archiwistom 

[stany]

W regulaminie powinny być wskazane skróty samych nazw komórek , bez  porzedzającej literki np. W -Wydział, a Referat to jak ?- RI, a Samodzielne Stanowisko Pracy SSPI, jeżeli jest tak zawarte w regulaminie , no  musisz się do tego dostosować, choć to dziwne , że tak ustalono. U mnie w Starostwie nigdy nie były używane do skrótu nazw komórek dodatki określające rodzaj komórki org., czyli -  W ,  R,  czy  SSP.,  a są też oznaczenia jednoliterowe komórek. I jeszcze jedno jeżeli w regulaminie jest zapisane, że jest  wydział I, a w nim referat czy stanowisko pracy, to wtedy można zapisać  I-ZP.272.4.2015, ale gdy jest tylko wydział to oznaczamy tak: I.272.... lub WI.272...., jeżeli jest wskazane w regulaminie, że dopisujecie do nazwy k.o. jeszcze rodzaj k.o. czyli W, R czy SSP.