Autor Wątek: Obieg dokumentów - znak sprawy.  (Przeczytany 11246 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #15 dnia: Luty 23, 2017, »
No, po symbolu z jrwa a przed nrem sprawy może być jeszcze numer podteczki. Skutek tego jest taki że ten "znak sprawy" zamiast pozwalać identyfikować dokumentację, będzie tylko wprowadzał w błąd. Ktoś wam narobił wody z mózgu, stawiam że to człowiek od ISO. Same bezużyteczne dziwactwa, co ma wspólnego potwierdzanie podpisem odbioru pisma ze znakiem sprawy? Przecież każdy wpływ ma już naniesiony numer z dziennika. Czemu to wszystko ma służyć? Identyfikacji który pracownik załatwia dane pismo? Da się to zrobić dużo prościej.
W naszej instrukcji kancelaryjnej wygląda to tak...
4.    Oznaczając pismo znakiem sprawy, można: 
   1)   po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2)   po znaku sprawy lub po numerze, określonym w pkt 1, umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].[prowadzący] lub [znak_sprawy].n.[prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] ;
3) umieścić w znaku sprawy numer z dziennika korespondencyjnego w następujący sposób: komórka . symbol . nr_kolejny . nr_z_dziennika_korespondencyjnego . rok.
Poza tym znalazłam taki pokaz slajdów- slajd 15 odnosi się do zapisu  3) https://archiwum.wum.edu.pl/sites/.../Temat_1_Rejestrowanie_i_znakowanie_pism.ppt

Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Proponuję zmienić te przepisy instrukcji. Jeżeli bardzo Wam zależy na tym numerze z dziennika, to mógłby on być po roku kalendarzowym. Z punktu widzenia logiki pracy kancelaryjnej jest to jednak bez sensu, ponieważ znak sprawy nanosi prowadzący sprawę, a numery z dzienników najczęściej kancelarie lub sekretariaty...

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #16 dnia: Luty 23, 2017, »
Link niestety jest nieaktywny.

Przeraża mnie w tym wszystkim to, że takiego babola zatwierdziło AP...
jedyne co mi przychodzi do głowy to przeoczenie w zaćmieniu pomroczności jasnej, a nie świadome działanie AP, bo przecież nr dziennika korespondencyjnego będzie mylony w znaku sprawy z numerem kolejnym sprawy w podteczce...

nr wpływu z dziennika nanosi się na pieczęci wpływu na każdym piśmie wpływającym,
możecie ustalić również pieczęcie wypływu i tam umieszczać nr wysyłki z dziennika. Po co zaśmiecać znak sprawy...
Skoro działamy w oparciu o system bezdziennikowy, dziennik podawczy przestaje mieć wpływ na system kancelaryjny, a jedynie działa pomocniczo w celach kontroli obiegu dokumentacji...
Skontaktowałam się z osobą kompetentną z AP, będziemy omijać ten zapis szeroookim łukiem, i stosować najprostszy z możliwych znaków sprawy -komórka org. symbol z jrw. nr sprawy rok . Odbipor pisma będzie kwitowany  podpisem przy nr z dziennika, jeśli ktoś będzie chciał może też odnotować tam wysłanie odp dotyczące tego pisma- funkcja dziennika pomocnicza.Dowiedziałam się iż przez rok  możemy stosować też ten stary pomieszany nr, ale chyba tej informacji nie przekażę zainteresowanym- wystarczy żeby znakowanie spraw zrozumieli....Chciałam wysłać ten pokaz slajdów w pdf ale są chyba jakieś opory systemowe...

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #17 dnia: Luty 23, 2017, »
Cytuj
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić :o

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #18 dnia: Luty 23, 2017, »
Cytuj
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić :o
Nikt tu nie mówił na temat konkretnego AP...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #19 dnia: Luty 23, 2017, »
Po kolei. Po pierwsze, w zapisach instrukcji nie wygląda to już tak źle, jak w Twoim pierwszym opisaniu problemu archiwonko. Po drugie, ten zapis w Waszej IK to jest w dużej mierze dosłowne powtórzenie zapisów IK archiwów państwowych z 2012 r., dodano do tego tylko to nieszczęście z pkt 3 o umieszczaniu nru z dziennika korespondencyjnego. Wasza IK określa standard tworzenia znaku sprawy (oznaczenie komórki, symbol z jrwa, nr sprawy, rok), i rzeczywiście, jeśli się tego dopiero uczycie, to najlepiej unikajcie jak ognia tych wszystkich dodatków.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #20 dnia: Luty 24, 2017, »
W związku  z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze  jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal  na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #21 dnia: Luty 24, 2017, »
Tak. Z mojego doświadczenia wynika, że wpisywanie znaku sprawy na kopertach to dość popularna praktyka.

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #22 dnia: Luty 24, 2017, »
W związku  z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze  jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal  na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam

Taka praktyka jest stosowana np. przez jednostki gdzie to pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma zaakceptowanego przygotowuje korespondencję do wysyłki, tj. umieszcza w kopercie. Wówczas znak sprawy na kopercie umożliwia uzupełnienie dziennika korespondencji wychodzącej pracownikowi sekretariatu/kancelarii.
Taka praktyka stosowana jest również na listach wysyłanych za potwierdzeniem odbioru i na zwrotkach, otrzymując zwrotkę wiemy wówczas jakiego pisma się ona tyczy.

W pozostałych przypadkach raczej nie spełnia to większej roli, tak myślę ;)

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #23 dnia: Luty 24, 2017, »
Dziękuję za poprzednie odpowiedzi- czyli znak sprawy  na kopercie nikomu w niczym nie przeszkadza...Siedzę nad tą instrukcją i coraz więcej widzę.... :o Czy uważacie że wielkim błędem będzie dodanie  elementu określającego nazwę jednostki organizacyjnej do pieczątki wysyłk? Taki przykład :IK określa że pieczątka zawiera skrót SP i skrót od komórki organizacyjnej, a teraz wydaje mi się że jeśli pieczątka wpływu ma nazwę miejscowości po sp...to może i tutaj warto byłoby go umieśćić -w instrukcji znajduje się "skrócony skrót".

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #24 dnia: Luty 26, 2017, »
Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dzienika co pismo wpływające?

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #25 dnia: Luty 27, 2017, »
Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dziennika co pismo wpływające?

Powielenie numeru nie ma tu żadnego znaczenia, bowiem dziennik korespondencyjny nie ma wpływu na znakowanie spraw...
Takie dwustronne dzienniki są dobre w jednostkach, w których jest "mały" bądź "średni" wielkością obieg dokumentacji. Zużyjesz jeden, dwa, trzy rocznie...
Jeśli w jednostce wpływy i wypływy korespondencji są znaczne wtedy wygodniej jest zakupić oddzielnie dziennik korespondencji wpływającej oddzielnie wychodzącej- kwestia wygody myślę... ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #26 dnia: Luty 27, 2017, »
Znak sprawy i jeszcze raz znak sprawy. Konieczny na kopercie dla identyfikacji przesyłki (np. przy zwrocie niepodjętej). Zastępujący taki rejestr o jakim piszesz - bo dokument wpływający i wychodzący wiąże ze sobą właśnie znak sprawy a nie sąsiadowanie na kartach dziennika.
Jarek Orszulak

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #27 dnia: Luty 28, 2017, »
Doczytałam w podręczniku dotyczącym pracy biurowej,ze taki dziennik, który u nas funkcjonuje nazywany jest jednodziennikowym.
Pracuję w placówce medycznej i ostatnio trafiłam na moment wysyłania l4 do ZUSu,jak wg Was powinno wyglądać wysyłanie takiej dokumentacji?

Offline archiwonka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #28 dnia: Kwiecień 06, 2017, »
Witam! Mam pytanie dotyczące dokumentacji księgowej, większa część tego rodzaju dokumentacji to nietworzaca akt sprawy, co zrobić gdy księgowość nie pisze pism przewodnich tylko wysyła w kopercie samą fakture,rachunek- jak to prawidłowo  wysłać???Na kopercie pisać znak sprawy, który nie bedzie posiadał  nr sprawy?  ???

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Obieg dokumentów - znak sprawy.
« Odpowiedź #29 dnia: Kwiecień 06, 2017, »
Napisz znak kom. org. , potem symbol klas.  i  rok - czyli:    KS.3020.2017.