Postanowiłam włączyć się do tej wymiany opinii i podzielić się własnymi spostrzeżeniami:
1) szkoda że nie mamy wglądu do instrukcji kancelaryjnej, bo tam należy sprawdzić, czy jest przepis mówiący o niezmienności znaku sprawy; jeżeli jest taki przepis, to nie można przyjmować równocześnie takiej konstrukcji znaku, że w jego środku są elementy zmienne, takie jak numer pisma; generalnie nic nie stoi na przeszkodzie dopisywaniu do znaku sprawy inicjałów pracownika, czy numeru pisma, ale czyni się to po znaku sprawy; tym samym znak sprawy wyposażony w dodatkowe elementy jest znakiem danego pisma (mam nadzieję, że wyjaśniłam to prosto, na wszelki wypadek schemat:
znak sprawy - KK.090.1.2017
znak pisma w sprawie - KK.090.1.2017.LJ.12
To na czerwono to elementy zmienne przypisane do konkretnego pisma.
2) z powyższego wynika, że archiwum państwowe nie zrealizowało prawidłowo swoich obowiązków w zakresie uzgadniania instrukcji kancelaryjnej, bo powinno takie kwestie wyłapać i wyjaśnić dlaczego tak nie powinno być...
3) obawiam się, co wynika z kolejnych postów archiwonki, że utożsamiono pismo ze sprawą, tymczasem w sprawie może być wiele pism lub tylko jedno, ale to są różne byty kancelaryjne, nie może więc być tak, że numer sprawy jest identyczny jak numer pisma;
4) z tego co ja wiem to tzw. ISO niczego nie narzuca; to jednostka opisuje swoje zasady działania i uzyskuje w ramach tego certyfikację; widać z tego, że ISO wdrożono gdy byliście w systemie dziennikowym i teraz po wprowadzeniu nowej instrukcji kancelaryjnej powinno się zmienić opis zasad działania w księdze jakości tak by uzyskać pełną zgodność wewnętrznych regulacji dotyczących postępowania z dokumentacją.
5) poza tym mam wrażenie, że myli się śledzenie obiegu wewnętrznego pisma (poprzez ewidencję w dzienniku i podpisywanie odbioru pism) z zakładaniem spraw i grupowaniem w akta spraw pism, które są oznaczane znakiem sprawy (warto zaznaczyć że sprawy rejestruje się w spisach spraw a nie w dziennikach); pismo ma więc i numer z dziennika (tylko dla celów rozliczeniowych w obiegu wewnętrznym) i znak sprawy (pisma)
