Witam,
obecnie jesteśmy na etapie zatwierdzania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Do brakowania dokumentów sporo bo od 1996 r. nie było robione zupełnie nic. Są to głównie dokumenty obsługiwanych przez nas placówek (tzn. szkół), które zarchiwizowane zostały wg naszego JRWA. I tutaj pojawia się problem bo archiwum żąda kwalifikacji z JRWA tych placówek. I teraz pytanie co zrobić? Ściągnąć ze szkół wykazy akt z tych lat, poukładać wszystkie teczki na półkach szkołami od nowa w archiwum a następnie nadać nowe numery i robić spis na brakowanie już z uporządkowanych porządnie dokumentów ? Czy to ma sens i czy w ogóle można sobie teraz zmieniać numer ? Raczkuję w temacie archiwizacji..liczę na wskazówki
W pytaniu ukrytych jest szereg wątków:
1) normatywy kancelaryjne i archiwalne ZEAS (niektóre jednostki mają CUW, niektóre nadal ZEAS)
2) obsługa dokumentacji ZEAS jako jednostki oraz obsługa dokumentacji szkół i placówek, która powstaje w wyniku obsługi części zadań szkół i placówek oświatowych
3) gdzie ma być dokumentacja szkół i placówek oświatowych, gdy przestanie mieć charakter bieżący (w składnicy ZEAS czy też w składnicach/archiwach szkolnych)
4) kto ma prawo występować o brakowanie dokumentacji szkół i placówek oświatowych, która jest przechowywana przez ZEAS.
Skoncentrujmy się na istocie pytania, czyli - brakowanie.
Generalnie brakuje się dokumentację którą się ma, starając się dobrze dla niej określić kwalifikację archiwalną i to kto był jej twórcą.
Początki ZEAS były takie że nie rozróżniały dokumentacji własnej od dokumentacji szkół. Dopiero zalecenia RIO spowodowały, że ZEAS-y rozdzieliły swoje sprawy finansowe, kadrowe i administracyjne od spraw finansowych, kadrowych i administracyjnych szkół. ZEAS ma taką działalność jak biuro rachunkowe, czyli w imieniu szkół i placówek prowadzi ich księgowość czy kadry, czyli powinien to robić na bazie normatywów szkół i placówek oświatowych, a nie swoich przepisów.
Z tego zapewne wynika oczekiwanie AP, by wnioski o brakowanie zostały sporządzone odrębnie dla dokumentacji każdej ze szkół i placówek oświatowych oraz dla ZEAS.
Co jednak w sytuacji początków ZEAS, gdy ta dokumentacja była wymieszana?
Wydaje mi się, że bez sensu jest jej rozdzielanie tylko po to by zrobić osobne spisy na brakowanie!
Dobrze by było gdyby ZEAS opisał jaki jest stan faktyczny dokumentacji, tzn. że to są wspólne segregatory (teczki) i prosił AP o wyrażenie zgody by wniosek przygotować tak by powstał jeden spis, opisując których jednostek dotyczy ta dokumentacja. Każdy z dyrektorów szkół powinien złożyć oświadczenie, że dla dokumentacji upłynął okres przechowywania. Te oświadczenia można dołączyć do wniosku dyrektora (kierownika) ZEAS jako dysponenta dokumentacji.
Inne wyjście
to udawać że nie ma problemu; sporządzić rozdzielne spisy na każdą szkołę/ placówkę powtarzając te same teczki, ale całość metrażu dokumentacji podzielić przez liczbę szkół / placówek i podać dla każdego wniosku szacunkowy metraż
I czekać na zgodę...
Uczciwe jest to pierwsze, ale na granicy prawa. Drugie jest racjonalne i nie budzi pytań AP ale jest nieuczciwe.
Na pewno bez sensu jest porządkowanie czegoś co zostanie zniszczone i co nie narastało tak jak twierdzimy że powinno.
Co Wy na to?
