Autor Wątek: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe  (Przeczytany 15674 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #15 dnia: Luty 13, 2017, »
NIKA powstawała w "bólach" pod koniec 2015 r. i jak jest każdy widzi  8) obwinianie o to jak funkcjonuje obecnego kierownictwa NDAP w moim odczuciu jest pewnym nadużyciem.

Ależ nikt nie obwinia ani obecnego ani poprzednich Naczelnych Dyrektorów! W końcu po to się zatrudnia specjalistów by to oni takich kwestii pilnowali! Dziwi mnie bierność pracowników nadzoru... i to że nic się nie zmienia... Przecież nawet w NiKA zapewne można popracować nad formularzem protokołu! Przecież to tylko szablon

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #16 dnia: Luty 13, 2017, »
Czy "wcześniej" zostały wypracowane jakieś metody postępowania z dokumentacją elaktroniczną, standardy postępowania, katalog dobrych praktyk, wytyczne dla nadzoru jak kontrolować jednostki stosujące system elektroniczny jako główny? Ja nic na ten temat nie wiem   :-\  Mam wrażenie że archiwa państwowe zmarnowały bardzo dużo czasu w zakresie wypracowania metod i standardów postępowania z dokumentacją elektroniczną.  Teraz jest ostatni moment żeby coś z tym zrobić bo inaczej ciężko będzie ogarnąć ten bałagan i jak za kilka lat okaże się, że w systemie fruwają sobie koszulki nieprzyporządkowane do żadnego JRWA, sprawy zostały błędnie zaklasyfikowane i zakwalifikowane, metadane są niekompletne i zapisane w sposób uniemożliwiający skuteczne wyszukiwanie będzie problem z brakowaniem (o ile w ogóle będzie ono miało miejsce w przypadku dokumentacji elektronicznej) a archiwum stwierdzi że nie jest w stanie przejąć dokumentacji elektronicznej ponieważ jest nieuporządkowana. Będziemy mieli sytuację podobną do tej w latach 40 tych i 50 tych XX w. gdy referentami byli półanalfabeci. Zrobi nam się piękny nawis cyfrowy i wtedy będzie poważny problem  :(

Naprawdę zmarnowano? O ile się nie mylę to w NDAP powstawały założenia nowych instrukcji kancelaryjnych i to przy udziale pracowników archiwów państwowych...
A tak na marginesie po nowelizacji ustawy (2015 r.) w której wprowadzono definicję EZD i rozszerzono zakres kontroli o każde miejsce przechowywania trzeba było podjąć te kwestie, bo w końcu były podstawy prawne w tym zakresie. Wcześniej kontrole ograniczały się tylko do archiwów zakładowych i składnic akt... więc trudne były kontrole dokumentacji w EZD...

A co do rozpoznania problemów to BRAWO i pełen szacunek! Właśnie to są główne problemy! Proszę tylko pamiętać, ze koszulki to problem tylko systemu EZD PUW. Zresztą te koszulki nie mają żadnych podstaw prawnych a z tego co wiem są opcją obowiązkową w systemie EZD PUW.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #17 dnia: Luty 14, 2017, »
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.

Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?

Nie będę się spierał, czyja interpretacja jest błędna. Chcę podyskutować, bo sprawa chyba jest trochę bardziej skomplikowana. Jaka jest tak naprawdę podstawa do podpisywania dokumentów w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum? Pisze Pani, że art. 28 ust. 3, ale czy na pewno? Ustęp 4 art. 28 kieruje nas jednak do art. 21a-21d, a tam możemy przeczytać, że to Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej o kontroli i prowadzi całą korespondencję związaną z prowadzoną kontrolą. Nie widzę w ustawie delegacji, na podstawie, której Naczelny Dyrektor może przekazać swoje kompetencje właściwym miejscowo dyrektorom archiwów państwowych. Jest też art. 21a ust 2, w którym możemy przeczytać, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego. Mamy tutaj łącznik "lub", który daje nam dwie alternatywne warianty. Pytanie, czy ND musi wyznaczyć pracownika archiwum państwowego, skoro w art. 21a ust 3 dla upoważnienia konieczne jest oznaczenie wydającego upoważnienie (czy może to być ktoś inny niż ND?). Przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 10 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dają jednak Naczelnemu Dyrektorowi uprawnienia do uregulowania kwestii związanych z nadzorem nad działalnością archiwalną i wykorzystania do tego systemów teleinformatycznych. Korzystając ze swoich uprawnień poprzedni ND wprowadził do stosowania system NiKA (osobna sprawą jest ocena systemu, jego czytelność itp), w oparciu o który, pracownicy AP-ów przeprowadzają kontrole archiwalne.

Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje :). Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone :). Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...

Widzę, że jest Pani bardzo pewna swoich racji. A co z zasadą  clara non sunt interpretanda? (nie dokonuje się wykładni tego co jasne). Z tego co pamiętam, to w teorii prawa istnieje spór czy wszystkie przepisy wymagają interpretacji.

Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?

Tęsknota, fobia - pewnie tak, dodałbym jeszcze nostalgię  ;) ale tak na poważnie, nie było ironii w słowach o docenianiu wiedzy Pani Ewy Perłakowskiej. Szkoda, że wykorzystuje swoją wiedzę poza siecią archiwalną  :(
« Ostatnia zmiana: Luty 14, 2017, wysłana przez Marcin Kapała »

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #18 dnia: Luty 14, 2017, »
Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.

A jak wygląda kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwach zakładowych archiwów państwowych? Czy dyrektor archiwum państwowego w oparciu o art. 28 ust. 1 punkt 3 kontroluje sam siebie? A zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej też wydaje sam dla siebie?  ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #19 dnia: Luty 14, 2017, »
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.
Jarek Orszulak

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #20 dnia: Luty 14, 2017, »
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.

Protokoły kontroli, które są obecnie elementem systemu NiKA, podają podstawę prawną z art. 21 ust 2 i art. 28 ust. 1 punkt 3. Miejsce z podstawą prawną nie jest elementem edytowalnym w systemie. Jeżeli wśród nieprawidłowości wskazano podawanie błędnej lub niekompletnej podstawy prawnej w zawiadomieniach o kontroli, to może to dotyczyć podawania podstawy jedynie z art. 21, albo jedynie z art. 28, zamiast obu podstaw prawnych.

Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...

To, która instytucja ma prawo skontrolować postępowanie z materiałami archiwalnymi w AP, w tym również w archiwum zakładowym? Trzeba pamiętać, że AP-y są również instytucjami, które wytwarzają materiały archiwalne. Podlegają same sobie? Zgodnie z przepisami NDAP kontrolę w jednostkach organizacyjnych ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne przeprowadza się raz na trzy lata zgodnie z art. 21a ? 21d ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #21 dnia: Luty 14, 2017, »
No tak, nieedytowalny element w systemie, mamy zatem źródło problemu. Tak mnie zastanawiało czemu akurat tylko w zawiadomieniach miała być nieprawidłowa podstawa prawna. Jako nieprawidłowość potraktowano pewnie niezgodność z tym co jest w systemie ...
W załączeniu zrzuty z instrukcji, to stan sprzed roku, czy nadal tak to wygląda w systemie? Bo inna podstawa jest w protokole, inna w wystąpieniu, publikator tez powinien być już inny.

Dyrektor ap, jako kierownik jednostki tworzącej materiały archiwalne przede wszystkim sam jest zobligowany przestrzegać w tym zakresie zapisów ustawy, czemu służyć będą najpierw kontrole wewnętrzne. NDAP może kontrolować az w ap zarówno w ramach kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym jak i na podstawie przepisów o kontroli w administracji rządowej. Tak to widzę.
Jarek Orszulak

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #22 dnia: Luty 14, 2017, »
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.

Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?

Nie będę się spierał, czyja interpretacja jest błędna. Chcę podyskutować, bo sprawa chyba jest trochę bardziej skomplikowana. Jaka jest tak naprawdę podstawa do podpisywania dokumentów w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum? Pisze Pani, że art. 28 ust. 3, ale czy na pewno? Ustęp 4 art. 28 kieruje nas jednak do art. 21a-21d, a tam możemy przeczytać, że to Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej o kontroli i prowadzi całą korespondencję związaną z prowadzoną kontrolą. Nie widzę w ustawie delegacji, na podstawie, której Naczelny Dyrektor może przekazać swoje kompetencje właściwym miejscowo dyrektorom archiwów państwowych. Jest też art. 21a ust 2, w którym możemy przeczytać, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego. Mamy tutaj łącznik "lub", który daje nam dwie alternatywne warianty. Pytanie, czy ND musi wyznaczyć pracownika archiwum państwowego, skoro w art. 21a ust 3 dla upoważnienia konieczne jest oznaczenie wydającego upoważnienie (czy może to być ktoś inny niż ND?). Przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 10 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dają jednak Naczelnemu Dyrektorowi uprawnienia do uregulowania kwestii związanych z nadzorem nad działalnością archiwalną i wykorzystania do tego systemów teleinformatycznych. Korzystając ze swoich uprawnień poprzedni ND wprowadził do stosowania system NiKA (osobna sprawą jest ocena systemu, jego czytelność itp), w oparciu o który, pracownicy AP-ów przeprowadzają kontrole archiwalne.

Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje :). Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone :). Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...

Widzę, że jest Pani bardzo pewna swoich racji. A co z zasadą  clara non sunt interpretanda? (nie dokonuje się wykładni tego co jasne). Z tego co pamiętam, to w teorii prawa istnieje spór czy wszystkie przepisy wymagają interpretacji.

Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?

Tęsknota, fobia - pewnie tak, dodałbym jeszcze nostalgię  ;) ale tak na poważnie, nie było ironii w słowach o docenianiu wiedzy Pani Ewy Perłakowskiej. Szkoda, że wykorzystuje swoją wiedzę poza siecią archiwalną  :(

No właśnie podyskutujmy, a przede wszystkim przeczytajmy przepisy tak jak one brzmią.
Ponownie pozwolę sobie przypomnieć, że czym innym jest zakres kontroli, który jest rozdzielny dla NDAP (art. 21 ust. 2) i dla archiwów państwowych (art. 28 ust. 1 pkt 3), a czym innym jest tryb, który jest wspólny (art. 21a-21d). Myślę że wesprzeć się tu można komentarzem do ustawy archiwalnej autorstwa kolegów z Lublina.

W art. 28 ust. 4 nie ma odniesienia do zakresu kontroli NDAP tylko do trybu kontroli NDAP, bo przepis ten brzmi, że "Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio". Oznacza to, że do kontroli archiwów państwowych przepisy o trybie a nie o zakresie kontroli stosuje się odpowiednio.

Art. 28 ust. 3 jest upoważnieniem dla NDAP do regulowania sposobu pracy archiwów państwowych w sprawach z zakresu art. 28 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz 2.

Zdecydowanie działalność kontrolna archiwów państwowych nie jest częścią "działalności archiwalnej" tylko działalności archiwów państwowych. To są dwie różne kwestie. Podobnie jak zasób archiwalny i zasób archiwum. Przy czym podkreślam, że tak jest w ustawie archiwalnej. To że w życiu inaczej uważamy, nie ma żadnego znaczenia...
Dlatego będę dowodzić, że NDAP nie stworzył sobie poprzez błędną nowelizacją przepisu art. 21 ust. 1 pkt 10 podstaw do tworzenia systemów dla obsługi działalności kontrolnej oraz w sprawach brakowania. Tu pomóc można jedynie archiwom przez systemy EZD i tworzenie w ich ramach odpowiednich procesów workflow oraz szablonów dokumentów. Może natomiast NDAP zbierać dane o stanie dokumentacji, a raczej jedynie materiałów archiwalnych, bo to mieści się w art. 21 ust. 1 pkt 4, czyli poprzez czynności archiwów państwowych w sferze nadzoru może pośrednio te dane zbierać, ale nie może finansować systemu do obsługi dokumentacji i procedur kontrolnych.
Skoro ustawodawca określił organy kontrolne w ustawie archiwalnej i zakres tych kontroli oraz nie dał delegacji do upoważniania dyrektorów archiwów, to nie można takich domniemań wywodzić. Na takie upoważnienie pozwolił w sprawach uzgadniania normatywów kancelaryjnych i archiwalnych.
Oznacza to, że NDAP zawiadamia o kontroli w swoim zakresie, ale może do tej kontroli w swoim imieniu wyznaczyć swoich pracowników jak i archiwów państwowych (wtedy pracownik archiwum jest oddelegowany do pracy na rzecz Naczelnego i dyrektor archiwum nie ma nic do tego). Jednakże wtedy można kontrolować tylko podmioty z art. 22 i to tylko w zakresie art. 21 ust. 2, czyli np. NDAP i jego kontrolerzy nie mogą kontrolować materiałów archiwalnych w komórkach organizacyjnych, może kontrolować tylko archiwum zakładowe. Nie może też kontrolować instytucji ze składnicami akt ani samych składnic akt.

Inaczej jest z dyrektorami archiwów - oni mają inny zakres, ale on wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3. ,

Jak dla mnie to jest proste i czytelne. Zresztą przepisy te pisali legislatorzy MKiDN oraz NDAP na bazie założeń. Warto też sięgnąć do uzasadnienia ustawy i oczywiście do literatury przedmiotu na temat kontroli w administracji i jej standardów.

Dlatego uważam, że NIESTETY wszystkie wydane dotychczas zalecenia pokontrolne choć jak najbardziej zasadne merytorycznie są "nielegalne", bo mają błędną podstawę prawną. Gdyż dla tej podstawy nie może się podpisać dyrektor archiwum.

Dlatego NIEZWŁOCZNIE coś trzeba z tym zrobić!
Ośmiesza się całą pracę nadzoru brakiem legalizmu oraz wyglądem dokumentów przesyłanych podmiotom zewnętrznym.

Jakoś nie mogę sobie wyobrazić udokumentowania kontroli na uczelni czy w ministerstwie w takim badziewiastym protokole, nie wspominając o wydziałach ksiąg wieczystych, ośrodkach geodezji, itp. itd.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #23 dnia: Luty 14, 2017, »
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.

To trochę jak inspekcja pracy, sanepid, itp. itd. One też w ramach swoich kompetencji kontrolują same siebie :)
Ale rzeczywiście z tymi kontrolami u siebie zawsze był problem. Archiwa całkiem niedawno, bo dopiero w latach dziewięćdziesiątych ustaliły że wytwarzają materiały archiwalne :) i wpisały się do ewidencji jednostek nadzorowanych :) Ot, zapomniały że ich też art. 33 ust. 3 pkt 2 dotyczy :)
No i podobnie jest z tymi kontrolami w zakresie art. 28 ust. 1 pkt 3.
W zarządzeniu o kontroli z 2000 r. było to chyba jakoś ogarnięte, ale obecnie kwestie te wciśnięto do wstępu do instrukcji systemu NiKA (sic!!!) i nic nie ma na ten temat. A to można ustalić w oparciu o art. 28 ust. 3...
Czy w tym DKN ktoś nad tym czuwa i to ogarnia?!

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #24 dnia: Luty 15, 2017, »
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.

To trochę jak inspekcja pracy, sanepid, itp. itd. One też w ramach swoich kompetencji kontrolują same siebie :)
Ale rzeczywiście z tymi kontrolami u siebie zawsze był problem. Archiwa całkiem niedawno, bo dopiero w latach dziewięćdziesiątych ustaliły że wytwarzają materiały archiwalne :) i wpisały się do ewidencji jednostek nadzorowanych :) Ot, zapomniały że ich też art. 33 ust. 3 pkt 2 dotyczy :)
No i podobnie jest z tymi kontrolami w zakresie art. 28 ust. 1 pkt 3.
W zarządzeniu o kontroli z 2000 r. było to chyba jakoś ogarnięte, ale obecnie kwestie te wciśnięto do wstępu do instrukcji systemu NiKA (sic!!!) i nic nie ma na ten temat. A to można ustalić w oparciu o art. 28 ust. 3...
Czy w tym DKN ktoś nad tym czuwa i to ogarnia?!
Uważam, że jest to na tyle ważna kwestia, że powinna znaleźć swoje miejsce w ustawie. Takie niejasności rodzą pole do nadinterpretacji. Gdyby wprowadzić zasadę, że nikt sam siebie nie kontroluje, ani nie wydaje sobie zgody na brakowanie, byłoby bardziej przejrzysto. Problem pojawiłby się przy przekazywaniu, bo dlaczego akta nadzoru miałyby jechać z Krakowa do Warszawy?

Offline Filip Kwiatek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #25 dnia: Luty 15, 2017, »
Ja kojarzę, że kiedyś (nie wiem jak teraz) archiwum zakładowe NAC kontrolował AAN.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #26 dnia: Luty 15, 2017, »

Uważam, że jest to na tyle ważna kwestia, że powinna znaleźć swoje miejsce w ustawie. Takie niejasności rodzą pole do nadinterpretacji. Gdyby wprowadzić zasadę, że nikt sam siebie nie kontroluje, ani nie wydaje sobie zgody na brakowanie, byłoby bardziej przejrzysto. Problem pojawiłby się przy przekazywaniu, bo dlaczego akta nadzoru miałyby jechać z Krakowa do Warszawy?

No ale właśnie nie tak dawno CKM zarekomendowała NDAP by dyrektorzy sami sobie zezwalali na brakowanie z własnego zasobu... To tym bardziej nie może zabrać prawa do brakowania dokumentacji niearchiwalnej własnego archiwum... :P

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #27 dnia: Luty 15, 2017, »
Prawno--nadzorczo-archiwalnie Warszawa pod tym względem jest bardzo ciekawa  :D
Aż dziw że nikt na ten temat nie napisał jakiegoś artykułu, pracy magisterskiej, itp.
Mamy NDAP, która jako urząd obsługujący organ centralny jest ustalona pod nadzór AAN i kontrole w NDAP przeprowadza AAN.
Mamy AGAD, które jako archiwum centralne też podlega kontroli AAN.
Mamy AAN, które podlega kontroli AAN
Mamy NAC, które podlega.... i tu ciekawe komu po tych zmianach w nadzorowaniu i przejęciu części nadzoru przez NAC. Do tej pory był to AAN.
Mamy AP Warszawa które podlega kontroli AP Warszawa.

Jak jeszcze był APDOiP w Milanówku, to choć był uważany za centralny ale miał siedzibę poza Warszawą to podlegał kontroli .... AP Warszawa :)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #28 dnia: Luty 19, 2017, »
Dlatego uważam, że NIESTETY wszystkie wydane dotychczas zalecenia pokontrolne choć jak najbardziej zasadne merytorycznie są "nielegalne", bo mają błędną podstawę prawną. Gdyż dla tej podstawy nie może się podpisać dyrektor archiwum.

Dlatego NIEZWŁOCZNIE coś trzeba z tym zrobić!
Ośmiesza się całą pracę nadzoru brakiem legalizmu oraz wyglądem dokumentów przesyłanych podmiotom zewnętrznym.

Jakoś nie mogę sobie wyobrazić udokumentowania kontroli na uczelni czy w ministerstwie w takim badziewiastym protokole, nie wspominając o wydziałach ksiąg wieczystych, ośrodkach geodezji, itp. itd.

Podtrzymując wszystko co napisałam do tej pory, chciałabym jeszcze zasygnalizować kolejne problemy - wciąż od strony formalnej - z formularzem protokołu:
1) nie wiadomo dlaczego jedną z głównych części protokołu jest część zatytułowana "Archiwa zakładowe", skoro kontrola archiwów państwowych dotyczy postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania?
2) dlaczego to co jest meritum kontroli, czyli ustalenie stanu faktycznego i nieprawidłowości zostało sprowadzone do "Podsumowania kontroli"?
3) dlaczego pod protokołem ma się podpisywać nie tylko kierownik jednostki, ale także archiwista zakładowy? - to dla mnie jest jednoznaczną informacją, że ktoś projektując formularz skopiował stary protokół lekko dostosowując go do zmian w ustawie po 1 listopada 2015 r.; nie zauważył jednak, że archiwista zakładowy pod protokołem nie powinien się podpisywać, a już na pewno nie powinno się tego wymagać...

Jak dla mnie jest to przykra sprawa i bardzo rozczarowująca... Jeżeli pracujący nad modułem nadzoru w ZoSIA (choć w sumie to nie wiadomo jakiego nadzoru) skoncentrują się tylko na zbieraniu danych z przedpola, to formularze zostaną bez zmian... czyli ta prowizorka będzie trwać... a brak szacunku do archiwów, które dostarczają takie dokumenty, będzie narastał...

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #29 dnia: Luty 28, 2017, »
Ciąg dalszy monitorowania kontroli realizowanych przez archiwa państwowe...

W BIP opublikowany został plan kontroli Archiwum Państwowego w Warszawie na 2017 r.
http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4860&str=1

Jego tytuł powiela błędny zakres kontroli, tj. "w zakresie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  w państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego".
Jak widać po tytule ogranicza się tylko do kontroli tych podmiotów, które wytwarzają materiały archiwalne.

Tymczasem wrócić należy do tego, że zupełnie inny zakres wynika z art. 28 ust. 3 ustawy. Na dodatek ustawodawca w tym przepisie nie zawęża kontroli tylko do tych jednostek, które wytwarzają materiały archiwalne.
Pytanie, czy archiwa w swoich planach pamiętają, że część dokumentacji byłych podmiotów państwowych i samorządowych jest w podmiotach prywatnych (sukcesorach lub przechowawcach)? Może warto i tą dokumentacją się zainteresować, zwłaszcza w kontekście wskazówek dot. akt osobowych z 2014 r.

Na marginesie warto zauważyć, że plan nie ma określonej przynależności do sprawy, czyli nie ma znaku sprawy... To zły przykład