Autor Wątek: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe  (Przeczytany 15676 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #30 dnia: Luty 28, 2017, »
Żeby nie było że się czepiam, to sprawdzę inne archiwa:
1) Archiwum Narodowe w Krakowie - http://bip.malopolska.pl/ankrakow,a,394795,plan-kontroli-archiwow-zakladowych-jednostek-organizacyjnych-z-terenu-wlasciwosci-miejscowej-archiwu.html jest znak sprawy  ;D a i podmioty prywatne zostały zaplanowane do kontroli
2) AP Leszno - nie ma nic o planach kontroli; http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=224&idmp=15&r=o
3) Archiwum Akt Nowych - plan jest, ale bez znaku (załącznik do innego planu) http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o; też tylko to co państwowe.
4) Narodowe Archiwum Cyfrowe - http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=781&r=o brak jakichkolwiek informacji
5) Archiwum Państwowe w Katowicach - ostatnie dane z 2015 r. http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=1238&r=o

Nie będę zanudzać... Ale chyba warto zrobić zestawienie kto i co publikuje o kontrolach.
Zacznę jednak od ustawy o dostępie do informacji publicznej i przytoczę przepisy w tym zakresie :) ale to za chwilę...


Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #31 dnia: Luty 28, 2017, »
Żeby nie było że się czepiam, to sprawdzę inne archiwa:
1) Archiwum Narodowe w Krakowie - http://bip.malopolska.pl/ankrakow,a,394795,plan-kontroli-archiwow-zakladowych-jednostek-organizacyjnych-z-terenu-wlasciwosci-miejscowej-archiwu.html jest znak sprawy  ;D a i podmioty prywatne zostały zaplanowane do kontroli
2) AP Leszno - nie ma nic o planach kontroli; http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=224&idmp=15&r=o
3) Archiwum Akt Nowych - plan jest, ale bez znaku (załącznik do innego planu) http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o; też tylko to co państwowe.
4) Narodowe Archiwum Cyfrowe - http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=781&r=o brak jakichkolwiek informacji
5) Archiwum Państwowe w Katowicach - ostatnie dane z 2015 r. http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=1238&r=o

Nie będę zanudzać... Ale chyba warto zrobić zestawienie kto i co publikuje o kontrolach.
Zacznę jednak od ustawy o dostępie do informacji publicznej i przytoczę przepisy w tym zakresie :) ale to za chwilę...
Popieram politykę dbania o respektowanie przepisów w zakresie BIP.
W 2015 r. (http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=3057&idmp=1451&r=o) wskazano ten fakt, jako problem. Rok później nie wybrzmiało to w protokole...

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #32 dnia: Luty 28, 2017, »
Sprawdziłam przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej... no i nie mam dobrych wiadomości dla archiwów państwowych oraz NDAP.

Zgodnie z ustawą (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie w związku z art. 8 ust. 3) w BIP ma być dostępna dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów je przeprowadzających. Oznacza to, że w BIP archiwów państwowych powinna być dostępna dokumentacja z kontroli przeprowadzonych w archiwach państwowych, czyli z kontroli NDAP w archiwach państwowych, ZUS, inspekcji sanitarnej, inspekcji pracy. Podobnie jest z NDAP. Niestety w BIP nie ma takich dokumentów.
Czy to jest złamanie przepisów ustawy? Nie chcę rozstrzygać, ale wnioski nasuwają się same...

Nie dotyczy to kontroli, które archiwum przeprowadza gdzie indziej, czyli tzw. kontroli archiwalnych. Ale plany kontroli jako plany działalności archiwów powinny być także w BIP...

Oj, chyba trzeba będzie założyć osobny wątek na zakres informacji dostępnych w BIP archiwów państwowych i NDAP, bo coś mi się wydaje, że ustawa o dostępie do informacji publicznej jest traktowana po macoszemu....  ;)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #33 dnia: Marzec 02, 2017, »
No i zrobiło się cicho w dziale Kształtowania zasobu... więc by nie zamykać wątków i tematów, które wydają się ważne, a nawet bardzo ważne, to zachęcam wszystkich którzy czytają IFAR i mają swoje spostrzeżenia na temat kontroli od strony ich przebiegu, zakresu, podstaw prawnych, trybu, itp. itd., ale nie chcą o tym pisać, by wysyłali swoje problemy lub spostrzeżenia na adres kontrole.archiwalne@gmail.com. Postaram się je przytoczyć i skomentować na forum

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #34 dnia: Marzec 03, 2017, »
Dyskusja o kontrolach archiwalnych, takie mam wrażenie, jest trochę burzą w szklance wody. Tezy o nielegalności kontroli archiwalnych są mocno przesadzone. Tak, jak pisałem wcześniej kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną, która wynika z art. 28 ust. 1 punt 3, jest również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a konkretnie rozdziału 2 ustawy - Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją. W protokole kontroli mamy podane dwie podstawy prawne, z art. 22 (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych) i z art. 28 (dyrektor właściwego archiwum państwowego), czyli jest również odniesienie do kompetencji archiwów państwowych.

Forma protokołu kontroli jest kwestią dyskusyjną, tym bardziej, że system NiKA nie jest już rozwijany. Będzie budowany moduł nadzoru w systemie ZoSIA, więc rozmawiajmy o rozwiązaniach, które w nowym module mogą się znaleźć, w tym także o kształcie nowego formularza protokołu kontroli. Dzisiejszy czas jest tylko okresem przejściowy, więc skończmy z ciągłą krytyką systemu NiKA, a skupmy się na stanie docelowym, który chcemy uzyskać w zakresie kontroli archiwalnych.

Chyba, że chodzi o to, by nie złowić króliczka, ale by gonić go  ;)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #35 dnia: Marzec 05, 2017, »
Dyskusja o kontrolach archiwalnych, takie mam wrażenie, jest trochę burzą w szklance wody. Tezy o nielegalności kontroli archiwalnych są mocno przesadzone. Tak, jak pisałem wcześniej kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną, która wynika z art. 28 ust. 1 punt 3, jest również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a konkretnie rozdziału 2 ustawy - Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją. W protokole kontroli mamy podane dwie podstawy prawne, z art. 22 (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych) i z art. 28 (dyrektor właściwego archiwum państwowego), czyli jest również odniesienie do kompetencji archiwów państwowych.

Niedawno na tym forum zastępca Naczelnego Dyrektora pisał, że archiwa są urzędami administracji publicznej, więc zachęcam by może zamiast rozwiązywać problem przez jego unikanie raczej warto doprowadzić działania archiwów państwowych do zgodności z prawem bo muszą działać na podstawie i w ramach przepisów prawa.
Kwestia podstaw prawnych działania podmiotów publicznych jest jedną z najistotniejszych kwestii, więc nie można pisać, że w przypadku kontroli archiwów państwowych to burza w szklance wody i jest to niepotrzebne "gonienie króliczka".
Dałam przykłady protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego do jednej kontroli. W każdym z tych dokumentów była inna podstawa prawna.
Nie wiem czy Pan dobrze wczytał się w moje argumenty. Pod protokołem kontroli z art. 21 nie może się podpisać dyrektor archiwum państwowego, więc nie może ta podstawa być przywoływana. Zdecydowanie więc obstaję przy swoim. Oczywiście z tego artykułu może kontrolę przeprowadzić pracownik archiwum państwowego, ale pod warunkiem że ta kontrola będzie w imieniu Naczelnego.
Dodatkowo archiwa państwowe kontrolują postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce przechowywania, co oznacza że nie ograniczają się do sprawdzenia jedynie tego co wynika z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (bo tu się pewne kwestie z kontrolą Naczelnego Dyrektora pokrywają), ale też z innych przepisów, np. kontrolują postępowanie z dokumentacją w sądach i wtedy kontrolują zgodność z innymi przepisami, kontrolują dokumentacją geodezyjną i kartograficzną i znów inne ustawy i rozporządzenia, akta stanu cywilnego i znów inne przepisy. Przecież w tych innych przepisach są zdefiniowane obowiązki względem archiwów państwowych...


Forma protokołu kontroli jest kwestią dyskusyjną, tym bardziej, że system NiKA nie jest już rozwijany. Będzie budowany moduł nadzoru w systemie ZoSIA, więc rozmawiajmy o rozwiązaniach, które w nowym module mogą się znaleźć, w tym także o kształcie nowego formularza protokołu kontroli. Dzisiejszy czas jest tylko okresem przejściowy, więc skończmy z ciągłą krytyką systemu NiKA, a skupmy się na stanie docelowym, który chcemy uzyskać w zakresie kontroli archiwalnych.

Chyba, że chodzi o to, by nie złowić króliczka, ale by gonić go  ;)

Forma protokołu to nie jest kwestia dyskusyjna. Ten protokół po prostu do niczego się nie nadaje. Nie ma tam w ogóle miejsca na opis tego co stwierdzono w trakcie kontroli. Wszystko to wsadza się w podsumowanie, a podsumowanie to zupełnie co innego niż opis stanu podmiotu kontrolowanego i ewentualnych nieprawidłowości. No chyba że nie rozumiem słowa "podsumowanie" ;)

Pana wiara, że moduł w ZoSIA rozwiąże wszystkie problemy jest godna podziwu, ale chyba Pan nie do końca rozumie że czym innym jest regulowanie pewnej sfery działalności a czym innym tworzenie narzędzi informatycznych, które na tych ustaleniach (regulacjach) powinny się opierać. Poza tym, co widać w innych wątkach, są inne priorytety dla ZoSIA, więc nie sądzę by szybko moduł nadzoru się pojawił. Poza tym i tak nie wiadomo co w tym module będzie, bo niby tam mają być dane o zasobach poza archiwami, ale potem dorabia się tworzenie dokumentów (protokoły, wystąpienia, plany kontroli, zgody na brakowanie), co już jest domeną raczej systemów klasy EZD.
Zresztą w zespole powołanym do opracowania tego modułu nie ma nikogo z archiwów, które mają oddziały zamiejscowe. Ciekawe skąd te osoby będą wiedziały, jak pracuje nadzór archiwalny w takich archiwach z oddziałami zamiejscowymi i ekspozyturami...

Nie rozumiem dlaczego mamy skończyć z krytyką NiKA? Przecież sam Pan zachęcał do zgłaszania uwag. Uwagi zostały zgłoszone i słyszę że już wystarczy...?

Zbyt na sercu mi leży dobre imię i wizerunek archiwów państwowych by siedzieć cicho i patrzeć jak ten wizerunek jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami...

Zresztą podtrzymuje swoje stanowisko, że moduł nadzoru w systemie ZoSIA nie ma podstaw prawnych w ustawie archiwalnej, tak jak obecnie system NiKA.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #36 dnia: Marzec 06, 2017, »
Nie wiem dlaczego rozmijamy się w całej tej dyskusji. Napisałem, żeby nie krytykować systemu NiKA, ponieważ nie jest już systemem rozwijanym. Jest jednak pewnym punktem wyjścia (podobnie, jak baza danych NADZOR), od którego musimy zacząć. Obecny protokół może a nawet powinien być przedmiotem dyskusji (podobnie, jak obowiązujący wcześniej wzór protokołu). Rozumiem, tak chyba należy traktować Pani uwagi, że wzór protokołu kontroli w module ZoSIA nie powinien przypominać tego z systemu NiKA. Należy też przemyśleć kwestie związane z podstawą prawną "kontroli archiwalnych", tak żeby uniknąć pojawiających się dzisiaj wątpliwości. Pisze Pani, że nie wiadomo co będzie w module ZoSIA. Też tego jeszcze nie wiem ale czy nie możemy dyskutować na forum o tym, co powinno się w nim znaleźć?
 
Pisze Pani, że wizerunek archiwów jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami..., to jak ocenić stan, który funkcjonował w archiwach państwowych przez ponad trzydzieści lat. Nadzór archiwalny prowadził kontrole w oparciu o bardzo wątłą podstawę prawną wynikającą z art. 28 punkt 4, a procedura kontroli była regulowana przez wewnętrzne przepisy NDAP bez żadnego ustawowego umocowania. Mało tego, DKN zalecał prowadzenie czynności kontrolnych poza lokalem archiwum zakładowego wbrew zapisom ustawy (oczywiście nieoficjalnie). Trudno nie ulec wrażeniu, że jednak chodzi o gonienie króliczka.

Przyjęła Pani rolę recenzenta i trzeba tę rolę zaakceptować. Tacy ludzie też są potrzebni, może dzięki temu będzie można uniknąć błędów popełnianych w przeszłości.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #37 dnia: Marzec 06, 2017, »
No to po kolei, bo widać, że woda drąży skałę  ;) i zaczyna być widać niewielkie efekty

Nie wiem dlaczego rozmijamy się w całej tej dyskusji. Napisałem, żeby nie krytykować systemu NiKA, ponieważ nie jest już systemem rozwijanym. Jest jednak pewnym punktem wyjścia (podobnie, jak baza danych NADZOR), od którego musimy zacząć.   

To nie jest kwestia rozmijania tylko zrozumienia.
System NiKA (choć to zbyt szumna nazwa "system") nie jest żadnym punktem wyjścia, tylko systemem który podobno obowiązuje w archiwach państwowych. Generuje sprzeczne z ustawą archiwalną dokumenty, więc go kwestionuję, by zmusić tych co to ewentualnie czytają do zastanowienia i zmian. Szkoda że ten system nie jest choć zmieniany w ramach istniejących funkcjonalności, bo może udałoby się choć formularze pozmieniać i dostosować do przepisów prawa o kontrolach archiwów państwowych. Nie musi być rozwijany ale powinien być choć utrzymywany i korygowany!

Pisze Pani, że nie wiadomo co będzie w module ZoSIA. Też tego jeszcze nie wiem ale czy nie możemy dyskutować na forum o tym, co powinno się w nim znaleźć?   
Trudno dyskutować nad czymś czego nie ma. Z decyzji o powołaniu zespołu wynika, że ma się zajmować modułem nadzoru, ale jakiego nadzoru? co pod tym pojęciem ktoś rozumie? czy np. także przejmowanie materiałów archiwalnych? czy ekspertyzy i opinie konserwatorskie? czy uzgadnianie przepisów? itp. itd. Skoro przedmiot działania zespołu jest nieprecyzyjny, to trzeba poczekać choć na efekty prac. Może będzie wiadomo jakie są założenia (o ile oczywiście zostaną upublicznione) by móc dyskutować. No chyba, że tzw. "dyskusja" jest potrzebna by wiedzieć co w ogóle robić. W sumie to zespół powstał 31 stycznia. Działa już ponad miesiąc. Może warto ich zapytać. Ja niestety nie mam mocy sprawczych innych jak wniosek, ale obawiam się odpowiedzi na miarę tej o kryteriach przy powołaniu CKAOD  :P


Pisze Pani, że wizerunek archiwów jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami..., to jak ocenić stan, który funkcjonował w archiwach państwowych przez ponad trzydzieści lat. Nadzór archiwalny prowadził kontrole w oparciu o bardzo wątłą podstawę prawną wynikającą z art. 28 punkt 4, a procedura kontroli była regulowana przez wewnętrzne przepisy NDAP bez żadnego ustawowego umocowania. Mało tego, DKN zalecał prowadzenie czynności kontrolnych poza lokalem archiwum zakładowego wbrew zapisom ustawy (oczywiście nieoficjalnie). Trudno nie ulec wrażeniu, że jednak chodzi o gonienie króliczka.

No cóż miałam nadzieję, że ma Pan większą orientację w zakresie tego co obowiązywało i co obowiązuje. Kontrole archiwalne nie są prowadzone od trzydziestu lat tylko o wiele dłużej. Fakt, że taki przepis był w ustawie wynikało z takiego a nie innego systemu prawnego. Przypominam, że wtedy był otwarty system źródeł prawa. To, że nic się w tym zakresie nie zmieniało, wiemy dobrze dlaczego... Nie muszę przypominać, że w latach 90-tych nawet samorząd gminny wyszedł do niepaństwowego zasobu archiwalnego. Pewną niemoc regulacją NDAP, często niezawinioną, ujawniła w pełni kontrola NIK z 1998 r. Przywoływany przez Pana DKN powstał w 2009 r. i jak na krótki okres jego działania i nikły zasób kadrowy, to efekty miał imponujące, m.in. przeprowadził cały proces nowelizacji ustawy archiwalnej, że już o innych sprawach nie będę pisać - warto poczytać sprawozdania.
Ciekawy jest Pana odbiór kontroli sprzed nowelizacji. Gdyby Pan dobrze wczytał się w zalecenia i stanowisko NDAP, to by Pan zauważył, że kontrola w komórkach miała dotyczyć tej dokumentacji która powinna być na stanie archiwum zakładowego a z różnych przyczyn nie była. Skoro kontrola dotyczyła materiałów archiwalnych w archiwum zakładowym, a ich tam nie było, bo nie przestrzegano przepisów, to trzeba było ich poszukać w komórkach, więc gdzie tu mijanie się z prawem, choć było to na cienkiej linii.

Obecnie po nowelizacji ustawy archiwalnej potwierdzam ponownie, że nie mają podstaw prawnych prace nad modułem "nadzoru" w ZoSIA, sam system NiKA nie ma podstaw prawnych, a to co z tego systemu jest "wypluwane" woła o pomstę...

Przyjęła Pani rolę recenzenta i trzeba tę rolę zaakceptować. Tacy ludzie też są potrzebni, może dzięki temu będzie można uniknąć błędów popełnianych w przeszłości.

Uprzejmie zawiadamiam, że nie przyjęłam żadnej roli, zwłaszcza recenzenta. Przyjmowanie ról bowiem znacznie ogranicza. Proszę więc by mnie Pan w tej roli nie stawiał i mi jej nie przypisywał. Analizuję rzeczywistość, wyciągam wnioski, dzielę się z nimi... Zawsze tak robiłam i zamierzam nadal... A czy to się komuś podoba czy nie... No cóż nikt nie powiedział że bycie na świeczniku i odpowiedzialność za sprawy ogólnopolskie to pasmo sukcesów... A coś mi się wydaje, że kto inny goni króliczka i nie zamierza go łapać... ;)

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #38 dnia: Marzec 10, 2017, »
O kontrolach z perspektywy kontrolowanych:
http://sas-sap.com/?id=Articles&article=40

Offline szerka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 104
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #39 dnia: Marzec 16, 2017, »
Witam, pytanie przyziemne. Czy kontrolujący archiwum zakładowe w urzędzie administracji zespolonej (po ostatniej nowelizacji ustawy) ma prawo/obowiązek rozszerzenia kontroli do postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną na stanowisku pracy urzędnika ?
Pozdrawiam
szerka

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe
« Odpowiedź #40 dnia: Marzec 16, 2017, »
Witam, pytanie przyziemne. Czy kontrolujący archiwum zakładowe w urzędzie administracji zespolonej (po ostatniej nowelizacji ustawy) ma prawo/obowiązek rozszerzenia kontroli do postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną na stanowisku pracy urzędnika ?
Pozdrawiam
szerka

A jak brzmi zakres kontroli w upoważnieniu do tej konkretnej kontroli?
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 3 przedstawiciel archiwum państwowego - jeżeli oczywiście przywoła tę podstawę prawną a nie np. art. 21 - ma prawo kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania, czyli, jeżeli w upoważnieniu napisano, że kontrola dotyczy tylko archiwum zakładowego to nie może kontrolować komórek, ale jeżeli zapisano w upoważnieniu, że kontrola dotyczy postępowania itd. to może rozszerzyć kontrolę na postępowanie z dokumentacją w komórkach.