Autor Wątek: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach  (Przeczytany 2834 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?

Offline ibupro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Mój post to nie sposób na wywołanie negatywnych emocji na forum, a podsumowanie ponad pół setki uwag, które zostały przeze mnie przygotowane w odpowiedzi na pismo z CKM. Czy wszystkie one trafiły do zbiorczych uwag przygotowanych przez moje Archiwum i przesłanych do Warszawy w wielkim pośpiechu, gdyż upływał termin ich nadsyłania - nie wiem.
Dlaczego krytykujemy dokonania CKM dopiero teraz, skoro plan posiedzeń Komisji od dawna jest dostępny na stronie internetowej? Plan nie ma tu wiele do rzeczy. Skąd mamy wiedzieć na jakim etapie są prace, kto koordynuje redakcję wskazówek? Do czego mamy zgłaszać uwagi, skoro nie mamy dostępu do projektu i nie spotykamy się towarzysko lub służbowo z członkami Komisji.
Faktycznie możemy się wypowiedzieć dopiero wtedy, gdy do archiwów trafia oficjalne pismo z prośbą o opinię. Wtedy jednak za przygotowanie opinii jest odpowiedzialna jedna osoba, a o zgłaszanie wniosków też są proszone konkretne osoby (tak przynajmniej jest/było u nas). Nie do wszystkich trafia informacja drogą służbową, a nie wiem czy Komisja ma jakiekolwiek przesłanki do tego, aby uwzględniać uwagi postronnych w tym wypadku osób i jak miałyby się one komunikować z członkami Komisji. Ifar jest raczej klubem dyskusyjnym, a nie opiniodawczym (poza tym informacja o możliwości wnoszenia uwag na ifarze pojawiła się 2 II br.). Jeśli członkowie CKM chcieliby pełnej współpracy, zwłaszcza na początkowym etapie prac powinni informować wcześniej nie tylko o temacie obrad, lecz również kto jest osobą wyznaczoną do redakcji wskazówek i gdzie można zgłaszać uwagi do zarysu projektu, trzeba też ten projekt pokazać.
Sarkastyczna uwaga dotycząca nazwy geograficznej - zapraszam do działu kwerend - posiedź sobie Prześmiewco i pokwerenduj to będziesz wiedział dlaczego jest to najistotniejsza część nazwy zespołu - nie tylko usc. Czy nazwy współczesne, czy z epoki - to właśnie powinny w sposób jasny i wyraźny określać wskazówki. Nawet jeśli miałoby to trącić w tym wypadku anachronizmem (np. nazwa z okresu istnienia aktotwórcy i obecna przynależność administracyjna, bo tak to chyba najczęściej jest w archiwach rozwiązywane), jest to sprawa umowna, a celem nadrzędnym jest łatwość dotarcia do właściwych akt. (A tak przy okazji, czy przy wyszukiwaniu w Pradziadzie, w raporcie wyszukiwania nie można byłoby podać od razu przy wyfiltrowanej nazwie parafii przynajmniej numeru archiwum).
Akta organizacyjne - już o tym było - powinny zostać przesunięte do akt gmin, albo do pieca (znaczy wybrakować).
Daty jednostek - w sumie jeśli datę umieścilibyśmy w tytule np. Akta małżeństw z roku 1888" to każdą mniej lub bardziej trafną decyzję da się przełknąć. Jeśli jednak będziemy rozszerzać ile się da ramy chronologiczne jednostek, to przy filtrowaniu i chronologicznym sortowaniu akt w bazie, co przy typowaniu akt do przeglądania jest bardzo poręczne, będziemy mieć bałagan.
I jeszcze proszę mnie oświecić, jeśli się mylę. Według zapisu w projekcie wskazówek zmienia się zakres terytorialny, zamykamy zespół, tak jakoś? Jeśli w obecnie istniejącym Urzędzie Stanu Cywilnego w X są przechowywane księgi z lat 1946-1954 dla całej gminy X, z lat 1955-1957 trzy odrębne fizycznie ciągi akt z trzech gromad: wiodącej - X oraz Y, Z, i od roku 1958 do dziś znów wspólne księgi dla całego obszaru gminy, to w archiwum będziemy mieli pięć zespołów, w tym trzy o tej samej nazwie: Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1946-1954, Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1955-1957, Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1958-?, Urząd Stanu Cywilnego w Y z lat 1955-1957, Urząd Stanu Cywilnego w Z z lat 1955-1957. Moim zdaniem absurd ? dlatego sugestia, aby rozejrzeć się w archiwach zakładowych jest jak najbardziej na miejscu. Aaa i jeszcze te, które nazywają ?zabużańskimi?, czyli zawierające akta stanu cywilnego odtworzone po II wojnie ? dla nich też odrębny zespół?
Tyle tytułem podsumowania na koniec, bo posiedzenie już się chyba odbyło. Nie ma jeszcze wglądu w stosowny protokół posiedzenia CKM.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Dwoma rękami podpisuję się pod tym co napisał ibupro.
Zawsze uważałam, że archiwiści od opracowania i od kształtowania zasobów powinni czasami posłuchać tych, którzy zajmują się kwerendami i kontaktami z użytkownikami   ;D
Pytanie tylko, czy znajdzie to zrozumienie w NDAP...

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?

Wprawdzie wykaz akt dla archiwów państwowych jest z 2012 r., a nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego weszła później, to jednak zjawisko korespondencji w sprawie dokładania informacji do aktów ujętych w księgach stanu cywilnego było już wcześniej. Pytanie, gdzie wtedy takie pisma klasyfikowano?
Niezależnie od powyższego z pytania Pana Aleksandra rozumiem, że chodzi o jakąś korespondencję z kierownikami usc celem dokonania przez nich adnotacji? Bo chyba nie o same adnotacje.
Jeżeli o korespondencję to warto najpierw zacząć od ustaleń z koordynatorem czynności kancelaryjnych co do sposobu postępowania, bo to on ma czuwać nad jednolitością na poziomie całego archiwum oraz prawidłowością klasyfikacji dokumentacji.
A przy takim zastanawianiu się warto wziąć pod uwagę to czy takie pisma będą odkładane do teczek zespołów/zbiorów czy nie?
Moim zdaniem najbardziej pasuje ?511 Przejmowanie materiałów archiwalnych?, ponieważ te adnotacje (zmiany w aktach stanu cywilnego) są jakby przyjęciem do zasobu nowych informacji. Oczywiście jest to naciągane, ale bieżący problem trzeba rozwiązać, więc taka propozycja.

Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?

Offline urzędas

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 79
Ibupro - chwała Ci za to!
Nareszcie głos archiwisty - praktyka kontra marne pomysły tych u góry.
W kontekście tego jak cudnie robi się kwerendy w ZoSIA (o czym pisał wcześniej A. Korolewicz w innym wątku) tym bardziej daje do myślenia i woła o pomstę do nieba.
 :-[


 

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Tak, o to właśnie chodzi, o pisma w sprawie. Do koordynatora wysłałem już zapytanie, ale trudno będzie tu coś dopasować. Wcześniej takich spraw nie było, ale przecież będą, więc trzeba się przygotować. Wydaje mi się, że konieczna będzie zmiana w jrwa, każdy punkt byłby tu obecnie naciągany, najważniejsze by była to kat. A.

Cytuj
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
O tak, bardzo istotna uwaga. Kopię cyfrową takiej strony trzeba będzie zapewne wykonać ponownie i ponownie podpiąć. Szczególnie uważać będzie trzeba, by nie wykonać uwierzytelnionej kopii lub odpisu z wersji nieaktualnej.


Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 419
  • Płeć: Mężczyzna
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
Z tego co mi się obiło o uszy była o tym mowa na posiedzeniu CKM.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Tak, o to właśnie chodzi, o pisma w sprawie. Do koordynatora wysłałem już zapytanie, ale trudno będzie tu coś dopasować. Wcześniej takich spraw nie było, ale przecież będą, więc trzeba się przygotować. Wydaje mi się, że konieczna będzie zmiana w jrwa, każdy punkt byłby tu obecnie naciągany, najważniejsze by była to kat. A.

Oczywiście że takie sprawy były. Kierownicy USC wysyłali jednak pisma z żądaniem by to archiwa dokonały zmian w aktach stanu cywilnego (np. umierał ktoś w wieku 105 lat, a akta były już w AP). Był z tym ogromny problem i radzono sobie różnie, np. wkładano taką korespondencję do księgi... Między innymi te przesłanki były podstawą uwag NDAP do ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i wprowadzenie zasady, by to kierownicy USC wykonywali te czynności a nie archiwiści państwowi.

Nie sądzę by była konieczność zmian w JRWA, bo jak niby miałoby brzmieć takie hasło w JRWA i ile byłoby tam spraw rejestrowanych? Po co więc z tego robić odrębną rejestrację spraw?
Coraz bardziej wydaje mi się zasadnym ustalenie, że najwłaściwsze jest  " 511 Przejmowanie...". W końcu jest to przyjęcie na stan zasobu nowych informacji, które są w akcie stanu cywilnego. Ważne by ustalić, że takie pisma wchodzą w obręb teczki zespołu/zbioru.
Gdyby tych spraw rzeczywiście było dużo, to zawsze można wydzielić tzw. podteczkę.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
Z tego co mi się obiło o uszy była o tym mowa na posiedzeniu CKM.

To zazdroszczę dostępu do informacji  ;) Moje uszy są za daleko, a z dostępnych na stronach www informacji to nie wynika... i dlatego poruszyłam ten temat...

Aleksander Korolewicz

  • Gość
Dziękuję, Ewo P. Może faktycznie stosowanie 511 będzie dobrym rozwiązaniem. Nie wiem jeszcze, co na to nasz "kacyk".
Ciekaw jestem, czy w archiwach będzie w tym względzie jednolitość opinii i zastosowania.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Dwoma rękami podpisuję się pod tym co napisał ibupro.
Aha. Ciekawe czy pod tym, co poniżej, też?
Cytuj
Akta organizacyjne - już o tym było - powinny zostać przesunięte do akt gmin, albo do pieca (znaczy wybrakować).
Pytanie tylko, czy znajdzie to zrozumienie w NDAP...
Na zrozumienie w kwestiach brakowania, tudzież przesuwania do pieca akt organizacyjnych urzędów, z XIX w . i pierwszej poł. XX w., raczej bym nie liczył...
Absens carens

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Szkoda, że tylko tyle stwierdzeń Pan wyczytał  :( To akurat było najmniej istotne w wypowiedzi ibupro, ponieważ w tym zakresie są już podjęte ustalenia. Nie było sensu by to komentować. Istotą postu ibupro było skorelowanie opracowania (opisu) akt stanu cywilnego z możliwościami wyszukiwawczymi.
Rozumiem jednak, że nie dyskutujemy tylko się czepiamy...

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 419
  • Płeć: Mężczyzna
Dziękuję, Ewo P. Może faktycznie stosowanie 511 będzie dobrym rozwiązaniem. Nie wiem jeszcze, co na to nasz "kacyk".
Ciekaw jestem, czy w archiwach będzie w tym względzie jednolitość opinii i zastosowania.
To może przy okazji wprowadzenia tych przepisów w życie wprowadzono by hasło uzupełniające do JRWA dla archiwów państwowych.

Offline Michał Serdyński

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 483
  • Płeć: Mężczyzna
Szkoda, że tylko tyle stwierdzeń Pan wyczytał  :( To akurat było najmniej istotne w wypowiedzi ibupro, ponieważ w tym zakresie są już podjęte ustalenia. Nie było sensu by to komentować. Istotą postu ibupro było skorelowanie opracowania (opisu) akt stanu cywilnego z możliwościami wyszukiwawczymi.
Rozumiem jednak, że nie dyskutujemy tylko się czepiamy...
Czepiamy czy nie  :D
Proponuję, aby to co było "istotne w wypowiedzi ibupro" wypowiedział się sam ibupro. Może "istota postu" ibupro jest inna?

Offline ibupro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?
U nas od lat zawiadomienia z usc, zarówno krajowych, jak i zagranicznych rejestrowano jako kwerendę. Zawiadomienie trafiało do osób realizujących kwerendy, które wkładały pisemko do księgi lub przesyłały do archiwów bądź urzędów stanu cywilnego zgodnie z właściwością. Jakby coś, zawsze zostawał ślad kto gdzie i kiedy wysłał, przesłał, umieścił w księdze. Wydaje się sensowne, bez zbędnych komplikacji, zwłaszcza jeśli nie jesteśmy właściwi w danej sprawie. Teraz lokalny urzędnik stanu cywilnego zgodnie z przepisami będzie przyjeżdżał i dopisywał, natomiast zagraniczni ograniczą się do przesłania zawiadomienia na stosownym formularz (często z dokładnością do 100-400 km), a nam średnia statystyczna kwerendowa rośnie. Rozszerzanie jrwa, aby odnotować zawiadomienia z usc? Uważam, że traktowanie przejęć materiałów archiwalnych z urzędów stanu cywilnego (np. 1 karty zawierającej zawiadomienie o zgonie) z takimi samymi szykanami jak wielometrowych zespołów jest czasami wręcz absurdalne.