Tak jak zostało to opisane w ustawie (art. 6 ust. 2 pkt 2) oraz w rozporządzeniu z 2015 r. kwalifikator dokumentacji tworzy się wtedy, gdy istnieje potrzeba określenia różnorodnej kwalifikacji archiwalnej dla jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji. Ma on być uzupełnieniem JRWA.
Czyli najpierw musi być klasa w JRWA np. tak jak jest to w załączniku nr 3 do rozporządzenia z 2015 r., czyli klasa 400 Konstruowanie sprzętu mechanicznego. Pod tą klasą ujęta będzie dokumentacja na różnych etapach prac konstrukcyjnych, której wartość archiwalna jest różnorodna. Prace konstrukcyjne nad danym sprzętem są bowiem jednorodnym zagadnieniem (sprawą), ale wartość archiwalna dokumentów jest różna. Z tego względu powstaje kwalifikator i określa się dla tej dokumentacji różne kategorie archiwalne. Nie da się tego zrobić w JRWA, bo tam klasa powinna mieć jedną kategorię archiwalną, ale można tę różnorodność kwalifikacji uwidocznić w kwalifikatorze.
Kwalifikator nie jest obowiązkowy - wynika to z art. 6 ust. 2 pkt 2, gdzie jest mowa, że JRWA może być uzupełniony przez kwalifikator, czyli nie musi tylko może.
Pytanie więc, jakie rodzaje dokumentów składają się na dokumentację systemu utrzymania (trochę o tym napisano, ale raczej przez pryzmat czynności niż dokumentów? Jak dokumentacja jest prowadzona, czyli czy i jak jest rejestrowana, jak jest grupowana? Jaka jest klasa w JRWA i kategoria archiwalna, która jej odpowiada?