EZD a dokumentacja nietworząca akt sprawy

[pechu]

O ile jasne wydaje się stosowanie systemu EZD (mowa o EZD PUW) do dokumentacji stanowiącej akta sprawy, o tyle niejasne jest dla mnie postępowanie z dokumentacją nie tworzącą akt sprawy. Jak wiemy dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Mowa jest o urzędzie, w którym wskazano system EZD jako podstawowy i teraz pytanie: o ile się orientuje w systemie EZD mamy koszulkę i możemy z niej utworzyć sprawę. Jeśli mamy np. listy płac albo akta osobowe, które nie stanowią akt sprawy, to prowadzimy je w systemie EZD czy poza nim, w odrębnych systemach dziedzinowych jak bywało to do tej pory? A jeśli w nim to czy istnieje możliwość przyporządkowania do klasy z wykazu akt bez nadawania numeru sprawy?

[Ewap]

Świetny problem do przedyskutowania.
Trochę ogranicza to, że ma być to tylko w kontekście EZD PUW.
Nie wiem jak sobie radzi system EZD PUW, czy eDOK, ale może warto rozszerzyć dyskusję na ten temat.

Całość dokumentacji w danym podmiocie ma być gromadzona w akta spraw lub w jako dokumentacja nietworząca akt spraw.
Jeżeli podmiot wybrał jako podstawowy system dokumentowania spraw - EZD (myślę tu o EZD w rozumieniu art. 6 ust. 1a ustawy, a nie o nazwie jakiegoś produktu), to całość dokumentacji powinien obsługiwać w ramach systemu EZD. Może wskazać wyjątki, ale przy ściśle określonych przesłankach. Wszyscy je znamy, więc nie będę ich przytaczała. Nie ma w tych przesłankach "dokumentacji nietworzącej akt sprawy".
Dokumentacją nietworzącą akt sprawy nie są systemy dziedzinowe. To są odrębne byty obok których może istnieć dokumentacja pomocnicza grupowana jako akta spraw lub jako dokumentacja nietworząca akt sprawy w ramach tych systemów lub poza nimi.

Oznacza to, że w systemie EZD musi być możliwość obsługi nie tylko akt sprawy ale także dokumentacji nietworzącej akt sprawy. To nie jest trudne. Znam taki system klasy EZD, który to robi.

To co mnie zastanawia w poście pechu to stwierdzenie, że mając koszulkę można utworzyć sprawę. Czyżby oznaczało to, że mogą istnieć dokumenty w koszulkach bez przypisania do sprawy a tym samym do klasy z JRWA i kategorii archiwalnej?
Pytanie czy ten problem wyszedł w ramach kontroli archiwalnych w urzędach, które mają EZD PUW? Oraz czy archiwa państwowe, które wdrożyły ten system dostrzegły to zagrożenie i problem?

Listy płac - z tego co mi wiadomo - nie były prowadzone w systemach dziedzinowych, tylko z nich generowane i drukowane. Jak najbardziej mieszczą się w pojęciu dokumentacji nietworzącej akt sprawy, ale przez to że były drukowane i podpisywane na papierze, są zarządzane w teczkach i sposobem tradycyjnym.

Akta osobowe - zgodnie z obowiązującym prawem - nie mogły być w systemach dziedzinowych (raczej dane na podstawie tych akt), ponieważ zgodnie z przepisami prawa pracy musiały być papierowe i w teczkach. Na marginesie - akta osobowe to nie jest dokumentacja nietworząca akt spraw, tylko dokumentacja gromadzona w ramach tzw. teczki zbiorczej. Same dokumenty w tych aktach mają lub nie mają znaki spraw, ale były w konkretnych sprawach, np. zatrudnienie pracownika, awansowanie, nagroda, kara, szkolenie, itp. itd.

Wracając do pytania początkowego każdy system klasy EZD powinien mieć funkcjonalność obsługi dokumentacji nietworzącej akt sprawy także w postaci elektronicznej.

[pechu]

Pytam o EZD PUW bo ten będzie wdrażany w mojej instytucji i z nim miałem jako taką styczność. Nie wiem jak to działa w innych systemach EZD niestety.

Co do wydruków list płac - takie rozwiązanie byłoby proste z tym, że w EZD PUW wyjątki prowadzone w formie papierowej i tak (w przypadku dokumentacji tworzącej akta sprawy) rejestruje się w EZD PUW, a kolejne pisma również sporządza się w systemie. Od spraw prowadzonych w całości elektronicznie odróżnia je to, że oryginały pism wpływających są trzymane nie w składzie chronologicznym, a u referenta prowadzącego sprawę. Pisma wychodzące do tej sprawy są z kolei sporządzone w EZD PUW, ale "oryginał" a/a jest drukowany i również dołączany do teczki sprawy. Stąd też moje wątpliwości bo jak rozumiem w urzędzie, w którym EZD PUW (czy ogólnie EZD) jest podstawowym systemem powinien w nim zostać ślad całości prowadzonej dokumentacji, nie tylko stricte elektronicznej. Inną sprawą jest, że z tego co się orientuje EZD PUW nie ma specjalnych narzędzi do sporządzania list płac i innej tego typu dokumentacji. Raczej klasyczne teksty w Wordzie. Stąd moje pytanie o systemy dziedzinowe.

Czyżby oznaczało to, że mogą istnieć dokumenty w koszulkach bez przypisania do sprawy a tym samym do klasy z JRWA i kategorii archiwalnej?

W mojej dotychczasowej styczności z EZD PUW wyglądało to tak, że kancelaria skanuje pismo wpływające i przekazuje do sekretariatu/pracownika w formie "koszulki", a dopiero pracownik przypisuje sprawę do właściwej klasy z JRWA tym samym nadając numer sprawy (system z automatu pilnuje kolejności) i kategorię archiwalną. Teoretycznie możliwe jest, że taki dokument wisi sobie w koszulce bez przypisania do sprawy, ale to podobnie jakby referent dostał sprawę na biurko i... nic z nią nie robił.

[Kajka]

To co mnie zastanawia w poście pechu to stwierdzenie, że mając koszulkę można utworzyć sprawę. Czyżby oznaczało to, że mogą istnieć dokumenty w koszulkach bez przypisania do sprawy a tym samym do klasy z JRWA i kategorii archiwalnej?
Pytanie czy ten problem wyszedł w ramach kontroli archiwalnych w urzędach, które mają EZD PUW? Oraz czy archiwa państwowe, które wdrożyły ten system dostrzegły to zagrożenie i problem?

Osoba, która uważa się za eksperta w zakresie zarządzania dokumentacją nie zna mechanizmów działania jednego z najistotniejszych systemów EZD w administracji    (który bynajmniej nie jest "cudem" zrodzonym w COI) ?
Mogę zapewnić że przynajmniej cześć urzędów pracujących na tym systemie dostrzega problem. Chociaż jeśli w urzędzie nie funkcjonuje osoba koordynatora czynności kancelaryjnych (a nie w każdej instrukcji kancelaryjnej taka rola się pojawia) to ciężko jest zdyscyplinować pracowników aby postępowali zgodnie z przepisami.
Jak jest to odbierane w archiwach państwowych trudno jest mi ocenić ale sądzę że skala problemu w AP które posiada kilkudziesięciu pracowników i ograniczony obieg dokumentacji pomiędzy komórkami, niż w urzędzie centralnym który posiada kilka tysięcy pracowników, kilkadziesiąt, departamentów, setki wydziałów i skomplikowany wewnętrzny obieg dokumentacji.
Jeśli archiwum nadzorujące urząd nie pracuje w EZD to rozmowa jest tak jak ze ślepym o kolorach 
Opóźnienia we wdrożeniu EZD w archiwach państwowych i brak wykształcenia kompetencji cyfrowych wśród archiwistów to kolejny grzech na sumieniu poprzedniego kierownictwa NDAP.

[Ewap]

To co mnie zastanawia w poście pechu to stwierdzenie, że mając koszulkę można utworzyć sprawę. Czyżby oznaczało to, że mogą istnieć dokumenty w koszulkach bez przypisania do sprawy a tym samym do klasy z JRWA i kategorii archiwalnej?
Pytanie czy ten problem wyszedł w ramach kontroli archiwalnych w urzędach, które mają EZD PUW? Oraz czy archiwa państwowe, które wdrożyły ten system dostrzegły to zagrożenie i problem?

Osoba, która uważa się za eksperta w zakresie zarządzania dokumentacją nie zna mechanizmów działania jednego z najistotniejszych systemów EZD w administracji    (który bynajmniej nie jest "cudem" zrodzonym w COI) ?
Mogę zapewnić że przynajmniej cześć urzędów pracujących na tym systemie dostrzega problem. Chociaż jeśli w urzędzie nie funkcjonuje osoba koordynatora czynności kancelaryjnych (a nie w każdej instrukcji kancelaryjnej taka rola się pojawia) to ciężko jest zdyscyplinować pracowników aby postępowali zgodnie z przepisami.
Jak jest to odbierane w archiwach państwowych trudno jest mi ocenić ale sądzę że skala problemu w AP które posiada kilkudziesięciu pracowników i ograniczony obieg dokumentacji pomiędzy komórkami, niż w urzędzie centralnym który posiada kilka tysięcy pracowników, kilkadziesiąt, departamentów, setki wydziałów i skomplikowany wewnętrzny obieg dokumentacji.
Jeśli archiwum nadzorujące urząd nie pracuje w EZD to rozmowa jest tak jak ze ślepym o kolorach 
Opóźnienia we wdrożeniu EZD w archiwach państwowych i brak wykształcenia kompetencji cyfrowych wśród archiwistów to kolejny grzech na sumieniu poprzedniego kierownictwa NDAP.

A o jakiej osobie piszesz? Jeżeli o mnie, to tak jestem ekspertem a nie tylko się za niego uważam ale wiem też o czym piszę. Chciałam jednak upewnić się co do mojej wiedzy, stąd forma pytania...
Nie uważam ani EZD PUW ani eDOK za "najistotniejsze" systemy w administracji i za doskonałe systemy. Żadne systemy takie nie są. Są to jedne z wielu narzędzi, promowane bo są wdrażane bez potrzeby określania wymagań i bez zamówień publicznych. Ot idą według klucza... Jedynie EZD PUW jest podobno za darmo. Z tego co wiem to eDOK jest za pieniądze...

Bez względu na skalę sposób pracy w systemach EZD jest ten sam... Jeżeli ma się środowisko testowe czy szkoleniowe, to przecież można zrobić symulacje... No chyba, że ma się tylko środowisko produkcyjne...

Jakie opóźnienia we wdrożeniu EZD? Przecież każdy z dyrektorów mógł przygotowywać swoje archiwum do tego, zgłaszać się że jest chętny, ale chętnych pewnie nie było... Mógł też powalczyć o środki na zakup takiego systemu, za zgodą NDAP.

Uważam, że NDAP powinno odgrywać dużą rolę w kreowaniu polityki szkoleniowej, ale zdecydowane za podnoszenie kompetencji kadr archiwów państwowych odpowiadają dyrektorzy archiwów państwowych. Wystarczy sięgnąć do ustaw i rozporządzeń dot. służby cywilnej. I proszę nie wierzyć, że nie ma na to pieniędzy w budżetach archiwów....

Jeżeli jednak chce Pan/Pani Kajko za wszelką cenę udowodnić, że poprzednio było źle a teraz jest cudownie, to proszę o więcej pokory. I teraz nie wszystko wychodzi mimo szczerych (zapewne) chęci - por. strona internetowa NDAP. I wcześniej też nie wszystko się udawało. Jednak to poprzednicy załatwili pieniądze na ADE! Pytanie tylko jak są wydawane... bo ani słuchu ani widu....
Nie chodzi więc o to by się licytować, ale też nie o to by czekać aż się wszystko dostanie na tacy....
Ja też nie zostałam ekspertem od razu.... 

[Ewap]

Osoba, która uważa się za eksperta w zakresie zarządzania dokumentacją nie zna mechanizmów działania jednego z najistotniejszych systemów EZD w administracji    (który bynajmniej nie jest "cudem" zrodzonym w COI) ?

I jeszcze jedno. Proszę nie mylić znajomości zasad pracy w systemach klasy EZD i obsługi tam pism i spraw ze znajomością konkretnych funkcjonalności w konkretnym systemie.
To że obecnie nie pracuję w ZoSIA nie oznacza że nie znam metodyki archiwalnej, a tym bardziej sposobu obsługi zasobu archiwalnego w narzędziach informatycznych Potrafię sobie wyobrazić nawet lepszą analitykę biznesową w tym zakresie i lepsze przygotowanie wymagań oraz lepszy system w zakresie funkcjonalności i dostępnych opcji.
Zresztą powstają też inne systemy do obsługi archiwów z zasobem historycznym... Więc nie utożsamiajmy zasad pracy kancelaryjnej czy archiwalnej z funkcjonalnościami systemu realizującymi te zasady lepiej lub gorzej...

A lista kontrolna dla systemów EZD - z tego co pamiętam powstała - ale prace nad nią zostały zablokowane  . Ciekawe dlaczego?