Autor Wątek: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR  (Przeczytany 3372 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1700
Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« dnia: Grudzień 21, 2016, »
Proponuję kontynuować dyskusję o użytkownikach w archiwach państwowych tutaj, dla przypomnienia link do wątku, gdzie dyskusja się zaczęła:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2922.75.html

Na Zjeździe padła propozycja wspólnego spotkania w NDAP archiwistów i użytkowników.
Uważam, że to swietny pomysl.
Jak zatem zachęcić użytkowników, żeby przyszli i porozmawiali z nami?

Offline Hadrian

  • archiwa_2.5
  • słuchacz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 19
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #1 dnia: Grudzień 21, 2016, »
Prawdopodobnie jedyna droga, aby porozmawiać z użytkownikami na żywo to zdefiniowanie ich grup, które mogą mieć własne sprecyzowane odczucia i opinie, np. genealodzy, naukowcy, studenci ... i wysłanie zaproszeń do organizacji, które mogą wydelegować swoich przedstawicieli na spotkanie.
Natomiast, aby dotrzeć do "szarego" użytkownika można by w pracowniach wyłożyć ankiety satysfakcji (dołączać do zgłoszenia użytkownika?) gdzie w sposób anonimowy wyrażą swoje opinie na temat obsługi. Na tej podstawie możliwe będzie wyciągnięcie wniosków na temat konkretnych AP i sieci jako całości.
Trzeba by jednak zapewnić wypełniającym je użytkownikom poczucie, że to co napiszą, jeżeli opinie będą negatywne, nie zostanie w jakiś sposób użyte przeciwko nim przez archiwistów. Może więc coś w rodzaju niebieskiej skrzynki, która funkcjonowała kiedyś w szkołach, gdzie anonimowo wrzucało się zgłoszenie, a dostęp do jej zawartości miał jedynie pedagog?

Offline Ela Czajka

  • archiwa_2.5
  • słuchacz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 29
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #2 dnia: Grudzień 22, 2016, »
Uważam, że spotkanie z użytkownikami to świetny pomysł. Wydaje nam się, że umiemy się nimi zajmować, a może oni mają inne odczucia? Podejrzewam, że będzie opór części środowiska archiwalnego, sama usłyszałam opinię, że za bardzo otwieramy się na ludzi, że kolejnym krokiem pewnie będzie otwarcie magazynów. Mam nadzieję, ze to jednak skrajna opinia.
A dotrzeć można wszelkimi kanałami. Po co w archiwach strony internetowe, fejsbuki i twitery? Również do kontaktu z użytkownikami. Tam można zachęcać np. do wypełniania ankiet on-line. I to o czym wspomniał Hadrian - niebieskie skrzynki, do których ma dostęp np. tylko dyrektor lub wyznaczony przez niego pracownik (spoza udostępniania)

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1322
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #3 dnia: Grudzień 22, 2016, »
Szanowni,


porządkowo bo chyba Hania przeoczyła mój post - dyskusja o udostępnianiu - również w tym kontekście co na Zjeździe była również tutaj:

http://www.ifar.pl/index.php/topic,560.0.html

lub (oczywiście piszę to z duuuuuuużym ;)... tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,591.0.html

Pozdrawiam,
Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 356
    • LinkedIn
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #4 dnia: Grudzień 30, 2016, »
Dodam chyba jeszcze nigdy nie poruszany u nas wątek: rodzic - użytkownik z dzieckiem robiący kwerendy... Czy archiwa są gotowe?

Jeśli iść do przodu to tylko na całego!

Więcej po niemiecku: https://archive20.hypotheses.org/3945
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Filip Kwiatek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 02, 2017, »
Nie wiem do końca czy mają sens spotkania z użytkownikami w NDAP, chyba, że dotyczyć one będą póki co archiwów centralnych (warszawskich). Z terenu raczej nikt do stolicy nie przyjedzie, trzeba by więc potem przenieść te spotkania do archiwów państwowych zobowiązując w jakiś sposób dyrektorów do ich przeprowadzenia.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 211
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 02, 2017, »
Jak dla mnie są dwa podstawowe problemy z udostępnianiem:

  • zbyt duże różnice w zasadach udostępniania, które mamy w apach,
  • zbyt mała transparentność w sytuacjach, kiedy dokumentacja nie może zostać udostępniona.

Z powodów wymienionych powyżej użytkownicy są zdezorientowani, a co za tym idzie zirytowani.

Tak na marginesie, pamiętajmy również o zasadzie, że "klient w krawacie jest mniej awanturujący się"  ;)


Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 422

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 05, 2017, »
Zgodzę się z Marcinem-

może wystarczyłoby uporządkowanie zasad udostępniania i cenników, bo często słyszymy: u was tak, a tam inaczej... pół biedy jeśli u nas lepiej a tam gorzej ;P

pomijam, że kolejnym krokiem mogłaby być standaryzacja wyposażenia pracowni naukowych... proporcjonalnie oczywiście do ilości udostępnień... ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1577
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 08, 2017, »
Wydaje mi się trzeba zadbać zarówno o to by użytkownicy archiwów byli zadowoleni, jak też o to żeby archiwiści niepotrzebnie się nie frustrowali. To wymaga gruntownego przeglądu sytuacji, liczy się wszystko, od ujednolicenia statystyk począwszy (czy na pewno wszyscy liczą udostępnienia tak samo), warunków lokalowych, standardów dostępności ewidencji aż po szkolenia "miękkie" dla archiwistów. Mnie na ten przykład lekko zaskoczyło oburzenie niektórych archiwistów na określenie "pan" czy "pani z czytelni". Morał z tego taki, że archiwiści uważają udostępnianie za coś więcej niż np. udostępnienie książki w bibliotece, uważają to chyba za działanie naukowe, co jest nieporozumieniem zwykłym. Zwróćcie proszę uwagę że nawet klasyczna definicja archiwisty jako pracownika naukowego (PSA) nie przewiduje w tych działaniach udostępniania! Przeciwstawia się czasem tzw. klasyczną archiwistykę tym wszystkim nowoczesnym informatycznym i internetowym nowinkom. Mam wrażenie że wszelkie rewolucje w archiwistyce warto jednak zacząć od oczyszczenia jej z różnych naleciałości i przywrócenia znaczenia podstaw teorii i metodyki. Trzeba też doprecyzować i zdefiniować tzw. informację archiwalną/informację naukową w archiwach - określić jej cel, standard, zawartość oraz sposób używania przez archiwistów i archiwa. Przykład takiej nowoczesnej informacji archiwalnej to np. portal http://dawnepismo.ank.gov.pl/ .
Jarek Orszulak

Offline zo_non.sense

  • archiwa_2.5
  • słuchacz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Kobieta
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 12, 2017, »
Z mojej perspektywy, kiedy jestem i obsługą czytelni i użytkownikiem w jednym ważne jest, żeby ujednolicić pewne zasady udostępniania, oczywiście te, które można ujednolicić. Taki sam formularz zgłoszeniowy oraz rewersy, bo raczej nic nie stoi na przeszkodzie, żeby użytkownik, który korzysta z zasobu z kilku różnych AP miał możliwość wypełnienia tego samego formularza i przesłanie go do wszystkich archiwów, z których chce skorzystać. Warto w końcu wdrożyć te same zasady co do wypełniania zgłoszenia raz na rok od ostatniej zarejestrowanej wizyty w czytelni, a nie tak jak to jest wciąż praktykowane, że każdy rok kalendarzowy = nowe zgłoszenie użytkownika i zachodzi dziwna sytuacja, że użytkownicy są zdziwieni, że w jednym AP tak, a w drugim inaczej.

Widzę konieczność spotkania wszystkich pracowników obsługi czytelni, obligatoryjnie na szkoleniu lub warsztatach praktycznych z obsługi. Ważne, by każdy z nas wiedział jakich przepisów prawnych się od nas wymaga, zwłaszcza w przypadku udostępniania akt "wyjątkowych" ;), o których mowa w ustawie archiwalnej  i w ustawie o ponownym wykorzystaniu (...), może to banalne stwierdzenie, jednakże mam sygnały, że jednak nie wszędzie mają tego świadomość i w praktyce różnie się je interpretuje i stosuje.

Obecnie jestem na etapie zażartej dyskusji z moim Kiero odnośnie zrównania udostępniania z samodzielną fotografią, bo w przypadku akt zawierających dane osobowe, dane wrażliwe, należałoby wykazać daleko idącą ostrożność, jeśli idzie o samodzielną fotografię. Oczekiwałabym pewnych wytycznych odnośnie szczególnego traktowania np. ksiąg ludności, ksiąg hipotecznych i notarialnych, akt osobowych, akt po KW PZPR, w których pomiędzy protokołami egzekutywy pojawiają się charakterystyki np., lub skargi i donosy... Zasady udostępniania akt, dla których wyznaczone daty wyłączenia z udostępniania pozwalają na ich udostępnienie i fotografowanie a z drugiej strony ochrona danych osobowych i wrażliwych stoi z tym w sprzeczności, wymagają wypracowania pewnych i jednolitych zasad.

Nie do końca podoba mi się stanowisko, by odmawiać udostępniania tego typu akt tylko dlatego, że zachodzi ryzyko, że poprzez samodzielną fotografię zostaną potencjalnie naruszone czyjeś dobra osobiste, bo idąc tym tokiem rozumowania z udostępniania musielibyśmy wyłączyć naprawdę spory odsetek akt właśnie z obawy na naruszenie ww. dóbr i pisać co najmniej 30 decyzji o odmowie udostępniania tygodniowo ;/

Offline zo_non.sense

  • archiwa_2.5
  • słuchacz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Kobieta
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 12, 2017, »

Jak zatem zachęcić użytkowników, żeby przyszli i porozmawiali z nami?
[/quote]

Propozycja ankiet badających zadowolenie klienta jest chyba możliwie najlepszą opcją. Warto tylko rozważyć, żeby była to ankieta i tradycyjna, papierowa ;) i do wypełnienia on-line. Można np. wykorzystać maile naszych użytkowników, zarówno pośrednich jak i bezpośrednich i rozsyłać zapytania o ocenę "jakości" usług na zasadzie - jesteś zadowolony - nie jesteś zadowolony, co ci się podobało, a co nie. Kwestia tylko jest w tym, czy znajdziemy ludzi w NDAP do tego, by analizą takich ankiet się zajęli i wskazali obszary, które trzeba usprawnić. Możemy to połączyć też z akcją informacyjną w tych obszarach, które stanowią problem np. przez wyjaśnianie procedur, które użytkownik musi w danym wypadku dopełnić. Takie "wyjście do Klienta" ;), jakie zapoczątkowaliśmy w programie "Klient w centrum uwagi". Katalog dobrych praktyk, i instruktaż "jak załatwisz sprawę" krok po kroku, który chyba do końca nie został wprowadzony i utrzymany, pomimo szczerych chęci ;)

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 422
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #12 dnia: Styczeń 12, 2017, »
Z mojej perspektywy, kiedy jestem i obsługą czytelni i użytkownikiem w jednym ważne jest, żeby ujednolicić pewne zasady udostępniania, oczywiście te, które można ujednolicić. Taki sam formularz zgłoszeniowy oraz rewersy, bo raczej nic nie stoi na przeszkodzie, żeby użytkownik, który korzysta z zasobu z kilku różnych AP miał możliwość wypełnienia tego samego formularza i przesłanie go do wszystkich archiwów, z których chce skorzystać. Warto w końcu wdrożyć te same zasady co do wypełniania zgłoszenia raz na rok od ostatniej zarejestrowanej wizyty w czytelni, a nie tak jak to jest wciąż praktykowane, że każdy rok kalendarzowy = nowe zgłoszenie użytkownika i zachodzi dziwna sytuacja, że użytkownicy są zdziwieni, że w jednym AP tak, a w drugim inaczej.

Widzę konieczność spotkania wszystkich pracowników obsługi czytelni, obligatoryjnie na szkoleniu lub warsztatach praktycznych z obsługi. Ważne, by każdy z nas wiedział jakich przepisów prawnych się od nas wymaga, zwłaszcza w przypadku udostępniania akt "wyjątkowych" ;), o których mowa w ustawie archiwalnej  i w ustawie o ponownym wykorzystaniu (...), może to banalne stwierdzenie, jednakże mam sygnały, że jednak nie wszędzie mają tego świadomość i w praktyce różnie się je interpretuje i stosuje.

Obecnie jestem na etapie zażartej dyskusji z moim Kiero odnośnie zrównania udostępniania z samodzielną fotografią, bo w przypadku akt zawierających dane osobowe, dane wrażliwe, należałoby wykazać daleko idącą ostrożność, jeśli idzie o samodzielną fotografię. Oczekiwałabym pewnych wytycznych odnośnie szczególnego traktowania np. ksiąg ludności, ksiąg hipotecznych i notarialnych, akt osobowych, akt po KW PZPR, w których pomiędzy protokołami egzekutywy pojawiają się charakterystyki np., lub skargi i donosy... Zasady udostępniania akt, dla których wyznaczone daty wyłączenia z udostępniania pozwalają na ich udostępnienie i fotografowanie a z drugiej strony ochrona danych osobowych i wrażliwych stoi z tym w sprzeczności, wymagają wypracowania pewnych i jednolitych zasad.

Nie do końca podoba mi się stanowisko, by odmawiać udostępniania tego typu akt tylko dlatego, że zachodzi ryzyko, że poprzez samodzielną fotografię zostaną potencjalnie naruszone czyjeś dobra osobiste, bo idąc tym tokiem rozumowania z udostępniania musielibyśmy wyłączyć naprawdę spory odsetek akt właśnie z obawy na naruszenie ww. dóbr i pisać co najmniej 30 decyzji o odmowie udostępniania tygodniowo ;/
Szkoda że nie ma tu przycisku "Lubię to!"  :-*

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 422
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #13 dnia: Styczeń 18, 2017, »
Damian Sitkiewicz na swoim profilu na facebooku opublikował odpowiedź Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na skargę na działania Archiwum Akt Nowych w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych.  https://www.facebook.com/photo.php?fbid=2050769455149633&set=pcb.2050771315149447&type=3&theater
Teraz już chyba nikt w sieci AP nie powinien mieć wątpliwości  jakie oczekiwania w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych ma NDAP wobec archiwów państwowych.  8)

Offline zo_non.sense

  • archiwa_2.5
  • słuchacz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Kobieta
Odp: Użytkownicy w apach: dyskusja po zjeździe IFAR
« Odpowiedź #14 dnia: Luty 07, 2017, »
Damian Sitkiewicz na swoim profilu na facebooku opublikował odpowiedź Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na skargę na działania Archiwum Akt Nowych w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych.  https://www.facebook.com/photo.php?fbid=2050769455149633&set=pcb.2050771315149447&type=3&theater
Teraz już chyba nikt w sieci AP nie powinien mieć wątpliwości  jakie oczekiwania w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych ma NDAP wobec archiwów państwowych.  8)

A czy to pismo zostało przesłane do wszystkich AP jako przesłanka do działania?