Autor Wątek: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA  (Przeczytany 5498 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« dnia: Listopad 16, 2016, »
 Witam
Muszę uporządkować dokumentacje z Funduszy unijnych ale najpierw muszę zrobić prządek w JRWA żeby na przyszłość nie było problemów  ;) Na chwile obecna wygląda to u nas następująco : 39- Fundusze Unijne (klasa gówna) 390- wnioski o dofinansowanie projektów, 391- umowy dotyczące projektów, 392-rozliczenia projektów , 393 przyjęcie projektów.  Zdecydowanie brakuje nam przetargi i kontrole dotyczące tylko i wyłącznie FU tak chce kierownik mimo że ogólnie mamy np kontrole pod symbolem 09 . Proszęo pomoc jak to sensownie rozbudować i ewentualnie podzielcie się jak wy macie rozbudowane Fundusze Unijne w JRWA  :) na koniec musze to wszystko połączyc zeby cała dokumentacja była w jednym miejscu wiec zamierzam zrobić teczke zbiorczą tylko zastanawiam sie jaki numer jej nadac?  Bardzo prosze o wasze pomysły oczywiście zgodnie z przepisami  ;)
Ewelina

Offline iwkamł

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 17, 2016, »
Dziękuję za to pytanie, mam ten sam problem, również czekam na doświadczenie i podpowiedzi w tym temacie

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 17, 2016, »
 Więc czekamy razem ;) mam nadzieje że w końcu ktoś się odezwie bo ciężko mi ruszyć z tematem  :P
Ewelina

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 17, 2016, »
Zdecydowanie brakuje nam przetargi i kontrole dotyczące tylko i wyłącznie FU tak chce kierownik

Najlepiej skonsultować to od razu z właściwym AP bo według mnie robienie osobnej klasy tylko pod Przetargi unijne to błąd - zawsze można wyłączyć unijne do osobnej podteczki ale w ramach pozostałych zamówień. Podobnie z kontrolami. Ja rozumiem, że "kierownik chce" ale gdybym reagował na wszystko czego chcą u nas ludzie to każdy dział miałby osobny JRWA ;). Ludzie się boją używać klas np. z dwójek bo to przecież tylko dla administracji ;) i tłumaczę ciągle, że wykaz jest jeden i że np. B5 w odniesieniu do funduszy i projektów będzie znaczyło 5 lat od rozliczenia lub innej daty zapisanej w regulaminie danego projektu, a nie koniecznie 5 lat od zakończenia konkretnego przetargu.

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 21, 2016, »
 Dziekuję za odpowiedź nie ukrywam że będę szukać dalej sposobów  :P, odnośnie teczki zbiorczej którą chcę zrobić wie może ktoś jaki numer jej nadać ?
Ewelina

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 21, 2016, »
To oczywiście też bym skonsultował. W zależności od tego jaką jednostką jesteście są trochę inne możliwości - wykaz własny czy np. nadany "z góry". Generalnie wyobrażam sobie, że w całości byłyby tylko 3 klasy: klasa na korespondencję ogólną związaną z finansowaniem, klasa na wnioskowanie i klasa na realizację wniosku - po czym jeśli wniosek by przeszedł przenosimy sprawę do teczki "realizacja" i tam już prowadzimy cały projekt. Osobno po to, że przecież projekt może nie zostać zaaprobowany i sprawa zakończy się na etapie samego wnioskowania.
Wątpliwości mam dwie - z mojego doświadczenia lepiej jednak osobno prowadzić rozliczenia projektu (wtedy byłaby 4 klasa). Np. jeśli są cykliczne wnioski o płatności to lepiej mieć to w osobnej teczce kolejno itd. zawsze z tego lepiej korzystać. Tak samo zamówienia i umowy - ale to w klasach ogólnych. Dużo zależy od skali projektu i tym ile osób się tym zajmuje...

Zachęcam, żeby się nie bać konsultacji z Archiwum tam najczęściej pracują spoko ludzie ;) i naprawdę starają się pomóc oraz mają nie tylko wiedzę ale i doświadczenie. Warto skorzystać. Po co szukać wzorów jak to mają inni skoro w Archiwum Państwowym już to wszystko opiniowali i często wiedzą lepiej co się sprawdzi :).

Powodzenia!

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 24, 2016, »
W MOPS w którym pracuję, obowiązuje wykaz akt stworzony na podstawie przykładowej klasyfikacji dostępnej na stronie NDAP. W wykazie tym mamy klasę o nr 4141 ?Realizacja programów i projektów zewnętrznych? o kat. archiwalna A. W praktyce pod tym nr funkcjonuje teczka zbiorcza dla niemal całości dokumentacji związanej z realizacją projektów unijnych (z wyłączeniem dokumentacji obsługi finansowej i zamówień publicznych). Efektem takiego rozwiązania jest zakwalifikowanie niemal całości akt do kat.  A. Rozumiem, że być może w niektórych urzędach dokumentacja niektórych projektów jest na tyle interesująca, że warto ją uznać za archiwalną, jednak w przypadku MOPS w znacznej części dotyczy kursów i szkoleń z robienia tipsów i kursów archiwalnych ;) Szczerze, mam wątpliwości czy tak to powinno wyglądać?

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 01, 2016, »
Witam Ponownie , dalej siedzę nad archiwizacją dokumentacji związanej z realizacja projektu i wpadłam na pomysł po co coś  zmieniać kombinować w JRWA a czy nie mogłabym napisać zarządzenia w sprawie zasad przechowywania i archiwizowania dokumentacji zwiazanej z realizacją projketu ? wiele problemów by mi odeszło a mianowicie tak jak wspomniałam zmiana JRWA kombinowanie nad teczkami zbiorczymi itp
Ewelina

Offline dorsiu

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 05, 2016, »
Nie wiem jak wy, ale ja zauważam dwa podejścia "archiwalne" w sprawie dokumentacji projektów unijnych i nieunijnych. 1. Traktowanie dok. projektowej jako coś wyjątkowego, odrębnego od zwykłej dokumentacji. I stąd powstają właśnie dodatkowe zarządzenia w sprawie przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektowej. Po wpisaniu tego hasła u wujka Google'a mamy dziesiątki tego typu dokumentów wydawanych przez jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie itp. Takie zarządzenia dot. dok. projektowej to moim zdaniem to trochę obchodzenie jrwa i przepisów kancelaryjnych w jednostce, ale częściowo rozumiem to, gdyż w programie unijnym jest instrukcja czy są wytyczne do takiego programu, gdzie stoi, że trzeba przechowywać (grupować) dokumentację tak i przez tyle czasu i to stoi w sprzeczności z zapisami instrukcji kancelaryjnej, jrwa w jednostce. Oczywiście, na korzyść traktowania specjalnego dok. projektowej przemawia problem okresów jej przechowywania. Nikt normalny nie wyrzuci faktur z projektu unijnego po 5 latach, a czasami zapisy, że 5 lat od daty zakończenia projektu unijnego nie wystarczą, gdyż np. Trybunał Obrachunkowy UE może skontrolować dok. projektu z perspektywy 2007-2013 do 31 grudnia 2020 roku. Więc jak ktoś skończył projekt w 2013 roku, to te 5 lat od zakończenia może mu nie wystarczyć. Jest też kwestia kontroli z projektu, przychodzą kontrolerzy i chcą mieć całość dokumentacji w "jednej teczce", a nie chodzić do przetargów po część projektu dot. przetargów, a później do finansów po rozliczenia fin. projektu.
2. Drugie podejście to nie wyróżnianie dok. projektowej jako czegoś specjalnego i traktowanie jej jak każdej innej według obowiązujących w jednostce przepisów kancelaryjnych.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #9 dnia: Grudzień 05, 2016, »
Nie wiem jak wy, ale ja zauważam dwa podejścia "archiwalne" w sprawie dokumentacji projektów unijnych i nieunijnych.

Doskonale to rozumiem bo właśnie to samo przerabiam z moimi klientami.... wewnętrznymi ;) Raz jeszcze podkreślę: według mnie żadna wyjątki, osobne instrukcje, wynalazki i wodotryski nie są potrzebne! Nikt normalny nie zniszczy faktur z projektu po 5 latach. Zwykle są zebrane osobno albo nawet podłączone pod wniosek o płatność więc się nie pomylą z innymi. Podobnie z umowami i przetargami. W razie potrzeby można stworzyć osobny rejestr dla umów z projektu czy osobną podteczkę na zamówienia i to działa. Ale powtórzę: rozumiem też pracowników, którzy się tym zajmują, tematyka obrosła taką biurokracją (a czasem i mitami), że trudno uwierzyć niektórym, że można ją traktować podobnie jak resztę dokumentacji ;).

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #10 dnia: Grudzień 05, 2016, »
Kontaktowałam sie w danej sprawie z AP i otrzymałam odpowiedź żeby nie wprowadzać żadnego zarządzenia tylko robic to na podstawie JRWA tylko u mnie jest kwestia żeby to zrobic najpierw musze nanieść zmiany do JRWA , pozniej mam pozbierać z wszystkich komórek które z FU miały coś wspólnego ( i u mine to jest Dział Gospodarczy,Księgowa, Informatyczny, Zamówienia Publiczne i mój Organizacyjny ) spisy zdawczo-odbiorcze że tak owa dokumentacja została nam przekazana ponieważ chcemy to mieć  fizycznie w jednym miejscu. Nie robic żadnych teczek zbiorczych.
Ewelina

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #11 dnia: Grudzień 05, 2016, »
Ponawiam prośbę możecie się podzielić jak wy macie rozbudowane JRWA  dotyczące FU ? :P
Ewelina

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #12 dnia: Grudzień 05, 2016, »
Ponawiam prośbę możecie się podzielić jak wy macie rozbudowane JRWA  dotyczące FU ? :P

261 - ?Dokumentacja zamówień publicznych?; [B5], przy klasie tej pracownicy wydzielili dwie grupy spraw ?podteczki? (1) ?Zamówienia współfinansowane ze środków UE ze stosowaniem ustawy Pzp? oraz (2) ?Zamówienia współfinansowane ze środków UE w trybie art. 4 pkt 8 Pzp?.
33 ? ?Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych?;  [B10]; (pod tym hasłem klasyfikujemy dokumentację finansową projektów)
4140 ? ?Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach?; [A]
4141 - ?Realizacja programów i projektów zewnętrznych?; [A] (Dla każdego projektu osobna grupa spraw "podteczka").

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #13 dnia: Grudzień 06, 2016, »
U mnie w sumie podobnie:

50 - zagadnienia prawne i organizacyjne dotyczące projektów i programów finansowanych lub współfinansowanych ze środków zagranicznych - kat. A
51 - Wnioskowanie.... - kat. A
52 - Realizacja.... - dla każdego projektu/programu osobna podteczka - kat. A
53 - Obsługa finansowa - B10 - z wyjątkiem sprawozdań finansowych
 do tego przetargi w przetargach, umowy z osobnym rejestrem

Jeśli Wniosek "przejdzie" sprawa jest przenoszona do Realizacji i tam całość, jeśli nie zostaje jako 52.

Offline Ewelina G-G

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Fundusze Unijne rozbudowa w JRWA
« Odpowiedź #14 dnia: Grudzień 08, 2016, »
Dziękuję za podpowiedzi :) niestety na razie jestem na etapie że nic już nie wiem, po wprowadzeniu zmian w JRWA zadzwoniłam do AP tym razem Katowice( AP które może zatwierdzic lub zakwestionować wprowadzone zmiany w przypadku mojej jednostki  ;) i okazało się że Pani z AP ma całkiem inny pogląda na sprawę nizżwcześniej Pan Z AP Racibórz a najlepiej żeby przyjechał do nas i przeprowadził ekspertyzę dokumentacji i podał wytyczne   :-X dokumentacja nie była wcześniej robiona według wykazu ( właściwie 1/4 można powiedzieć że było bo jakies naniesione sygnatury tam są  :P Pomysł tez padł żeby to zrobic rzeczowo-chronologicznie  :) Póki co przegladamy każdy segregator ( luzna dokumentacja tez jest ) i zapisuje co ogólnie w poszczególnych segregatorach jest jakie zauwazam nieprawidowości itp
Ewelina