Od przyszłego roku ma u mnie w instytucji funkcjonować EZD - to podlaskie. Chciałbym się dopytać jak wygląda ten cały skład chronologiczny.
1. Czy dobrze - na chłopski rozum - wnioskuję, że panie z kancelarii pismo, które wpłynęło z zewnątrz skanują, wpuszczają w EZD, dekretują do konkretnego pracownika, a oryginał odkładają do teczki w szafie zgodnie z kolejnością wpływu czyniąc tym samym skład chronologiczny? Ale przecież owe pisma mogą wszczynać sprawy o różnych okresach przechowywania (nawet wieczyste). Zakłada się więc osobne teczki dla poszczególnych kategorii archiwalnych?
2. W spisie zdawczo - odbiorczym dla dokumentów papierowych ze składu chronologicznego powinna być rubryka zawierająca "informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek" - co to są te skrajne identyfikatory przesyłek?
3. W EZD dokumentację w postaci papierowej (nie licząc wyjątków, które nadal załatwia się w postaci nieelektronicznej) przekazuje mi do archiwum wyłącznie kancelaria prowadząca skład chronologiczny?
Jeśli pytania są głupie, to proszę o wybaczenie, ale całe to EZD wydaje mi się póki co czarną magią.
ad 1 Przede wszystkim Kancelaria nie dekretuje pism na konkretnego pracownika, tego dokonuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej, lub na jego prośbę pracownik sekretariatu.
Przekazanie dokumentów w postaci papierowej do składu chronologicznego (cyt. uporządkowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania jej do systemu EZD) odbywa się po zarejestrowaniu przesyłek wpływających do urzędu w danym dniu, po uprzednim wygenerowaniu kodu technicznego właściwego składu chronologicznego ? identyfikator SC (skład chronologiczny).
Kancelaria Główna:
- przyjmuje korespondencję na stan SC poprzez zeskanowanie czytnikiem kodów kreskowych RPW (rejestr przesyłek wpływających) umieszczonych na wpływach, rejestruje dokumenty do SC oraz oznacza identyfikatorem ze składu,
- chronologicznie układa korespondencję wg następujących po sobie numerów RPW w specjalnie przeznaczonych do tego celu kartonach, odrębnie dla każdego podzbioru składu chronologicznego (są trzy - dokumentacja w pełni odwzorowana w EZD (SCP),, nie w pełni odwzorowana w EZD (SCN), wytworzona w urzędzie (SCW)
- prowadzi i aktualizuje elektroniczny rejestr składu chronologicznego w EZD (odznaczenie imieniem i nazwiskiem osoby wypożyczającej dokumentację)
- monitoruje zwroty wypożyczonej korespondencji
- sprawdza kompletność zwracanej do składu korespondencji
- umieszcza we właściwym kartonie
Oczywiście można również wycofać dok. nieelektroniczną ze składu, jeżeli:
a) zachodzi konieczność przekazania dokumentacji do załatwienia innym organom,
b) dokumentacja stanowi element akt sprawy prowadzonej tradycyjnie.
ad 3 - pytałeś o praktyczny aspekt sprawy; otóż w urzędzie, w którym pracuję, w EZD jest funkcja zamówienia wypożyczenia ze składu. Pracownik merytoryczny wypożycza lub wyrejestrowuje przesyłkę ze składu dopiero w momencie kiedy wie już w której klasie jrwa będzie zakładać sprawę. Zamawiasz, odbierasz z kancelarii i trzymasz papier u siebie, przed zakończeniem sprawy kancelaria prosi o zwrot wypożyczenia. Czasami skutecznie, czasami nie. Zatem jeśli referent nie zwróci dokumentu/ów do kancelarii to po jakimś czasie być może przekaże je bezpośrednio do archiwum (oczywiście nie będzie to całość sprawy), nie zaś do kancelarii. Są to raczej nieczęste przypadki, ale się zdarzają. Przy zwrocie, przed zakończeniem sprawy, ołówkiem na dokumencie zapisuje się swoje nazwisko, po którym pracownicy Kancelarii są w stanie zaktualizować rejestr i odznaczyć zwrot. Taka jest praktyka w tym konkretnym urzędzie z EZD PUW - inne urzędy pewnie organizują to na swój sposób.
