Autor Wątek: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?  (Przeczytany 15671 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
[quote ]
czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?
[/quote]

Oczywiście, że tak robią i trudno to wyłapać dlatego pisałem, że e EOD pracy jest jednak więcej, a co najgorsze trudno pewne rzeczy wytłumaczyć wielu pracownikom... np. po co drukować maile ;)

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
... Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.
Oczywiście problem papieru w szafach jest, jednak EZD daje możliwości jego minimalizowania. Czy taka możliwość istnieje przy  dwutorowości? Zastanawiam się czy sprawdzacie czy pracownicy prawidłowo kompletują akta papierowe czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? Nie mówię na przykładzie mojej jednostki, ponieważ uważam, że model przejścia na EZD, bez jakiegokolwiek kontaktu z systemem klasy EZD jest ryzykowny.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? ...
Jednak jest pewna różnica na plus dla EZD w porównaniu do systemu tradycyjnego. W EZD można spróbować odpowiedzieć na to pytanie lub przynajmniej zbliżyć się do odpowiedzi. Wyobrażam sobie raport pozwalający na uzyskanie informacji przy jakich sprawach i ile maili w nich jest. Dane porównujemy między podobnymi sprawami lub w tych samych klasyfikacyjnie sprawach na przestrzeni kilku laty. Ewidentne odchylenia od "normy" mogą wskazywać na błąd. Pewnie można by też porównać dane z serwerów pocztowych instytucji czy wszystkie maile wpływające na skrzynkę poczty elektronicznej podanej w BIP-ie znajdują się w rejestrze przesyłek wpływających i w systemie EZD.
Przy aktach papierowych to nie jest możliwe, kompletność można sprawdzić tylko zaglądając do akt.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? ...
Jednak jest pewna różnica na plus dla EZD w porównaniu do systemu tradycyjnego. W EZD można spróbować odpowiedzieć na to pytanie lub przynajmniej zbliżyć się do odpowiedzi. Wyobrażam sobie raport pozwalający na uzyskanie informacji przy jakich sprawach i ile maili w nich jest. Dane porównujemy między podobnymi sprawami lub w tych samych klasyfikacyjnie sprawach na przestrzeni kilku laty. Ewidentne odchylenia od "normy" mogą wskazywać na błąd. Pewnie można by też porównać dane z serwerów pocztowych instytucji czy wszystkie maile wpływające na skrzynkę poczty elektronicznej podanej w BIP-ie znajdują się w rejestrze przesyłek wpływających i w systemie EZD.
Przy aktach papierowych to nie jest możliwe, kompletność można sprawdzić tylko zaglądając do akt.
Co do ogółu to owszem sprawdzimy (o ile istnieje możliwość generowania takich raportów) i tu się zgadzam. Jednak szczególne, a zarazem możliwie istotne przypadki spraw (gdzie te maile będą za kilka lat potrzebne) - mogą nam umknąć. Mamy jeszcze skrzynki służbowe zawierające wiadomości, których tylko część powinna trafić do systemu.
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna  :P

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna  :P
To ja się ugnę, że jest zbędna, ale czym jest okres przejściowy, jak nie okresem "dwutorowości" :)

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna  :P
To ja się ugnę, że jest zbędna, ale czym jest okres przejściowy, jak nie okresem "dwutorowości" :)
Wg.mnie "dwutorowość" to takie procedowanie byśmy i w papierze i w elektronice mieli te same kompletne informacje, Prowadzi to do niepotrzebnego dublowania informacji. Natomiast okres przejściowy to stopniowe poszerzanie zakresu działania w systemie EZD poczynając np. od rejestrowania i skanowania wpływów, dekretacji elektronicznych, rejestrowania pism wychodzących, rejestrowania spraw "papierowych" przy wykorzystaniu spisów spraw w EZD, przez sprawy prowadzone jako wyjątki elektroniczne...itd.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #37 dnia: Marzec 16, 2017, »
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...

Chciałabym wrócić do kwestii przejścia z jednego systemu klasy EZD do drugiego systemu klasy EZD w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Niestety Pan Magryś, choć widać było że jest dobrze poinformowany, nie odpowiedział na moje pytanie czy doszło do migracji danych. Może ktoś inny z Ifarowiczów mógłby na to odpowiedzieć? Przecież na tym forum są także pracownicy NDAP.

To naprawdę jest ciekawa kwestia merytoryczna, która może się wszystkim przydać... Niestety Naczelna Dyrekcja nie zamieszcza żadnych informacji na ten temat na swoich stronach. Czy to jakiś wstyd?

Pytanie co będzie dalej jak powstanie EZD RP, czy wtedy nastąpi kolejna migracja z eDOK do EZD RP? Podobno eDOK już nie jest rozwijany...

W tym kontekście ciekawe będą ustalenia kontroli archiwalnej NDAP przez AAN.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1755
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #38 dnia: Marzec 16, 2017, »
Przejście z jednego systemu EZD na inny (w sensie producent i program) to jest interesujący problem, ale wydaje mi się że doświadczenia NDAP jako urzędu nam się w tym przypadku nie przydadzą.
Taka rzecz mnie zastanawia - w kontekście EZD w ogóle - czy migracja jest konieczna? Przecież nie ma takiego obowiązku prawnego. I czy to w ogóle ma sens, zwłaszcza jeśli system X był tylko wspomagającym a system Y dopiero ma stać się podstawowym. To zapewne zależy - od systemu, od warunków korzystania, od potrzeb jednostki. Ale siedzi mi w głowie zdanie kolegi: dwie przeprowadzki archiwum to tyle co pożar, a taka migracja to gorsza jest wszak jak przeprowadzka i umacniam się w tym przekonaniu. Więc może czasem łatwiej/lepiej utrzymywać stary system aż do przekazania/wybrakowania dokumentacji w nim zawartej niż bawić się w migracje?
Inna ciekawa rzecz to archiwizacja starego systemu jeśli potraktujemy go jako kat. A ...
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #39 dnia: Marzec 16, 2017, »
Dokładnie. W przypadku jeśli system był jedynie jako wspomagający to nie ma obowiązku migracji danych bo i tak cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw MUSI BYĆ UDOKUMENTOWANY PAPIEROWO. Było o tym na ostatnim Forum KaCyKów ;-)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #40 dnia: Marzec 16, 2017, »
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r.
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej. 

A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...

Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"

Przypominam więc, że sytuacja kancelaryjna NDAP jest odmienna niż innych podmiotów, które wdrażały EZD po 2011 r. Dlatego ciekawe jest czy rozważa się migrację danych czy nie. A może będzie się utrzymywać dawny system i równolegle pracować w nowym.
Poza tym część spraw była w toku. Czy je przerejestrowano czy nie?

Warto też przypomnieć, że podmiot który ma system EZD jako wspomagający korzysta z tego systemu do obsługi rejestrów korespondencji oraz rejestracji spraw. Z czego więc będzie się generować spisy spraw, jeżeli "zaora" się poprzedni system? Same rejestry korespondencji to B5...

Po ostatnim Forum KCK w CPI, które spotkało się z bardzo dobrymi ocenami, widać, że migracja danych jest trudna i nie ma gwarancji przeniesienia wszystkich danych.
Z tego punktu widzenia propozycja Jarka jest godna rozważenia, zwłaszcza do ujęcia w regulacjach prawnych.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #41 dnia: Marzec 17, 2017, »
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...

Chciałabym wrócić do kwestii przejścia z jednego systemu klasy EZD do drugiego systemu klasy EZD w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Niestety Pan Magryś, choć widać było że jest dobrze poinformowany, nie odpowiedział na moje pytanie czy doszło do migracji danych. Może ktoś inny z Ifarowiczów mógłby na to odpowiedzieć? Przecież na tym forum są także pracownicy NDAP.

To naprawdę jest ciekawa kwestia merytoryczna, która może się wszystkim przydać... Niestety Naczelna Dyrekcja nie zamieszcza żadnych informacji na ten temat na swoich stronach. Czy to jakiś wstyd?

Pytanie co będzie dalej jak powstanie EZD RP, czy wtedy nastąpi kolejna migracja z eDOK do EZD RP? Podobno eDOK już nie jest rozwijany...

W tym kontekście ciekawe będą ustalenia kontroli archiwalnej NDAP przez AAN.
Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"?

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #42 dnia: Marzec 17, 2017, »
 Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"? [/quote]

A jakie to podejrzenia? Od początku słyszało się, że ten EZD ma być obudowany nowymi aplikacjami, z założenia to źle nie wygląda. Bo mnie bardziej martwi to co się mówi, że ten "nowy" EZD ma bazować bardziej na eDOKu niż na EZD PUW... Martwi bo ja się obawiam, że z eDOKa to nic dobrego nie wyjdzie ale wiadomo, że ciału (COIa) bliższa koszula.

Offline Anna Laszuk

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #43 dnia: Marzec 17, 2017, »
Przejście z jednego systemu EZD na inny (w sensie producent i program) to jest interesujący problem, ale wydaje mi się że doświadczenia NDAP jako urzędu nam się w tym przypadku nie przydadzą.

Nie przydadzą się,  bo nie są duże? Do pewnego dnia był stosowany jeden system EZD, a od tego czasu - drugi. Sprawy kontynuowane były ponownie rejestrowane w nowym systemie - z tym samym znakiem lub z nowym. W niektórych teczkach są spisy spraw drukowane ze starego i nowego systemu. Ot, signum temporis.

Ale siedzi mi w głowie zdanie kolegi: dwie przeprowadzki archiwum to tyle co pożar, a taka migracja to gorsza jest wszak jak przeprowadzka i umacniam się w tym przekonaniu. Więc może czasem łatwiej/lepiej utrzymywać stary system aż do przekazania/wybrakowania dokumentacji w nim zawartej niż bawić się w migracje?

To nie wróży dobrze w kontekście długotrwałego (wieczystego) przechowywania dokumentów elektronicznych.  Zdanie kolegi świadczy, że stosowanym systemom daleko do interoperacyjności, a to jest warunek konieczny do sprawnego zarządzania takimi dokumentami. Obecnie, mając dostęp do nowego i do starego systemu, wykonujemy poszukiwania w jednym z nich lub w obu, trwa to dłużej, ale jest możliwe. Jeśli jednak systemów będzie więcej? Czy czas poświęcany na poszukiwanie i tu, i tam jest mniej cenny niż ten, który trzeba poświęcić na migrację danych do jednego systemu? A doświadczenie w migracji -

Offline Anna Laszuk

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
Odp: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?
« Odpowiedź #44 dnia: Marzec 17, 2017, »
[po chwilowych kłopotach z systemem]
A doświadczenia w migracji - nieoceniona wartość dodana. Muzeum hard- i software-owe to może i jest dobry pomysł, ale jako muzeum, do oglądania, nie do stosowania.
Niestety, niezmienne od ponad 10 lat rozporządzenia dot. dokumentów elektronicznych nie stanowią realnej pomocy, a ich stosowanie jest raczej umowne. O MoReq też coraz rzadziej słyszymy, a może to w temacie EZD RP?