Autor Wątek: Przejście na EZD - jak rozplanować kroki i etapy wdrożenia?  (Przeczytany 14520 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1503
  • Płeć: Mężczyzna
Cytuj
tymczasem od prawie 12 lat NDAP działała w systemie Intradok
to chyba jakiś duży eufemizm... bo gdyby działał to by nie byłby potrzebny prawdziwy system.
Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Jeżeli to co napisałam to "eufemizm" to proszę o wyjaśnienie co to jest "prawdziwy system". W informatyce takie pojęcie nie występuje. No chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
A tak na marginesie proponuję czytać posty ze zrozumieniem. Napisane było "NDAP działała w systemie".
Ciekawe też skąd Pan czerpie tę wiedzę, skoro nigdy Pan nie pracował w NDAP i w tym systemie?
Jednakże skoro jest Pan dobrym źródłem informacji to proszę o podzielenie się wiedzą czy i jak doszło do zmigrowania danych?
Serdeczności

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej.  Z własnych obserwacji i doświadczenia mogę stwierdzić, że takie rozwiązanie wiąże się z dwa razy większym obciążeniem pracy i zdecydowanie wydłuża załatwianie spraw. Długotrwałe prowadzenie spraw "dwutorowo" jest dla mnie niezrozumiałe. Należy w tym miejscu zauważyć, że brak decyzji o pełnym wdrożeniu EZD w sieci archiwalnej skutkuje brakiem kompetencji cyfrowych w tym zakresie w większości archiwów państwowych. Plany pełnego wdrożenia EZD w sieci archiwalnej uznaję za krok w dobrym kierunku. W archiwach państwowych w przeciwieństwie do NDAP jest wdrażany system EZD PUW więc nie można się tu doszukiwać jakiejś nadmiernej sympatii do konkretnego rozwiązania ;)

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r.
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej. 

A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...

Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r.
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej. 

A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...

Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"
Może uda się komuś wydobyć treść rzeczonej instrukcji oraz uzyskać odpowiedź na pytanie dotyczące migracji?

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
"Z własnych obserwacji i doświadczenia mogę stwierdzić, że takie rozwiązanie wiąże się z dwa razy większym obciążeniem pracy i zdecydowanie wydłuża załatwianie spraw. Długotrwałe prowadzenie spraw "dwutorowo" jest dla mnie niezrozumiałe".

Pozwolę się z tym nie zgodzić.  ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą". Przeważnie to "dodatkowe obciążenie pracą" sprowadza się do przekazania pisma w postaci elektronicznej. W tym celu pracownik musi wybrać adresata z listy i kliknąć przycisk przekaż ?. Tworzenie pism w sprawie sprowadza się do wyboru właściwego szablonu pisma oraz właściwej klasy wykazu akt. Kolejny numer sprawy generuje system i nanosi wygenerowany znak na pismo. Nie ma ryzyka, że pracownik nada niewłaściwy numer sprawie. Jeżeli system EOD jest "dopracowany" to nie trzeba wszystkiego wypełniać "ręcznie", co znacznie przyspiesza i usprawnia prace.

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1503
  • Płeć: Mężczyzna
chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
...
Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Cytuj
Pozwolę się z tym nie zgodzić.  ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą".

W teorii wygląda to ładnie ale wybacz nie uwierzę. Zawsze będzie więcej pracy w takim systemie. Oczywiście to nie musi być tak, że ta dodatkowa praca jest zbędna bo faktycznie jest korzyść z lepszego kontrolowania wszystkich czynności kancelaryjnych - w praktyce systemu tradycyjnego może się np. zdarzyć, że pracownik zapomni wpisać sprawę do spisu spraw (albo sobie to "odłoży na później" ;)) a w takim rozwiązaniu tak się nie da ale  porozmawiamy jak przejdziecie na pełny system elektroniczny i porównasz sobie obie sytuacja ;).

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Cytuj
Pozwolę się z tym nie zgodzić.  ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą".

W teorii wygląda to ładnie ale wybacz nie uwierzę. Zawsze będzie więcej pracy w takim systemie. Oczywiście to nie musi być tak, że ta dodatkowa praca jest zbędna bo faktycznie jest korzyść z lepszego kontrolowania wszystkich czynności kancelaryjnych - w praktyce systemu tradycyjnego może się np. zdarzyć, że pracownik zapomni wpisać sprawę do spisu spraw (albo sobie to "odłoży na później" ;)) a w takim rozwiązaniu tak się nie da ale  porozmawiamy jak przejdziecie na pełny system elektroniczny i porównasz sobie obie sytuacja ;).
W teorii da się przejść na "pełny system elektroniczny", ale w praktyce "wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
W teorii da się przejść na "pełny system elektroniczny", ale w praktyce "wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.
Czy "dwutorowa" oznacza w jednostce w której pracujesz kompletowanie akt sprawy w dwóch postaciach papierowo i elektronicznie. Tzn. jeżeli przygotowuję odpowiedź to mam dokument a/a podpisany papierowo i dokument elektroniczny podpisany cyfrowo, albo przynajmniej jego skan po podpisaniu. Jeżeli otrzymuję maila ważnego dla sprawy to mam go w systemie i wydrukowany w aktach papierowych? Wpływ papierowy - skan mam w systemie dołączony przy sprawie a oryginał w aktach papierowych sprawy? Wybacz ale jeżeli tak to dla mnie czyste marnowanie czasu. Jeżeli wykorzystuję system informatyczny do prowadzenia akt papierowych to tylko pomocniczo - do dekretacji, przekazania pism wewnętrznych, prowadzenia rejestru pism wpływających, wychodzących, spisów spraw, wysyłki maili lub przez e-puap. A akta kompletuję tylko papierowo.
Większość urzędów gdzie uczestniczyłem we wdrażaniu nie było fazy dwutorowości rozumianej jak wyżej opisałem. Najpierw faza wykorzystania systemu pomocniczo do rejestracji wpływów, potem dekretacji, zakładania spraw. Kolejny etap, mamy kilka rodzajów spraw prowadzonych nie dwutorowo ale w całości elektronicznie! Następnie zwiększamy ilość spraw prowadzonych w postaci elektronicznej a w pewnym momencie deklarujemy, że podstawowym systemem jest EZD i wskazujemy wyjątki prowadzone tradycyjnie.
Z mojego doświadczenia wynika, że pracownicy szybko łapią jak się prowadzi sprawy elektronicznie, jeśli przyjmą podstawową zasadę, którą można by streścić hasłem - zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.

Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
...

Czy mogę prosić o wyjaśnienie tej głębokiej myśli? Bo nie dość że nie umiem pisać na Forum, nie podciągnęłam się z jego obsługi, to jeszcze nijak nie rozumiem tego postu.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
W teorii da się przejść na "pełny system elektroniczny", ale w praktyce "wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.
Tzn. jeżeli przygotowuję odpowiedź to mam dokument a/a podpisany papierowo i dokument elektroniczny podpisany cyfrowo, albo przynajmniej jego skan po podpisaniu. Jeżeli otrzymuję maila ważnego dla sprawy to mam go w systemie i wydrukowany w aktach papierowych? Wpływ papierowy - skan mam w systemie dołączony przy sprawie a oryginał w aktach papierowych sprawy?
Może poza skanowaniem podpisanego pisma (ponieważ można je zaakceptować w systemie i dopiero wtedy wydrukować i zaparafować odręcznie) żadna z wyżej wymienionych czynności nie wydłuża pracy. Kancelaria skanuje większość przesyłek, poza tymi z zasady wyłączonymi ze skanowania, co pozwala na dostęp do treści dokumentu komórkom współpracującym. Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.

i tony papieru w składach chronologicznych o nieokreślonym czasie przechowywania  ;)

Nie jestem przeciwnikiem systemu EZD, ale uważam, że wymaga on jeszcze dopracowania. Gdyby nie obowiązek przechowywania dokumentacji w składach chronologicznych, to jesteśmy w stanie już dzisiaj przejść z EOD na EZD, a tak...

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.

i tony papieru w składach chronologicznych o nieokreślonym czasie przechowywania  ;)

Nie jestem przeciwnikiem systemu EZD, ale uważam, że wymaga on jeszcze dopracowania. Gdyby nie obowiązek przechowywania dokumentacji w składach chronologicznych, to jesteśmy w stanie już dzisiaj przejść z EOD na EZD, a tak...
Nie ma rzeczy idealnych.  ;) Problem składów można rozwiązać jednym przepisem, kwestia masy krytycznej by decydenci zauważyli problem. Myślę, że jesteśmy tego bliżej niż dalej min dzięki takim głosom jak Twoje  :) - status prawny skanów i dokumentów w składzie coraz częściej jest wskazywany jako przeszkoda we wdrażaniu EZD.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
... Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.
Oczywiście problem papieru w szafach jest, jednak EZD daje możliwości jego minimalizowania. Czy taka możliwość istnieje przy  dwutorowości? Zastanawiam się czy sprawdzacie czy pracownicy prawidłowo kompletują akta papierowe czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?