Akurat przy wdrażaniu EZD to zmiana wykazu jest niepotrzebna. Chyba, że chcesz wpisać składy chronologiczne do wykazu akt, ale nie sądzę byś z jakimś archiwum państwowym uzgodnił taką zmianę.
Zdecydowanie instrukcja kancelaryjna jest do zmiany, jeśli obecna nie ustala sposobu działania w EZD. Na stronie NDAP są opublikowane przykładowe instrukcje kancelaryjne, więc nie musisz niczego wymyślać i pisać samodzielnie.
Co Ci jest potrzebne:
Zespół do wdrożenia EZD, który opracuje harmonogram szkolenia, zmiany organizacyjno-prawne, procedury, przeszkoli pracowników, będzie nadzorował wdrożenie. Kto powinien być w zespole? Informatyk, prawnik, archiwista, pracownik kancelarii a na czele ktoś mający odpowiedni do wprowadzenia zmian w organizacji autorytet.
Poparcie kierownictwa instytucji - kwestia kluczowa. Ale poparcie nie może być tylko słowne, również czyn za tym musi iść. Dyrektorzy sami od początku muszą używać EZD, czyli np. dekretować pisma w EZD.
Dużo optymizmu, odporności na krytykę, asertywności. Przygotuj się, że zespół EZD będzie oskarżany o wszystkie problemy pojawiające się przy wdrażaniu, również te niezawinione. Natomiast po udanym wdrożeniu nie spodziewaj się wielu pochwał, wszak sukces ma wielu ojców.
Będziesz miał autentyczną satysfakcję gdy po paru latach usłyszysz, że pracownicy nie wyobrażają sobie pracy bez EZD i pytania o to kiedy będą mogli wszystkie sprawy prowadzić elektronicznie.
Absolutnie odradzam działania podwójnego (papierowo i elektronicznie) nic tak nie zniechęca pracownika do EZD jak to. Już na starcie wymagasz od niego by robił zbędną podwójną robotę, pomyśli, że z wdrożenia nic nie będzie miał tylko dodatkową pracę. Podwójne działanie i tak nie zapobiegnie niczemu, błędy będą bo taka jest natura człowieka. Błędy trzeba monitorować i korygować w trakcie.
Podwójne działanie to jakbyś mówił: nie wiemy czy wdrożenie jest możliwe więc jakby co to wycofamy się tj. zostawiamy papiery. Każda jednostka stosująca wykaz akt i instrukcję kancelaryjną podobną do tej z 2011 dla administracji publicznej może prowadzić sprawy elektroniczne w EZD. Cortez zdobył Meksyk bo spalił swoje okręty a jego ludzie nie mieli innego wyjścia jak wygrać! Bądź jak Cortez!
Jaka kolejność wdrożenia np.:
- kancelaria (uczymy rejestracji w systemie EZD i skanowania),
- posyłamy dokumenty do dekretacji dyrekcji, najlepiej jak mamy dekretację zastępczą to papieru w ogóle nie dajemy dyrektorom do dekretacji (zmuszamy kierownictwo by pojawiło się na polu bitwy i przykładem osobistym wsparło wdrożenie
),
- wyznaczamy wyjątki do prowadzenia elektronicznego, uruchamiamy więc składy chronologiczne w kancelarii,
- jak wszystko idzie dobrze przechodzimy na system EZD jako podstawowy, więc wskazujemy wyjątki tradycyjne.
W naszej rzeczywistości prawno-technologicznej nigdy nie będziesz miał tak, że wszystkie sprawy będziesz prowadził elektronicznie.
Twojego pytania
Tak na marginesie, czy ktoś próbował wdrażać u siebie EZD własnymi siłami, tzn. nie współpracując z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim?
nie rozumiem. Nie ma chyba wersji systemu Podlaskiego ?zrób to sam?, że pobieramy z serwera i wdrażamy.
