Autor Wątek: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?  (Przeczytany 21947 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #15 dnia: Maj 31, 2012, »
Określ, proszę, jaka obowiązuje Cię instrukcja kancelaryjna, bo jeśli ta stanowiąca załącznik do Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r., to w tym wypadku rozbudowa wykazu akt praktycznie nie jest możliwa.

Offline Anna-archiwista

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #16 dnia: Maj 31, 2012, »
Jesteśmy spółką kolejową, mamy swoją wewnętrzną instrukcję, nie podlegamy pod AP, nie mamy obowiązku uzgadniania z niemi nic.

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #17 dnia: Październik 09, 2016, »
W mojej jednostce (instytucja kultury-samorządowa jednostka org., nie obowiązuje nas rozp. z 2011r), także pojawiła się praktyczna konieczność rozbudowania JRWA. Oczywiście wyłącznie haseł końcowych z oznaczoną kat. archiwalną. Nasza Instrukcja Kancelaryjna przewiduje taką możliwość. O ile dobrze rozpoznaję obecny stan prawny, w naszym przypadku nic się nie zmieniło i taka rozbudowa nadal jest możliwa?

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #18 dnia: Październik 09, 2016, »
Oczywiście mam na myśli samodzielną rozbudowę haseł końcowych, bez konieczności zatwierdzania przez AP.  :)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #19 dnia: Październik 10, 2016, »
Czy wytwarzacie akta kat . A? Jakie jest dosłowne brzmienie zapisu Waszej IK określającego tryb rozbudowy jrwa?
Jarek Orszulak

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #20 dnia: Październik 11, 2016, »
Oczywiście wytwarzamy akta kat. A i jesteśmy pod nadzorem AP.
Cytat z IK: " Utworzenie nowych klas może nastąpić tylko na podstawie zarządzenia kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z właściwym AP. Rozbudowa klas bez zmiany kategorii nie wymaga uzgodnienia z AP."

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #21 dnia: Październik 11, 2016, »
Na pewno podlegacie pod AP i są u Was przeprowadzane kontrole przez pracowników AP? Zwykle jednostki  organizacyjne gmin i powiatów nie są wytwórcami materiałów archiwalnych. Jakkolwiek by było, zmiana jrwa musi być uzgodniona z AP właściwym miejscowo.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #22 dnia: Październik 11, 2016, »
Oczywiście wytwarzamy akta kat. A i jesteśmy pod nadzorem AP.
Cytat z IK: " Utworzenie nowych klas może nastąpić tylko na podstawie zarządzenia kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z właściwym AP. Rozbudowa klas bez zmiany kategorii nie wymaga uzgodnienia z AP."

Aha, czyli ten starożytny "wynalazek" pt. rozbudowa w ramach istniejących klas końcowych. Pytanie - na czym wam zależy - na poprawnej rozbudowie, czy na unikaniu kontaktów z ap? To drugie nie bardzo ma sens, bo jak coś spaprzecie z rozbudową to kontrola ap może to wykazać. Skoro jesteście pod nadzorem to najprościej jest zapytać ap wprost w tej kwestii i zastosować się do ich stanowiska. Celem tego wszystkiego jest zapewnienie właściwego postępowania z dokumentacją, a nie przepychanie się na podstawie przestarzałej instrukcji, co komu wolno.
Jarek Orszulak

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #23 dnia: Październik 12, 2016, »
Dziękuję Panowie za odpowiedź.  :)
@MarcinP, tak podlegamy pod AP, mamy za sobą kilka kontroli i plik dokumentacji pokontrolnej zdeponowanej w teczkach.
@Jarek, IK którą zacytowałem nie jest tak "starożytna" jakby się wydawało. Została uzgodniona z AP i zatwierdzona w 2011r, na bazie zaleceń pokontrolnych. Do tej pory miałem przekonanie, iż jesteśmy zobowiązani do literalnego przestrzegania ustaleń IK. Zatem wydawało mi się, być może niesłusznie, iż możemy wybrać najprostszy i najszybszy sposób rozbudowy JRWA. Tym bardziej że rozbudowa miałaby być skromna i oparta na dostępnych wzorcach.
Ogólnie rzecz biorąc w sytuacji takich instytucji jak moja, nie jest łatwo ocenić co jest aktualne a co przestarzałe. Normatywy kancelaryjne musimy sobie pisać sami, opierając się na własnym rozeznaniu stanu prawnego w tej materii.
Nie mam doświadczenia w kontaktach z AP, ponieważ od stosunkowo niedawna prowadzę AZ a moi poprzednicy ech...szkoda gadać...Poza tym, już tu nie pracują. Stąd moje pytania. Ale w tym kontekście chciałbym zapytać, jaka jest u was przyjęta forma konsultacji z AP. Czy mogę do nich po prostu zadzwonić prosząc o wyjaśnienie takiej kwestii jak choćby powyższa? Czy też należy trzymać się sztywnego szablonu, iż kierownik zakładu pracy jest partnerem dla AP i z każdym zapytaniem i prośbą o wyjaśnienie powinien wystąpić na drodze oficjalnego pisma?  :-[

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #24 dnia: Październik 12, 2016, »
Każdorazowa zmiana w normatywach kancelaryjno-archiwalnych, czy to instrukcjach czy jrwa, wymaga zgody właściwego miejscowo dyrektora archiwum państwowego (ustawa). Jeśli jest to zmiana niewielka najlepiej zrobić to w formie aneksu- lub pisma określającego rozszerzenie danej grupy rzeczowej z jrwa. Projekt zmian należy wysłać w formie pisemnej do archiwum z prośba o zatwierdzenie w porozumieniu (zarządzenie NDAP).
Co do kontaktów telefonicznych, nie zawadzi najpierw zadzwonić i uzgodnić telefonicznie bądź mailowo zmiany, wówczas forma pisemna oficjalna będzie już tylko i wyłącznie formalnością.
Inne pytanie czy rozszerzenia nie da rady zrobić "sztucznie" w ramach systemu podteczek, wówczas ominiecie zatwierdzenie ap ;)

Offline glucio

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #25 dnia: Październik 12, 2016, »
@Śpioszek, dziękuję bardzo za praktyczne wskazówki. Ja tam wolę z AP nie zadzierać, więc kto pyta nie błądzi... ;)
O ile znam ustawę archiwalną, jest tam mowa że kierownik jedn. org. takiej jak moja ustanawia w porozumieniu z AP normatywy kancelaryjne (Art.6, Ust.2). Nie ma tam zaś mowy, na jakiej zasadzie rozbudowywać JRWA. Z drugiej strony, jak pisałem wyżej, nie dotyczy nas rozp. z 2011r i wynikające z niego wnioski i interpretacje.
Nie chcę już dzielić włosa na czworo, dodam tylko że wniosek @Śpioszka o konieczności zatwierdzenia przez AP zmian w wykazie akt, wydaje się logicznie uprawniony. Choć pozostaje pytaniem otwartym, skąd w takim razie wzięła się praktyka zapisów w niektórych IK, o "samodzielnej rozbudowie wykazu akt" w dodatku akceptowana przez niektóre terenowe oddziały AP?
Dziękuję wszystkim za pomoc.  :)

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #26 dnia: Październik 13, 2016, »
O ile znam ustawę archiwalną, jest tam mowa że kierownik jedn. org. takiej jak moja ustanawia w porozumieniu z AP normatywy kancelaryjne (Art.6, Ust.2). Nie ma tam zaś mowy, na jakiej zasadzie rozbudowywać JRWA.

Zgadza się, kierownik jednostki organizacyjnej wprowadza w porozumieniu z dyrektorem AP normatywy kancelaryjne w tym, m.in. sposób klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji. Zmiany w jrwa, nawet w ramach klasy końcowej, są zmianą w sposobie klasyfikacji. Zapisy IK nie mogą być wiążące, jeżeli nie są zgodne z unza.

Choć pozostaje pytaniem otwartym, skąd w takim razie wzięła się praktyka zapisów w niektórych IK, o "samodzielnej rozbudowie wykazu akt" w dodatku akceptowana przez niektóre terenowe oddziały AP?

Ustawa archiwalna była nowelizowana już tyle razy, że można stracić rachubę. Art. 6 w pierwotnym kształcie przewidywał jedynie zatwierdzenie instrukcji określającej zasady i tryb postępowania z dokumentacją.

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: Rzeczowy wykaz akt - czy trzeba uzgadniać rozbudowę?
« Odpowiedź #27 dnia: Październik 20, 2016, »
Witam mam pytanie po części związane z tematem ale dotyczy budowy JRWA. Czy tworząc JRWA według nowych przepisów należy uwzględnić w nim  kategorie archiwalną dla komórki niemerytorycznej oraz czy JRWA powinien zawierać wykaz akronimów komórek organizacyjnych ?