1. Mam na stanie nie tylko "typową" dokumentację aktową, ale również taką, która jest oprawiona przez introligatora (twarda okładka) i ma nietypowe rozmiary - format to zdecydowanie większy od A4 prostokąt, na dodatek otwierany po krótszym boku. O ile dość jasna jest dla mnie sytuacja jak opisać klasyczną teczkę o tyle nie bardzo wiem jak opisać tego typu dokumentację. Czy każdą jednostkę archiwalną powinienem w takim wypadku wsadzić w jakiś karton dostosowany do jej rozmiarów (co wygeneruje spore koszty) i na nim nanieść właściwy opis, czy do okładki mogę przykleić kartkę na której naniosę właściwy opis? A może jeszcze inaczej?
Na pytanie 1. w części odpowiada Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Załącznik 4 - STANDARDY Porządkowania, EWIDENCJONOWANIA I TECHNICZNEGO ZABEZPIECZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRZED ICH PRZEKAZANIEM DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
4.3. umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru;
4.6. opakowania, o których mowa w pkt 4.3., powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m?
2. Pytanie numer dwa jest może banalne, ale wolę się upewnić. Jeśli teczka z dokumentacją archiwalną została lata temu źle opisana przez pracownika merytorycznego to powinienem ją wywalić, a dokumenty wsadzić do nowej i właściwe ją opisać czy np. wsadzić taką teczkę w nową teczkę i dopiero na tą nową nanieść właściwe informacje? Mam takie głupie wewnętrzne przekonanie, że choć oryginalny opis jest niewłaściwy to przez sam fakt swojej "starości" ma pewną historyczną wartość poznawczą i może warto go zachować. Ale pewnie nie mam racji.
ponownie ww. rozporządzenie
załącznik 4
1.4. opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu przez podanie:
1.4.5. tytułu jednostki archiwalnej złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ? o ile był stosowany; tytuł może zostać uszczegółowiony przez dodanie typu akt tworzących jednostkę archiwalną
Ja czasem zostawiam starą okładkę, na której są zapisane informacje, których próżno nieraz szukać w aktach - np. działalność gospodarcza (data wykreślenia, data zgonu przedsiębiorcy, o której w aktach danego przedsiębiorcy nie ma wzmianki). Ale najczęściej to wywalam;)