Autor Wątek: "nietypowe" materiały archiwalne (kat A.) i ich opracowanie  (Przeczytany 1131 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline pechu

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
W moim archiwum zakładowym (pracuję tu pół roku) ostatni raz materiały archiwalne przekazywano do właściwego AP w latach 70. W związku z tym uzbierało się już trochę takich akt kategorii A, które należałoby przekazać. Nigdy tego nie robiłem więc liczę na pomoc bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek. Oczywiście dokumenty nie zawsze (a w sumie rzadko kiedy) są dobrze uporządkowane i opisane - stąd moje pytania (szukałem czy podobnego wątku już nie było, ale nie znalazłem chociaż pewnie był):

1. Mam na stanie nie tylko "typową" dokumentację aktową, ale również taką, która jest oprawiona przez introligatora (twarda okładka) i ma nietypowe rozmiary - format to zdecydowanie większy od A4 prostokąt, na dodatek otwierany po krótszym boku. O ile dość jasna jest dla mnie sytuacja jak opisać klasyczną teczkę o tyle nie bardzo wiem jak opisać tego typu dokumentację. Czy każdą jednostkę archiwalną powinienem w takim wypadku wsadzić w jakiś karton dostosowany do jej rozmiarów (co wygeneruje spore koszty) i na nim nanieść właściwy opis, czy do okładki mogę przykleić kartkę na której naniosę właściwy opis? A może jeszcze inaczej?

2. Pytanie numer dwa jest może banalne, ale wolę się upewnić. Jeśli teczka z dokumentacją archiwalną została lata temu źle opisana przez pracownika merytorycznego to powinienem ją wywalić, a dokumenty wsadzić do nowej i właściwe ją opisać czy np. wsadzić taką teczkę w nową teczkę i dopiero na tą nową nanieść właściwe informacje? Mam takie głupie wewnętrzne przekonanie, że choć oryginalny opis jest niewłaściwy to przez sam fakt swojej "starości" ma pewną historyczną wartość poznawczą i może warto go zachować. Ale pewnie nie mam racji.

Z góry dziękuję za odpowiedź!

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: "nietypowe" materiały archiwalne (kat A.) i ich opracowanie
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 19, 2016, »
1. Mam na stanie nie tylko "typową" dokumentację aktową, ale również taką, która jest oprawiona przez introligatora (twarda okładka) i ma nietypowe rozmiary - format to zdecydowanie większy od A4 prostokąt, na dodatek otwierany po krótszym boku. O ile dość jasna jest dla mnie sytuacja jak opisać klasyczną teczkę o tyle nie bardzo wiem jak opisać tego typu dokumentację. Czy każdą jednostkę archiwalną powinienem w takim wypadku wsadzić w jakiś karton dostosowany do jej rozmiarów (co wygeneruje spore koszty) i na nim nanieść właściwy opis, czy do okładki mogę przykleić kartkę na której naniosę właściwy opis? A może jeszcze inaczej?

Na pytanie 1. w części odpowiada  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Załącznik 4 - STANDARDY Porządkowania, EWIDENCJONOWANIA I TECHNICZNEGO ZABEZPIECZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRZED ICH PRZEKAZANIEM DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
4.3. umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru;
4.6. opakowania, o których mowa w pkt 4.3., powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m?

2. Pytanie numer dwa jest może banalne, ale wolę się upewnić. Jeśli teczka z dokumentacją archiwalną została lata temu źle opisana przez pracownika merytorycznego to powinienem ją wywalić, a dokumenty wsadzić do nowej i właściwe ją opisać czy np. wsadzić taką teczkę w nową teczkę i dopiero na tą nową nanieść właściwe informacje? Mam takie głupie wewnętrzne przekonanie, że choć oryginalny opis jest niewłaściwy to przez sam fakt swojej "starości" ma pewną historyczną wartość poznawczą i może warto go zachować. Ale pewnie nie mam racji.

ponownie ww. rozporządzenie
załącznik 4
1.4. opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu przez podanie:
1.4.5. tytułu jednostki archiwalnej złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ? o ile był stosowany; tytuł może zostać uszczegółowiony przez dodanie typu akt tworzących jednostkę archiwalną

Ja czasem zostawiam starą okładkę, na której są zapisane informacje, których próżno nieraz szukać w aktach - np. działalność gospodarcza (data wykreślenia, data zgonu przedsiębiorcy, o której w aktach danego przedsiębiorcy nie ma wzmianki). Ale najczęściej to wywalam;)

Offline pechu

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 10
Odp: "nietypowe" materiały archiwalne (kat A.) i ich opracowanie
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 20, 2016, »
Bardzo dziękuję za odpowiedź! Nawet czytałem wczoraj to rozporządzenie, ale byłem ciekawe czy odpowiada praktyce :)

Ad 1. Już widzę wielkie zadowolenie moich przełożonych na wieść, że mają kupić kilkadziesiąt kartonów różnej wielkości na materiały archiwalne ;) inne pytanie brzmi czy uda się gdzieś wyposażyć w odpowiednie... bo te archiwalia mają na prawdę różne formaty i rozmiary.

Ad 2. Teoretycznie i do teczki aktowej wraz z opakowaniem można by zastosować punkt 4.3 bo w sumie w takiej formie została wytworzona ;) no ale chyba też będę wywalał jeśli nic ciekawego na okładce nie będzie.

Jeszcze raz dzięki!

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: "nietypowe" materiały archiwalne (kat A.) i ich opracowanie
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 20, 2016, »
Ad 1. Już widzę wielkie zadowolenie moich przełożonych na wieść, że mają kupić kilkadziesiąt kartonów różnej wielkości na materiały archiwalne ;) inne pytanie brzmi czy uda się gdzieś wyposażyć w odpowiednie... bo te archiwalia mają na prawdę różne formaty i rozmiary.
Jest jedna taka firma bardzo popularna wśród archiwistów, która ma wszystko co potrzeba do archiwum, robi też indywidualne opakowania, ale nazwę podam na priv aby reklamy nie robić;)

Ad 2. Teoretycznie i do teczki aktowej wraz z opakowaniem można by zastosować punkt 4.3 bo w sumie w takiej formie została wytworzona ;) no ale chyba też będę wywalał jeśli nic ciekawego na okładce nie będzie.
Jakby nie było, w starej teczce raczej nie zdasz akt do archiwum, bo stare były robione z kwaśnego papieru, a teraz teczki i pudła przy zdawaniu do AP muszą być bezkwasowe ;)