Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna

CKM kadencji 2016-2018

(1/13) > >>

Hanna Staszewska:
Jak pewnie wiecie, rozpoczęła pacę nowa Centralna Komisja Metodyczna, w nowym składzie i pod moim przewodnictwem  8)
Mamy już pierwsze posiedzenie za sobą, protokół tutaj do poczytania (protokoły będą jawne, działamy przy otwartej kurtynie  :)) https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4402-inauguracyjne-posiedzenie-centralnej-komisji-metodycznej-sprawozdanie

W czasie posiedzenia dokonałam podsumowania działań archiwów w zakresie metodyki archiwalnej w latach 2012-2016. Oceniłam je krytycznie (wielokrotnie dawałam temu wyraz, także na tym forum, szczegóły także w protokole). Nie będę już się nad tym rozwodzić, czasu archiwa zmarnowały dosyć, nadszedł czas pracy :)
Nowa CKM będzie działac inaczej niż poprzednicy: przede wszystkim sama będzie przygotowywać projekty przepisów, w scisłej współpracy z NDAP i w zgodzie z priorytetami i koncepcją Naczelnego Dyrektora.
Przy założeniu, że do końca 2017 r. ZoSIA ma być wdrożona w całej sieci archiwów państwowych, planujemy przygotować pakiet przepisów, które wejdą w życie 1 stycznia 2018 r.: nowy przepis o inwentarzu archiwalnym, ewidencji i w miarę potrzeb i możliwosci aktualizacje innych przepisów - celem są elektroniczne pomoce archiwalne i elektroniczna ewidencja.
Na razie przygotowalismy nowelizacje (czekają na podpis Naczelnego Dyrektora), mające na celu wyeliminowanie lub ograniczenie wydruków i ich przesyłanie do NDAP już teraz:

- zarządzenie Nr 11 z  dnia 18 września 2013 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych (likwidacja Centralnej Kartoteki Zespołów w NDAP i wyeliminowanie przesyłania kart zespołów do NDAP oraz przez oddziały do centrali dla archiwów, które mają wdrożony system ZoSIA),
- wskazówki w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, wprowadzonego zarządzeniem Nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z  dnia 19 marca 1960 r. (obowiązkowy wydruk tylko jednego egzemplarza inwentarza dla pracowni naukowej, w uzasadnionych przypadkach dyrektor może zadecydować o większej liczbie),
- decyzja Nr 2 z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz zakresu i trybu ich działania (pomoce archiwalne zatwierdzane przez komisje metodyczne mają być procedowane w postaci .pdf, zarówno na etapie recenzji jak i w trakcie posiedzenia, i w postaci elektronicznej mają być przesyłane do NDAP).

W dalszej części spotkania omawialismy także projekty zarządzeń w sprawie zasad przejmowania i opracowania akt stanu cywilnego w archiwach państwowych oraz
w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych (planowane jest przywrócenie dyrektorom archiwów prawo do zatwierdzania brakowania).
W trakcie dyskusji okazało się, ze bardzo dużo problemów w archiwach generują komisje metodyczne (jak wiecie uważam że należy je zlikwidować, ale wiem, ze archiwa nie są na to gotowe, dla niektórych byłby to szok nie do ogarnięcia, który zachwiałby sensem ich archiwalnego istnienia ;D), na pewno nastąpi rzeczywiste uproszczenie procedur zatwierdzania pomocy archiwalnych.

Rafał Rufus Magryś:
Haniu,

Po pierwsze gratulacje - właściwa osoba na właściwym miejscu (wiem, że późno lecz mi jakoś umknęło...
Po drugie - wielki "szacun" w kilku ruchach rozwiązujecie pod Twoim przywództwem te problemy które były w mojej ocenie zmorą apów i to od wielu lat.
Po trzecie - jeśli coś trzeba - wiesz, że zawsze możesz liczyć na wsparcie :)

Pozdrawiam,

Bolek:
To brakowanie z własnego zasobu to największa porażka. Kiedyś traciliśmy czas na porządkowanie akt. Wyłączaliśmy kopie, wtórnie,  itp. Aby po latach tracić czas na włączanie tego z powrotem do teczek, lub tworzenia teczek wyłącznie z makulaturą, bo ktoś nie stanął na wysokości zadania.

Marcin Kapała:

--- Cytat: Hanna Staszewska w Październik 13, 2016, ---W trakcie dyskusji okazało się, ze bardzo dużo problemów w archiwach generują komisje metodyczne (jak wiecie uważam że należy je zlikwidować, ale wiem, ze archiwa nie są na to gotowe, dla niektórych byłby to szok nie do ogarnięcia, który zachwiałby sensem ich archiwalnego istnienia ;D), na pewno nastąpi rzeczywiste uproszczenie procedur zatwierdzania pomocy archiwalnych.

--- Koniec cytatu ---

Uproszczenie procedur, i ich racjonalizacja, to dobry kierunek. Mam jednak nadzieje, że alternatywą nie będzie scentralizowanie zadań związanych z zatwierdzaniem metod opracowania zespołów archiwalnych ;). Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bardzo niekonsekwentne. Z jednej strony zatwierdzanie odbywa się wieloetapowo, w procesie tym uczestniczą archiwiści odpowiedzialni za opracowanie zespołów, kierownicy działów opracowania, recenzenci i członkowie komisji. Z drugiej strony cały żmudny proces zatwierdzania można zakwestionować praktycznie jednoosobowo na poziomie NDAP  (§ 6 punkt 2 decyzji NDAP z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania).

Hanna Staszewska:

--- Cytat: Marcin Kapała w Październik 16, 2016, ---Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bardzo niekonsekwentne. Z jednej strony zatwierdzanie odbywa się wieloetapowo, w procesie tym uczestniczą archiwiści odpowiedzialni za opracowanie zespołów, kierownicy działów opracowania, recenzenci i członkowie komisji.

--- Koniec cytatu ---
No własnie, to jest bardzo skomplikowane i rozdęte do absurdu (na co zwracali uwagę wszyscy członkowie CKM).
Dojrzelismy do tego, żeby wprowadzić rzeczywiste uproszczenia.
Moim zdaniem powinno to wyglądać mniej więcej tak (w bardzo ogólnym zarysie):
1.   Prawidłowosć sporządzonych pomocy archiwalnych zatwierdza dyrektor archiwum państwowego, zwany dalej ?dyrektorem archiwum?.
2.   Pomoce archiwalne, skierowane do oceny dyrektora archiwum, muszą być zaopatrzone w klauzulę kierownika oddziału opracowania lub osoby odpowiedzialnej za opracowanie lub, w przypadku oddziału zamiejscowego, kierownika tegoż, stwierdzającą, iż skontrolował poprawność opracowania pomocy.
3.   W każdym archiwum państwowym dyrektor archiwum powołuje komisję metodyczną,  będącą jego organem opiniodawczo-doradczym w zakresie metodyki archiwalnej.
4.   Komisja metodyczna składa się z 5-7 członków, wśród których dyrektor wyznacza przewodniczącego i sekretarza.
5.   Komisja metodyczna działa na posiedzeniach, na których omawia sprawy wniesione przez dyrektora archiwum.
6.   Przed zatwierdzeniem pomocy archiwalnych zespołów lub zbiorów archiwalnych zakwalifikowanych uprzednio do grupy opracowania A1 i A2 dyrektor zasięga opinii komisji metodycznej.
7.   W uzasadnionych przypadkach dyrektor archiwum może zasięgnąć opinii przy zatwierdzaniu pomocy zespołów lub zbiorów archiwalnych z grupy opracowania A3.
8.   W uzasadnionych przypadkach dyrektor może zasięgnąć opinii eksperta/ekspertów spoza składu komisji metodycznej lub spoza archiwum.
9.   Czynności kontrolno-weryfikacyjne mogą być wykonane w systemie informatycznym.

To oczywiscie ogólny zarys, ale w tym kierunku powinnismy zmierzać.
Pozdrawiam

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona