Kwalifikacja składów chronologicznych

[jacek_k]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.

Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej

[luke]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.

Tymczasem odwzorowania cyfrowe pojawiają się w kolejnych projektach aktów prawnych, np. Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy ? Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 12 grudnia 2016 r. w wersji do uzgodnień i konsultacji publicznych, w którym pojawia się możliwość zameldowania w formie dokumentu elektronicznego na formularzu, do którego dołącza się odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu.

Art. 1. W ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2016 r. poz. 722 i 1948) wprowadza się następujące zmiany:
w art. 28:
a) ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
?1. Obywatel polski dokonuje zameldowania się na pobyt stały lub czasowy:
1) w formie pisemnej na formularzu w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje, przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport, albo
2) w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, o którym mowa w pkt 1, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru

b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a?2c w brzmieniu:
?2a. Obywatel polski, dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy, w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 2, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego jego tytuł prawny do lokalu albo dokument elektroniczny potwierdzający jego tytuł prawny do lokalu, a obywatel nieposiadający tytułu prawnego do lokalu, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe oświadczenia właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu, albo dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu.

[jacek_k]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.

Tymczasem odwzorowania cyfrowe pojawiają się w kolejnych projektach aktów prawnych, np. Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy ? Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 12 grudnia 2016 r. w wersji do uzgodnień i konsultacji publicznych, w którym pojawia się możliwość zameldowania w formie dokumentu elektronicznego na formularzu, do którego dołącza się odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu.

Art. 1. W ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2016 r. poz. 722 i 1948) wprowadza się następujące zmiany:
w art. 28:
a) ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
?1. Obywatel polski dokonuje zameldowania się na pobyt stały lub czasowy:
1) w formie pisemnej na formularzu w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje, przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport, albo
2) w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, o którym mowa w pkt 1, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru

b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a?2c w brzmieniu:
?2a. Obywatel polski, dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy, w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 2, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego jego tytuł prawny do lokalu albo dokument elektroniczny potwierdzający jego tytuł prawny do lokalu, a obywatel nieposiadający tytułu prawnego do lokalu, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe oświadczenia właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu, albo dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu.

W tym przypadku nie widzę innej możliwości niż odwzorowanie cyfrowe. Chyba za wcześnie byśmy działali na podstawie oświadczenia?

[luke]

Skoro polityka państwa zmierza w kierunku oświadczeń w miejsce zaświadczeń, to dlaczego nie idzie konsekwentnie w tę stronę?
Na składanych wnioskach, w wielu przypadkach, mamy przecież miejsce na oświadczenie na podstawie art. 233  § 1 ustawy Kodeks karny.

Jeśli ktoś podaje nieprawdę lub zataja prawdę we wniosku, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Oświadczam, że rozumiem odpowiedzialność karną za zatajenie prawdy lub podanie nieprawdy w tym wniosku. Potwierdzam, że powyższe dane są prawdziwe.

Zaś w przypadku wzbudzenia u urzędnika uzasadnionych podejrzeń, co do prawdziwości oświadczonych danych, może je w każdej chwili zweryfikować.

[jacek_k]

Skoro polityka państwa zmierza w kierunku oświadczeń w miejsce zaświadczeń, to dlaczego nie idzie konsekwentnie w tę stronę?
Na składanych wnioskach, w wielu przypadkach, mamy przecież miejsce na oświadczenie na podstawie art. 233  § 1 ustawy Kodeks karny.

Jeśli ktoś podaje nieprawdę lub zataja prawdę we wniosku, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Oświadczam, że rozumiem odpowiedzialność karną za zatajenie prawdy lub podanie nieprawdy w tym wniosku. Potwierdzam, że powyższe dane są prawdziwe.

Zaś w przypadku wzbudzenia u urzędnika uzasadnionych podejrzeń, co do prawdziwości oświadczonych danych, może je w każdej chwili zweryfikować.

W przypadku niektórych idziemy w kierunku nieodwracalnych skutków prawnych. Zastanawiam się nad zasadnościa obowiązku meldunkowego ale nie chciałbym aby ktoś zameldował się w moim domu bez mojej wiedzy. Z drugiej strony bardzo łatwo odwołać zgodę ustną na zameldowanie kogoś w naszym domu

[luke]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.

Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej

Lektura strony Rządowego Procesu Legislacyjnego http://legislacja.rcl.gov.pl/ nie wykazuje aktualnych prac MKiDN w obszarze "archiwalnym". Natomiast na X Zjeździe IFAR zarówno oficjalnie jak i kuluarowo rozmawialiśmy o potrzebie nowelizacji ustawy archiwalnej. Takie prace pewnie będą prowadzone przez MKiDN i NDAP.

[jacek_k]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.

Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej

Lektura strony Rządowego Procesu Legislacyjnego http://legislacja.rcl.gov.pl/ nie wykazuje aktualnych prac MKiDN w obszarze "archiwalnym". Natomiast na X Zjeździe IFAR zarówno oficjalnie jak i kuluarowo rozmawialiśmy o potrzebie nowelizacji ustawy archiwalnej. Takie prace pewnie będą prowadzone przez MKiDN i NDAP.

Tam monitoruję ale chodzi mi o wcześniejsze prace. Stworzyłem osobny wątek żeby nie mieszać.

Wiem że na jesieni NDAP spotkało się z MC w sprawie nowelizacji rozporządzeń 2006. Nie wiem jak NDAP działa w EZD RP.

[Marcin Kapała]

Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.

[jacek_k]

Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.

Na przykładzie zameldowania. Do wniosku dołączam dokument potwierdzający, że mam prawo do lokalu/nieruchomości na której chcę się zameldować. Oryginał pozostaje u mnie, więc urząd nie ma z czym zweryfikować przesłanego skanu. Co jak co, ale nie wierzę, że np. spółdzielnia wystawi mi to w wersji elektronicznej, więc albo będę bazował na skanie albo w sprawach zameldowania (i tego typu podobnych) będę musiał udać się osobiście. Nawet gdyby zobowiązać spółdzielnie do wystawienia tego dokumentu, to wydłuży to czas postępowania. Znów przykład zameldowania - idąc osobiście jestem meldowany od razu, co więcej od ręki dostaję zaświadczenie. Tak samo z wymeldowaniem. Elektroniczne wymeldowanie zostało dokonane dopiero następnego dnia roboczego popołudniu. O czekaniu na zaświadczenie wypowiadać się nie będę (7 dni, bo trzeba podpisać).

[Jarek]

Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego - to wciąż tylko projekt. Tę możliwość przedstawiania skanów skopiowano zapewne z Kpa, tyle że tam jest to obwarowane koniecznością potwierdzania podpisem elektronicznym przez notariusza, radcę itp. Co ciekawe kpa mówi o kopii dokumentu która jest dokumentem elektronicznym, a nie o odwzorowaniu. Projekt ustawy nie definiuje zresztą odwzorowania, wiec w zasadzie nie wiadomo co to ma być.

Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.

Czy to na pewno tak? Definicję odwzorowania mamy chyba póki co tylko w rozp. z 18.01.2011 r. Nic tam nie ma o tym że odwzorowanie musi być przesyłką wpływającą. Zresztą odwzorowaniem cyfrowym w myśl ww. rozporządzenia są także skany dokumentów wewnętrznych (listy obecności itp.). Tak jak sam pisałeś, powinniśmy zmienić definicję odwzorowania, moim zdaniem w takim kierunku, żeby jasnym było że odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym.

[Marcin Kapała]

Czym innym jest uwiarygodnienie oświadczenie woli, które złożone zostało w formie elektronicznej, a czym innym jest wiarygodność odwzorowania cyfrowego wykonanego w urzędzie z przesłanej dokumentacji papierowej. W mojej opinii jest tutaj istotna różnica.

[Anna Sobczak]

Głos w dyskusji na temat brakowania dokumentacji ze składów chronologicznych.
https://twitter.com/Wo_Wozniak/status/803236233560420352
Finowie zdigitalizują i zniszczą oryginały 80-90% archiwaliów z lat 1976-2016. Pozostaną tylko kopie cyfrowe
Australijczycy również chcą niszczyć dokumentację, która zostanie zeskanowana. Jeżeli dobrze pamiętam, cezura to 1980 rok. Przyjmują również możliwość, że część zeskanowanych, przeznaczonych do zniszczenia materiałów może zostać oddana ich wytwórcom. Spotkali się z burzą w środowisku szczególnie historycznym, ale jednak konsekwentnie wprowadzają swoje postanowienia. 

W Niemczech również jest mowa od niszczeniu pism przychodzących po skanowaniu. Jednak ze względu na toczący się spór o kwestie prawne w tej kwestii zaleca się rozpatrywanie każdego przypadku z osobna przed zniszczeniem papierowego oryginału.

Więcej:
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Baustein E-Akte, s. 31, http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/e_akte.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (22.01.17).