Autor Wątek: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw  (Przeczytany 1318 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« dnia: Wrzesień 17, 2016, »
Dobry wieczór
w instytucji nastąpi przejście z rwa, który klasyfikował dokumentacje w oparciu o system dwustopniowy np. 17/5, 5/2 itd. na typowy JRWA w układzie dziesiętnym.
Czy w takiej sytuacji należy bezwzględnie i bez wyjątku zakończyć, zarchiwizować prowadzone sprawy i założyć powiązane informacyjnie nowe przez co dokumentacja danej sprawy będzie fizycznie rozdzielone ? Zastosowanie sposobu przedstawionego w IK z 2011 tzn. o możliwości prowadzenia sprawy pod dotychczasowym znakiem sprawy uważam w moim przypadku za nie możliwe do zastosowania gdyż oznaczało by to stosowanie równolegle dwóch JRWA.
Proszę o wskazówki jakie przyjąć rozwiązanie aby ten proces był  prawidłowy i nie spowodowali dużych komplikacji.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 18, 2016, »
Zasady postępowania z prowadzonymi sprawami powinny zostać określone w tym akcie wewnętrznym, który wprowadzi nowe normatywy. Moim zdaniem przerejestrowywać należy tylko wtedy kiedy to absolutnie konieczne.
Przerejestrowanie w systemie tradycyjnym oznacza fizyczne przeniesienie dokumentacji do bieżącego znaku sprawy, a nie tylko powiązanie informacyjne.
Kontynuowanie sprawy pod dotychczasowym znakiem, wobec zmiany jrwa, to na pewno nie jest żadne równoległe stosowanie dwóch jrwa,aktualnie obowiązujący jrwa stosujemy wtedy kiedy rejestrujemy sprawy, prowadzenie sprawy pod tym znakiem jest tego konsekwencją.
Nie bardzo rozumiem co to ten "system dwustopniowy", proszę przybliż na czym to polega.
« Ostatnia zmiana: Wrzesień 18, 2016, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 18, 2016, »
Istnieją tylko dwa rzędy klas tzn. tytuły hasel klasyfikacyjnych danego rodzaju np. statystyka - 6 kontrole-7 oraz  klasy II rzedu, ktore stanową tytuły klasyfikacyjne odpowiadające klasom końcowym w typowym JRWA. Dlatego symbole klasyfikacyjne maja taką taka strukturę jak np. 6/2 dla analiz statystycznych 7/1 dla kontroli zewnętrznych. Dodatkowo obowiązuje system kancelryjny mieszany gdzie obok spraw rejestruje się wszystkie pisma.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 18, 2016, »
Czyli zwykłe zastąpienie jednego jrwa drugim. Gdy obok rejestracji spraw, rejestrujemy pisma (przede wszystkim wpływające i wychodzące), to nazywamy to w sensie formalnym systemem kancelaryjnym mieszanym, ale - jeśli te pisma są łączone w akta spraw, które to sprawy mają znaki spraw tworzone przy pomocy jrwa - to nie ma to żadnego znaczenia.
« Ostatnia zmiana: Wrzesień 18, 2016, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 19, 2016, »
Podsumowując należy w akcie prawnym umieścić zapis pozwalający na  prowadzenie dalej spraw, które nie mogły byc zakończone przed wejściem w życie nowe JRWA.  Jednocześnie w przypadku tworzenia nowych spraw referent sprawy musi dokonać rejestracji sprawy posługując się nowymi symbolami klasyfikacyjnymi.
Czy jednak w przypadku gdyby nastąpiło trwałe zaprzestanie działalności instytucji tzn przekształcenie jej w innych podmiot prawny to powyższe rozwiązanie nie będzie dopuszczalne ? Czy dopuszczalne w takiej sytuacji będzie przerejestrowanie spraw ?

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 19, 2016, »
W przypadku likwidacji jednostki i kontynuowania jej spraw przez inną jednostkę (czynna sukcesja) przerejestrowanie jest konieczne.
Jarek Orszulak

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Odp: Zmiana zasad klasyfikowania pism i spraw
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 19, 2016, »
Dziękuje Jarek za wszystkie odpowiedzi.