Autor Wątek: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych  (Przeczytany 30831 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #90 dnia: Luty 10, 2017, »
ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.
To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.
Gdzie można szukać owego pakietu przepisów, jeśli się zachował?

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1732
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #91 dnia: Luty 18, 2017, »
A możemy prosić o udostępnienie całej dokumentacji z 2008 r., w której były te wszystkie projekty zmian metodycznych, które NDAP nie przyjęła? Czy ktoś ma do tego dostęp?
.
Proszę zwrócić się do NDAP, z pewnoscią posiadają całą dokumentację.

Cytat: Ewap
Czy to wpłynęło do NDAP? I kto to tam skierował?
Wpłynęło, 4 czerwca 2008 r. projekty przesłał chyba R. Magrys jako szef zespołu "Informatyka i Archiwa" (dokładnie nie pamiętam, trochę czasu minęło), kolejne wersje przesłał w październiku 2008 r. dyrektor NAC N. Bończa Tomaszewski.

Ponadto wyjasniam:
W ramach zespołu ?Informatyka i Archiwa?, równolegle do powstawania systemu, pracowała grupa robocza pod kierunkiem dr Wojciecha Woźniaka ds. przepisów metodycznych (w składzie grupy: H. Staszewska, M. Zdunek, Z. Marek, R. Kusyk).   
Przy okazji serdecznie pozdrawiam kolegów. 8)
4 czerwca 2008 r. przesłaliśmy 1 wersję propozycji zmian w kilku przepisach (kolejna wersja przesłana do NDAP w październiku 2008 r.).
Najważniejsze były zmiany w decyzji nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 stycznia 2004 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych zmienionej decyzjami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych: nr 17  z 30 września 2005 r., nr 10 z 6 marca 2007 r. oraz z 31 marca 2008 r.  Przedstawione propozycje obejmowały następujące kwestie:
1. Zastąpienie nazwy bazy SEZAM ogólnym sformułowaniem ?system informatyczny?, które pozwoliłyby prowadzić w archiwach zarówno bazę SEZAM jak i ZoSIA.  Wiązało się z tym wykreślenie § 6 w załączniku do decyzji (?Komputerowa baza danych SEZAM?), gdyż podobne zalecenia zawierała decyzja nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych.
2. Odejście od zasady stanowiącej, że ewidencję w archiwum prowadzi jedna osoba (wykreślenie § 2 w decyzji). W zamian wprowadzono zapis określający, iż za stan ewidencji odpowiada dyrektor archiwum lub osoba przez niego wyznaczona (zmiana § 3 w decyzji).
3. Ograniczenie liczby obowiązkowo sporządzanych wydruków spisu zespołów oraz kart zespołów/zbiorów (zmiany w § 3 załącznika do decyzji).
4. Uproszczenie uwierzytelniania wydruków księgi nabytków i ubytków oraz księgi przesunięć międzyzespołowych (zmiany w § 1 i 2 w załączniku do decyzji).
5. Ujednolicenie zaleceń dot. elementów opisu zespołu/zbioru archiwalnego, takich jak: formy wpływu materiałów archiwalnych do archiwum (zmiany w § 1 załącznika do decyzji), opis stanu zewnętrznego itp., języka itp. (zmiany w § 4 załącznika do decyzji). Korekty te miały na celu ujednolicenie terminologii stosowanej dla danych właściwych dla obecnych baz SEZAM i IZA.

Ponadto w celu ujednolicenia przepisów dot. ewidencji zasobu archiwalnego zaproponowano zmiany w decyzji nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 października 2002 r. w sprawie gromadzenia, przechowywania i aktualizacji ewidencji zasobu archiwów państwowych. 
Zaproponowano także zmiany w Zarządzeniu nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r. w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych, gdyż Zarządzeniem nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 marca 1999 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych zniesiono możliwość tworzenia grup zespołów. Niestety, nie uchylono tej możliwości w Zarządzeniu nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r. w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych. Proponowana zmiana miała na celu dostosowanie zasad opracowania akt notarialnych do zasad obowiązujących w pozostałych rodzajach dokumentacji  (skreślenie punktu 2 w części II załącznika).

Zaproponowano zmianę w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji.

Ponadto w celu uściślenia zaleceń dot. opracowania fotografii zaproponowano zmianę w  załączniku do decyzji nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 24 kwietnia 2006 r., zmienionej decyzją nr 16 z 25 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych. Zmiany dot. doprecyzowania zaleceń dot. opracowania fotografii w zespole aktowym (ust. 26 w załączniku) oraz uniemożliwienie podwójnej inwentaryzacji fotografii (wykreślenie ust. 28 w załączniku).

Po drodze był jeszcze wstępny projekt o inwentarzu.

Nasze propozycje były kilkakrotnie opiniowane i dyskutowane przez CKM (można sprawdzić w protokołach) oraz odpowiednie komórki NDAP (po raz ostatni bodajże w 2011 r.).
Potem nasz projekty zaginęły w czeluściach NDAP i zapomniano o nich.
 Szkoda... :( :( :(


Offline Ewap

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 180
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #92 dnia: Luty 19, 2017, »
Z tego co napisała Pani Hanna wynika chyba, że przygotowane zalecenia zmian w przepisach wyprzedzały to co się działo w zakresie systemów teleinformatycznych (a nie "informatycznych") w archiwach państwowych w 2008 r. (choć szczerze powiedziawszy to chyba nie ma w archiwach systemów tylko zwykłe bazy; z ZoSIA w wersji chmurowej). Skoro SEZAM/IZA oraz ZoSIA miały być prowadzone równocześnie w różnych archiwach (nie równocześnie w jednym), to chyba nie za bardzo można było dla tych co mieli SEZAM/IZA zmieniać zasady prowadzenia ewidencji papierowej, bo te bazy były tylko i wyłącznie wspomaganiem papierowej ewidencji zasobu archiwalnego. Zastanawiam się co by to było gdyby wprowadzono zmienione akty wewnętrzne a nie wdrożono systemu.
Poza tym przepisy NDAP mimo wszystko się zmieniały (np. wprowadzenie ZoSIA w Poznaniu i Lublinie), a z tego co pamiętam to były problemy z ZoSIA w zakresie obsługi sprawozdawczości w tych archiwach.

Ale niech tam... Może warto by było napisać historię tego co się działo... Ale nie hagiografię ZoSIA, tylko rzetelną analizę prac z lat 2005-2017... bo nie wszystko i nie wszędzie było takie jednoznaczne... ani w NDAP ani w NAC...
Mnie wciąż martwi że nie wiele wiadomo o projekcie ZoSIA (a może szukajwarchiwach). Nie upublicznia się planów, założeń zmian, kierunków prac, kto jest w zespołach zadaniowych (zespołach od analityki biznesowej, badania potrzeb, ustalania wymagań), kto programuje, kto odbiera, czy są testy... Może to wszystko się dzieje, skoro pojawiają się tu na forum wpisy o Komitecie Sterującym, czy wpisy zachęcające do zgłaszania uwag... ale jakoś niewiele wiadomo... Pozostaje więc wrażenie, że to taka praca na hura i ad hoc...

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 463
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #93 dnia: Luty 21, 2017, »
Dzisiaj są jakieś problemy z ZOSIą. Nie można generować plików w pdf-ie a także importować spisów w csv.

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #94 dnia: Luty 28, 2017, »
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.

Offline siwytom

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #95 dnia: Marzec 03, 2017, »
PS. a macie może tabelę dla dokumentacji fotograficznej w formacie csv. W podręczniku niestety nie ma przykładu do zaimportowania. Inaczej grozi nam ręczne przepisywanie a wszystko mamy w bazie w formacie xml. ;(
proszę, w załączeniu

Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).

Offline siwytom

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #96 dnia: Marzec 03, 2017, »
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.
Bardzo dobry pomysł. Kiedy można się spodziewać tej aktualizacji?

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 72
  • NAC
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #97 dnia: Marzec 03, 2017, »
Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).
To prawda. Przepraszamy. Pracujemy nad rozwiązaniem.

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #98 dnia: Marzec 03, 2017, »
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.
Bardzo dobry pomysł. Kiedy można się spodziewać tej aktualizacji?
Pytając w NAC, na pewno w tym roku (jeżeli funkcjonalność sprawdzi się, przejdzie testy, a programistom "nie wyskoczy" coś nadzwyczajnego i na już).

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1732
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #99 dnia: Marzec 20, 2017, »
16 marca w NDAP odbyło się szkolenie dla pracowników archiwów państwowych poświęcone procesowi retrokonwersji pomocy archiwalnych. Celem szkolenia było wskazanie dobrych praktyk i wymiana doświadczeń związanych z realizacją Programu.
W trakcie spotkania "pozamiatali" problem koledzy z AP Zielona Góra (brawo Szymon Różycki i Martyna Znamirowska), którzy pokazali, jak przy znakomitej organizacji pracy i chęciach rozwiązywania problemów (a nie ich mnożenia) można tak ustawić prace, że retrokonwersja nie jest udreką.
I teraz, uwaga! Przebieg szkolenia został nagrany (Brawo Michał Serdyński) i można je odsłuchać, tu są linki https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4500-szkolenie-z-retrokonwersji-pomocy-archiwalnych
Wszyscy zainteresowani mogą się zapoznać, zachęcam.

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 72
  • NAC
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #100 dnia: Marzec 22, 2017, »
Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).
To prawda. Przepraszamy. Pracujemy nad rozwiązaniem.
Załączam przykładowy plik do importu opisu dokumentacji fotograficznej.

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #101 dnia: Kwiecień 06, 2017, »
Efekt retrokonwersji  ;)
Po aktualizacji serwisu szukajwarchiwach.pl liczba j.a. podskoczyła z ok. 4,2 mln do ponad 5,1 oby tak dalej!

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1732
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #102 dnia: Kwiecień 07, 2017, »
Chyba do 11 kwietnia archiwa mają przesłać do NDAP sprawozdania z retrokonwersji za 1 kwartał.
Bardzo jestem ciekawa, jak to wygląda. Mam nadzieję, że na IFAR pojawi się informacja o wynikach za ten okres.
Ku chwale zasobu 8)
I użytkowników 8)

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #103 dnia: Kwiecień 11, 2017, »
Informacja w przygotowaniu :)
PS. Jeżeli ktoś z Państwa potrzebowałby prostego pliku (wtyczki) do masowej konwersji rozszerzeń plików to proszę o kontakt :) Ostatnio otrzymałem pliki z rozszerzeniem .csv_ a że było ich blisko 300 jednym "enterem" zmieniłem je na .csv. Sprawdzałem i skrypt działa także w przypadku plików .xlsx na .xls.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1732
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #104 dnia: Maj 16, 2017, »
Szczesliwie minął miesiąc 8)
Jakas informacja pojawi się na naszym forum?
Pozdrawiam serdecznie