Autor Wątek: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych  (Przeczytany 13601 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #15 dnia: Sierpień 30, 2016, »
Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)

Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 55
  • NAC
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #16 dnia: Sierpień 31, 2016, »
Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.

Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:

1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #17 dnia: Sierpień 31, 2016, »
Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:
1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

<doświadczenia własne>
1. Informatyk, kolega pani Krysi "usprawni" działanie tej aplikacji i przestanie generować...
2. "a na moim komputerze to nie działa i nie wiem dlaczego, a informatyk powiedział, że się na tym nie zna i żeby zadzwonić do was..."
3. "Dyrektor zabronił instalowania czegokolwiek, nawet naszejklasy!"
</doświadczenia własne>
Pierwsze wersje naszej Akcesji tez działały lokalnie w AZ, po doświadczeniach jw. zakończyliśmy tą aplikacje na fazie testowej.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).

Obawiałbym się tych "różnych" spisów. Im mniejsza możliwość manewru userów tym lepiej. Początkowo w "Akcesji" tez daliśmy dużą swobodę licząc na "porządne przygotowanie"... Cóż... errare humanum est... Ograniczyliśmy pole manewru, pola wyboru bez możliwości własnej inwencji i skończyły się "dziwne" spisy i jeszcze dziwniejsze pytania przez telefon.
"Akcesja" działa maksymalnie prosto - baza danych opakowana w php na której AZ się loguje, wprowadza dane i dzwoni do nas po "akceptację". Akceptacja polega na tym, że kierownik opracowania przegląda te wprowadzone dane w poszukiwaniu "kwiatków" i wysyła maila "wszystko ok, drukować i przywozić" Akta ze spisem trafiają do magazynu, koleżanka z ewidencji ze spisem w rączce loguje się, 4 kliki i dostaje plik .mdb, sprawdza go dla zasady "ar ju siur?", kolejny klik i dane z pliku kopiują się do naszej Izy. Magazynier jeszcze układa akta na półce, a korzystający już je może zamówić w pracowni.
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #18 dnia: Sierpień 31, 2016, »
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
Jak ktoś przekazał spis w exelu to pi doklejeniu potrzebnych kolumn spokojnie w ten sposób inweenaryzowało się przez przenoszenie i wklejanie wraz z seriami i podseriami oraz indeksami i po 200 j.a.
Ale jak były  w Wordzie i nawalono spacji i enter ów to już mniej.
Pozdrawiam.

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #19 dnia: Sierpień 31, 2016, »
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.

Nie tylko w Izie. Przy przenoszeniu do MySQL wystarczy jeden "niedomknięty" cudzysłów... Dlatego jak najmniej "inwencji własnej", pola "zamknięte" i radykalnie ograniczamy możliwość problemów.
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 55
  • NAC
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #20 dnia: Sierpień 31, 2016, »
<doświadczenia własne>
1. Informatyk, kolega pani Krysi "usprawni" działanie tej aplikacji i przestanie generować...
Oczywiście można ograniczyć możliwość ingerencji 'osób postronnych' w aplikację.
W GUI w 100% (choć nie będzie to już Open Source), w silnik bazy danych w zasadzie też.
W sumie - każdy komputer/aplikację można jednak, w jakiś sposób, 'zepsuć'. Warto mieć to na uwadze, ale niekoniecznie przeceniać.
2. "a na moim komputerze to nie działa i nie wiem dlaczego, a informatyk powiedział, że się na tym nie zna i żeby zadzwonić do was..."
Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).
3. "Dyrektor zabronił instalowania czegokolwiek, nawet naszejklasy!"
Argument ostateczny :).
Poważnie - myślę, że każdy dyrektor zgodziłby się na instalację i używanie aplikacji, jeśli byłby przekonany o korzyściach z tego płynących.

Obawiałbym się tych "różnych" spisów. Im mniejsza możliwość manewru userów tym lepiej...
Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 55
  • NAC
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #21 dnia: Sierpień 31, 2016, »
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
ZoSIA importuje spisy elektroniczne b. dobrze ale... pod warunkiem ich właściwego przygotowania :)

btw.
Mamy już w NACu pierwsze doświadczenia z aplikacją ułatwiającą przygotowanie odpowiednich spisów.
Opinie archiwistów przy okazji prezentacji aplikacji w trakcie niedawnych wdrożeń ZoSIA były pozytywne, dlatego zdecydowaliśmy o rozesłaniu aplikacji do Administratorów lokalnych ZoSIA (czekamy na dalsze opinie i sugestie :))

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #22 dnia: Wrzesień 01, 2016, »
Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).

Pozwolę sobie się nie zgodzić, to nie jest optymalne rozwiązanie. Mało tego - praktycznie niemożliwe do zrealizowania. Dlaczego? Bo w statystycznym AP jest 1 (słownie: jeden) informatyk. Dowalmy mu jeszcze jazdy w odwiedziny do pani Krysi. Kto zapłaci za delegacje?

Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).

Pliki już istniejące w AP - Izy, Mapy, Scrinium i inne cuda to problem AP i pewnie się z nim zmierzymy w nieodległej przyszłości - http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=3139.0;attach=1514, chodzi mi raczej o to, co będzie jak już nasze "szufladki z inwentarzami" upchamy na dyski. AZ nadal będą przekazywać spisy w najróżniejszych formatach mniej lub bardziej "importowalnych" i jeśli już teraz nie zdecydujemy, jak to rozwiązać, to ewidencji w wersji elektronicznej nie będziemy mieli nigdy. Nawet jeśli AP wyśle do NDAP radosny meldunek "Panie Dyrektorze melduję wykonanie zadania" to hipotetycznie dzień później to samo AP dostanie nabytek 50 mb. z ewidencją w postaci jpg wklejonego do doca.
Uważam, ze wprowadzenie JEDNEJ ogólnie dostępnej bazy dla AZ (do obsługi niezbędny jest internet i dowolna przeglądarka) z której lokalni administratorzy mogliby kilkoma kliknięciami zaimportować dane wprowadzone przez AZ do Zosi czy czegokolwiek innego jest najtańszym (żadnych problemów z instalacjami, "centrami kompetencyjnymi", delegacjami) i globalnym (wszystkie dane w jednym miejscu, wszystkie spisy identyczne, żadnych problemów z importem) rozwiązaniem. Możemy się bawić w "protezy", aplikacje importujące z fyfnastu formatów - tylko po co, skoro można to załatwić raz, a dobrze.

ZoSIA importuje spisy elektroniczne b. dobrze ale... pod warunkiem ich właściwego przygotowania :)
btw.
Mamy już w NACu pierwsze doświadczenia z aplikacją ułatwiającą przygotowanie odpowiednich spisów.
Opinie archiwistów przy okazji prezentacji aplikacji w trakcie niedawnych wdrożeń ZoSIA były pozytywne, dlatego zdecydowaliśmy o rozesłaniu aplikacji do Administratorów lokalnych ZoSIA (czekamy na dalsze opinie i sugestie :))

Administratorów lokalnych jest (strzelam) 33, Archiwistów zakładowych jest (sprawdziłem w KN-1) 10319. kto ten tłum przeszkoli? Syzyfowa praca dodając do tego rotację kadr.
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Marcin Buczek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #23 dnia: Wrzesień 06, 2016, »
Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1698
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #24 dnia: Wrzesień 06, 2016, »
Dyskusja zmierza w jakimś dziwnym kierunku, przyznaję, że nie bardzo ogarniam i nie bardzo rozumiem? :( :( :(

Wrócę jeszcze na chwilę do postu Jarka, bardzo interesującego:
Cytat: Jarek
Łatwa dostępność ewidencji spowoduje też być może że archiwa będą miały więcej użytkowników.
Całkiem możliwe. Jeżeli tak się stanie, to bardzo jestem ciekawa, które zespoły czy rodzaje materiałów zostaną odkryte i puszczone w obieg.

Cytat: Jarek
Pytanie co dalej? Bo chyba przydałaby się regulacja określająca co dzieje się z ewidencją akt przejmowanych przez ap na bieżąco - ile ap ma czasu na opublikowanie informacji o przejęciu zespołu lub dopływu, ile ma czasu na opublikowanie ewidencji, jak wygląda kwestia zastąpienia spisów inwentarzami itp.
To są bardzo dobrze postawione pytania: co dalej?
Niestety, są archiwa, które latami wykazują, że mają materiały bez ewidencji?

Brakuje też regulacji, które zalecałyby niezwłoczne przeniesienie papierowej ewidencji do systemów informatycznych: archiwa powinny to robić na bieżąco, zaraz po przejęciu materiałów do zasobu.  I niekoniecznie muszą to być inwentarze, bo jeśli spisy przeniesiemy do systemów informatycznych, to już będzie ogromny postęp, bo często inwentarz zawiera niewiele więcej lub wręcz jest prostym odzwierciedleniem spisu (przypomnę w tym miejscu, że wg wskazówek dot. metod uproszczonego opracowania dla części zasobu z grupy A3 na podstawie prawidłowo sporządzonego spisu można uznać taki zespół za opracowany, a więc nie ma obowiązku sporządzenia inwentarza).

Cytat: Jarek
Ostatnio przez przypadek wpadłem w Sezamie na opis zbioru diapozytywów Instytutu Historii Sztuki UW - 18 tys. jednostek, brak ewidencji. Czemu tego nie zeskanować i nie dać do audiovisa? I nie pozwolić użytkownikom "opracować" te fotografie? Fantastyczna zabawa dla użytkowników i promocja dla archiwów.
Oczywiście, w pełni popieram. Uważam, że koniecznie należy zbudować narzędzie, które pozwoli opisywać NAC-owe fotografie także przez użytkowników, i to w sposób jak najprostszy, m.in. przy pomocy tagów. Miliony  NAC-owych zdjęć bez ewidencji to tak naprawdę zasób, którego nie ma i jeśli czegoś z tym nie zrobimy, stosując najprostsze i najbardziej podstawowe metody opisu, to będą one niedostępne jeszcze przez setki lat.

Cytat: Jarek
Można pójść jeszcze dalej - skoro będą już w necie opisy jednostek aktowych, to czemu użytkownicy nie mogliby dodawać moderowanych komentarzy czy tagów na tym poziomie? Czy ZoSIA ma możliwość tworzenia kont użytkowników i dodawania komentarzy? Użytkownicy mogliby w jakimś stopniu sami np. zindeksować część zasobu ... Możnaby ich w nagrodę choćby zwalniać z opłat czy limitów w udostępnianiu, czy honorować w jakiś inny sposób. To są takie moje luźne pomysły na kolejne rewolucje
Bardzo dobre pomysły ?
Jeśli pójdziemy w tym kierunku, to z pewnością warto będzie przyjrzeć się doświadczeniom bibliotekarzy, którzy w bibliotekach cyfrowych dali możliwość tagowania dla czytelników, i z tego co wiem, chyba nie bardzo ten pomysł wypalił.

PS. I dajcie już spokój pani Krysi, bo czyż same panie Krysie pracują w urzędach?? Całkiem często można w urzędzie spotkać także jakiegoś pana Krystiana. ;)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1563
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #25 dnia: Wrzesień 07, 2016, »
Hmm, myślę że kierunek dyskusji jednak "jest słuszny"  :) - bo mieszczą się w niej próby odpowiedzi na pytanie "co dalej?", nawet jeśli się wprost do tego pytania nie odnoszą. To nie sztuka dać archiwom np. pół roku na wprowadzenie ewidencji przyjętych akt do systemu i powiedzieć "radźcie sobie". Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia. Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.
Jarek Orszulak

Offline AndrzejChoniawko

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #26 dnia: Wrzesień 07, 2016, »
Jeżeli już, to należałoby zaznaczać, że chodzi o Panią Krysię "z turnusu trzeciego" i Pana Waldka, "co to się przed chwilą przysiadł". Często na całe 8 godzin. A  jeśli chodzi o "złote" spisy zdawczo-odbiorcze to ich niedostępny użytkownikom status jest następstwem nie tylko ze zwykłego lenistwa idącego w parze ze złą organizacją pracy, ale jest też pochodną nie obcej znacznej części archiwistów egoistycznej mentalności właściwej dysponującym wiedzą tajemną strażników pieczęci. Wspomniane  okoliczności będą też rzutowały hamująco rzecz jasna, na przebieg zaplanowanej przez obecną dyrekcję NDAP, a skądinąd spóźnionej (w czym niekwestionowana zasługa poprzednich Dyrekcji)  o circa 15 lat totalnej cyfryzacji inwentarzy archiwalnych.  Jestem pewien, że to cyfryzacja inwentarzy w znacznie większym stopniu, niż problemy ze spisami zd.-odb.  będzie skłaniała Dyrektora Woźniaka i jego najbliższych współpracowników do sięgania po APAP.  I oby się na tym specyfiku  tylko skończyło.

Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #27 dnia: Wrzesień 07, 2016, »
Całkiem możliwe. Jeżeli tak się stanie, to bardzo jestem ciekawa, które zespoły czy rodzaje materiałów zostaną odkryte i puszczone w obieg.

Jakoś nie odnotowaliśmy znaczącego wzrostu kwerend po opublikowaniu prawie całej ewidencji na Europejskim Portalu Archiwalnym - https://www.archivesportaleurope.net/

To są bardzo dobrze postawione pytania: co dalej?
Niestety, są archiwa, które latami wykazują, że mają materiały bez ewidencji?

"niech pierwszy rzuci kamieniem..." jakie AP nie ma "ogonów"? Każde. Jednostki które zostały po opracowaniu i z którymi tak naprawdę nie wiadomo co zrobić, zespoły przejęte "niewiadomoskądmilionlattemu". Nihil novi sub sole w pracy archiwalnej.

Brakuje też regulacji, które zalecałyby niezwłoczne przeniesienie papierowej ewidencji do systemów informatycznych: archiwa powinny to robić na bieżąco, zaraz po przejęciu materiałów do zasobu.  I niekoniecznie muszą to być inwentarze, bo jeśli spisy przeniesiemy do systemów informatycznych, to już będzie ogromny postęp, bo często inwentarz zawiera niewiele więcej lub wręcz jest prostym odzwierciedleniem spisu (przypomnę w tym miejscu, że wg wskazówek dot. metod uproszczonego opracowania dla części zasobu z grupy A3 na podstawie prawidłowo sporządzonego spisu można uznać taki zespół za opracowany, a więc nie ma obowiązku sporządzenia inwentarza).

Znów oplułem monitor. Pani Hanno! Welcome to the jungle! KTO to ma zrobić? Nadzór zajęty jest planowymi kontrolami i ustalaniem JRWA dla przedszkoli, opracowanie opracowuje po bożemu XIX wieczne akta miasta które nie doczekały się jeszcze opracowania albo akta rodziny (też XIXw.), informacja i udostępnianie załatwia kwerendy i użera się z "badaczami pisma" poszukującymi informacji o historii szachów od czasów najdawniejszych do dziś (autentyk). Jest nas ok. 1300 merytorycznych w całej Polsce, teoretycznie każdy z nas odpowiada osobiście za 250 m bezcennych dokumentów. 250 METRÓW! Ciekawe, jak ta statystyka wygląda w archiwach wydzielonych, IPN...
Gdyby nie "Akcesja" to korzystający dostawali by w naszej pracowni ksero spisów zd-odb. A tak - "welcome to XXI wiek. Pan zasiądzie przed komputerem, Pan sobie wyszuka i zamówi" - vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099

PS. I dajcie już spokój pani Krysi, bo czyż same panie Krysie pracują w urzędach?? Całkiem często można w urzędzie spotkać także jakiegoś pana Krystiana. ;)

Autentyczny tekst w stacji krwiodawstwa usłyszany przeze mnie - "Krysiu! Kłuj pana a ja zrobię kawusię..."

Hmm, myślę że kierunek dyskusji jednak "jest słuszny"  :) - bo mieszczą się w niej próby odpowiedzi na pytanie "co dalej?", nawet jeśli się wprost do tego pytania nie odnoszą. To nie sztuka dać archiwom np. pół roku na wprowadzenie ewidencji przyjętych akt do systemu i powiedzieć "radźcie sobie". Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia.

Dziękuję bardzo.

Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.

Cóż... Jakoś do tej pory nikt nie chciał korzystać z naszych (niestety) bogatych doświadczeń.
Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze

Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni? On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej. Powtórzę pytanie które już kiedyś zadałem - PO CO NAM ZOSIA? Dla "frajdy" oddziału opracowania? Żeby mogli serie, pod-serie i pod,pod,pod-serie tworzyć?

<kij_w_mrowisko> ;)
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1698
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #28 dnia: Wrzesień 07, 2016, »
Cytat: Marek Gieroń
"niech pierwszy rzuci kamieniem..." jakie AP nie ma "ogonów"? Każde. Jednostki które zostały po opracowaniu i z którymi tak naprawdę nie wiadomo co zrobić, zespoły przejęte "niewiadomoskądmilionlattemu". Nihil novi sub sole w pracy archiwalnej.
Są archiwa, które nie mają ogonów.
Archiwum, które posiada materiały bez ewidencji to skandal i kpina, (oczywiscie poza NACem) i bardzo się dziwię dyrektorom tychże, że dopuszczają do takich sytuacji. Mam nadzieję, że nowa NDAP zrobi z tym porządek, archiwa muszą wiedzieć, co mają w swoich zasobach, chociażby dla celów skarbowych. I nie ma tu żadnego usprawiedliwienia.

Nie bardzo rozumiem, o co chodzi z tym, że nie wiadomo, co zrobić z jakimiś jednostkami, które zostały po opracowaniu. To znaczy, że w trakcie opracowania stwierdzono, że nie przynależą do tego zespołu? Wtedy należy je przesunąć do właściwego (jeśli jest takowy w archiwum), jeśli nie ma, należy go utworzyć, jeśli są to materiały faktycznie z gatunku kompletnych variów, należy dołączyć je do zbioru: w każdym archiwum powinien być jakiś zbiór materiałów różnych, variów czy miscellaneów. I należy te materiały bezwzględnie zinwentaryzować. I tyle, to jest naprawdę proste.
Powtarzam, materiały bez ewidencji w archiwum to skandal i kpina, i nic tego nie usprawiedliwia.

Cytat: Marek Gieroń
Znów oplułem monitor. Pani Hanno! Welcome to the jungle! KTO to ma zrobić? Nadzór zajęty jest planowymi kontrolami i ustalaniem JRWA dla przedszkoli, opracowanie opracowuje po bożemu XIX wieczne akta miasta które nie doczekały się jeszcze opracowania albo akta rodziny (też XIXw.), informacja i udostępnianie załatwia kwerendy i użera się z "badaczami pisma" poszukującymi informacji o historii szachów od czasów najdawniejszych do dziś (autentyk). Jest nas ok. 1300 merytorycznych w całej Polsce, teoretycznie każdy z nas odpowiada osobiście za 250 m bezcennych dokumentów. 250 METRÓW! Ciekawe, jak ta statystyka wygląda w archiwach wydzielonych, IPN...
Gdyby nie "Akcesja" to korzystający dostawali by w naszej pracowni ksero spisów zd-odb. A tak - "welcome to XXI wiek. Pan zasiądzie przed komputerem, Pan sobie wyszuka i zamówi" - vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099
To co, nic mamy nie robić?
Naprawdę uważa Pan, Panie Marku, że archiwa nie poradzą sobie z cyfryzacją spisów?
Jeżeli nie poradzimy sobie z czymś takim, to z czym sobie poradzimy?

Nie przesadzajmy, w obliczu wyzwań, które przed nami stoją cyfryzacja spisów wydaje mi się  sprawą raczej banalną i w miarę prostą.  8)

Cytat: Marek Gieroń
Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni?
Całkowicie się zgadzam, ZoSIA powinna być dostępna dla użytkowników w pracowni naukowej, myślę, że w tej sprawie powinno pójść do archiwów pismo z NDAP z odpowiednimi zaleceniami. 

Cytat: Marek Gieroń
On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej.
Te cięcia też muszą się skończyć, samowola dyrektorów jest tu zbyt duża, uważam, że każde wykluczenie inwentarza czy spisu z publikacji na SWA powinno być mocno uzasadnione: niech dyrektor archiwum wskaże konkretny powód (np. podstawę prawną), dla którego nie chce danej pomocy upublicznić w sieci.

Cytat: Andrzej Choniawko
Jestem pewien, że to cyfryzacja inwentarzy w znacznie większym stopniu, niż problemy ze spisami zd.-odb.  będzie skłaniała Dyrektora Woźniaka i jego najbliższych współpracowników do sięgania po APAP.
Panie Andrzeju, mam nadzieję, że z tym APAPem Pan się myli, ale poza tym całkowicie się z Panem zgadzam. Też mam wrażenie, że to cyfryzacja inwentarzy będzie prawdziwym problemem, zobaczymy, ile inwentarzy z tych wykazywanych w sprawozdaniach archiwa udostępnią. Podejrzewam, że w wyniku tej akcji niejednemu archiwum sprawozdawczość rozjedzie się z rzeczywistością.

Cytat: Jarek
Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia. Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.
Pełna zgoda, popieram.


Offline Marek Gieroń

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 184
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
« Odpowiedź #29 dnia: Wrzesień 08, 2016, »
Archiwum, które posiada materiały bez ewidencji to skandal i kpina,

Owszem. Mówiąc o "ogonach" mówiłem o sytuacji gdzie mamy ewidencję w postaci jakiegoś starego spisu zd-odb pisanego ręcznie 100 lat temu, który po prostu wstyd pokazać korzystającym.

Naprawdę uważa Pan, Panie Marku, że archiwa nie poradzą sobie z cyfryzacją spisów?
Jeżeli nie poradzimy sobie z czymś takim, to z czym sobie poradzimy?
Nie przesadzajmy, w obliczu wyzwań, które przed nami stoją cyfryzacja spisów wydaje mi się  sprawą raczej banalną i w miarę prostą.  8)

Pani Hanno , poradzą. Tak jak poradziły sobie z wprowadzanymi bazami danych, komputeryzacją, gdzie na etacie nie było ani 1/2 informatyka, a były to czasy, kiedy większość pracowników pierwszy raz na swojej drodze życia spotkało komputer używany do pracy a nie grania w pacmana i Mario Bros.
Nie zgodzę się natomiast że stwierdzeniem, że to banalne i w miarę proste. Jeśli celem będzie "cyfryzacja" w rozumieniu "przetwórzcie ręcznie pisane spisy zd-odb w nieprzeszukiwalne pdfy" to poradzimy sobie błyskawicznie. Wejdą te same firmy zewnętrzne które skanowały dokumenty i załatwią sprawę w kilka miesięcy. Natomiast jeśli celem jest udostępnienie tych danych w wyszukiwarce on-line, która korzystający będą mogli przeszukiwać (i mam nadzieję również z jej poziomu zamawiać akta) to już nie będzie takie proste i banalne.

Te cięcia też muszą się skończyć, samowola dyrektorów jest tu zbyt duża, uważam, że każde wykluczenie inwentarza czy spisu z publikacji na SWA powinno być mocno uzasadnione: niech dyrektor archiwum wskaże konkretny powód (np. podstawę prawną), dla którego nie chce danej pomocy upublicznić w sieci.

http://isip.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19971330883
"Kto podziela ten pogląd proszę o atak histerii. Start!"