Internetowe Forum Archiwalne > System informacji o zasobie archiwów państwowych
Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Marek Gieroń:
No to tradycyjnie rola "advocatus diaboli" i wybiegając w przyszłość - co z nabytkami, które w sposób ciągły spływają do AP? Czy ewidencja do nich tez będzie "retrokonwersowana", a jeśli tak to w jaki sposób? Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"
Maciej Zdunek:
--- Cytat: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016, ---Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"
--- Koniec cytatu ---
Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem ;), ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście. Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.
Marek Gieroń:
--- Cytat: Maciej Zdunek w Sierpień 30, 2016, ---Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem ;), ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście.
--- Koniec cytatu ---
Moja wiedza w temacie nadzoru skończyła się na etapie "przedrewolucyjnym", więc proszę o ewentualne sprostowanie.
Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"
--- Cytat: Maciej Zdunek w Sierpień 30, 2016, ---Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany* i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.
--- Koniec cytatu ---
* podkreślenie moje.
Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...
Maciej Zdunek:
--- Cytat: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016, ---Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"
--- Koniec cytatu ---
Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
--- Cytuj ---Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...
--- Koniec cytatu ---
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)
Jarek:
--- Cytat: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016, ---a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
--- Koniec cytatu ---
Pragnę zaprotestować - większe niż pani Krysia doświadczenie z ułańską fantazją wydaje się mieć jednak panna Zosia ;) :
https://www.youtube.com/watch?v=onMYhGqG8p8
Co do rozporządzenia z 20.10.2015 r. - poprzednie rozporządzenie dotyczące tej materii (z 2002 r.), regulowało kwestię elektronicznych wersji spisów konkretniej, ale chyba nowa regulacja i praktyka dają ap takie same możliwości pozyskiwania tych wersji.
Łatwa dostępność ewidencji spowoduje też być może że archiwa będą miały więcej użytkowników. Wypada żałować że nie opublikowano dotąd choć skanów papierowej ewidencji, teraz to się już pewnie nie opłaca. Pytanie co dalej? Bo chyba przydałaby się regulacja określająca co dzieje się z ewidencją akt przejmowanych przez ap na bieżąco - ile ap ma czasu na opublikowanie informacji o przejęciu zespołu lub dopływu, ile ma czasu na opublikowanie ewidencji, jak wygląda kwestia zastąpienia spisów inwentarzami itp.
Taka rzecz przy okazji - choć trochę nie na temat - już o tym pisaliśmy, fotografiom publikowanym przez NAC przydałaby się możliwość dodawania komentarzy przez użytkowników, bo to byłaby możliwość weryfikowania opisów zdjęć. Ostatnio przez przypadek wpadłem w Sezamie na opis zbioru diapozytywów Instytutu Historii Sztuki UW - 18 tys. jednostek, brak ewidencji. Czemu tego nie zeskanować i nie dać do audiovisa? I nie pozwolić użytkownikom "opracować" te fotografie? Fantastyczna zabawa dla użytkowników i promocja dla archiwów.
Można pójść jeszcze dalej - skoro będą już w necie opisy jednostek aktowych, to czemu użytkownicy nie mogliby dodawać moderowanych komentarzy czy tagów na tym poziomie? Czy ZoSIA ma możliwość tworzenia kont użytkowników i dodawania komentarzy? Użytkownicy mogliby w jakimś stopniu sami np. zindeksować część zasobu ... Możnaby ich w nagrodę choćby zwalniać z opłat czy limitów w udostępnianiu, czy honorować w jakiś inny sposób. To są takie moje luźne pomysły na kolejne rewolucje ;) .
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej