Autor Wątek: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć  (Przeczytany 11123 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline monika.s

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« dnia: Marzec 13, 2006, »
Właśnie od kilku dni przymierzam się do przejęcia obowiązków prowadzenia archiwum zakładowego dość sporego instytutu.
Po pierwsze: brak instrukcji kancelaryjnej w pracy sekretariatu prowadzi się system dziennikowy
Po drugie: brak rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej(był raz w przeszłości ale nie wprowadzono go w życie
Po trzecie: Od czego mam u diabła zacząć? Samo archiwum raczej nie wymaga gruntownego porządkowania, teczki są opisane, poukładane na regałach, nic nie leży luzem. Brak wszelkich środków ewidencyjnych zmusza mnie do ich stworzenia. Mam jakieś wzory, równiez ściągnięte z netu, mam wszelkie przepisy ale ogrom pracy troszkę mnie przeraża, zwłaszcza, że to ma być dodatkowe zajęcie. Co mam począć?
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2010, wysłana przez Jarek »

Anonymous

  • Gość
Archiwum zakładowe- od czego mam zacząć
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 14, 2006, »
w zasadzie sama sobie odpowiedziałaś - zabierz się za sporządzenie ewidencji. Wdrożenie systemu bezdziennikowego też by sie przydało.

Jarek

Offline radowid

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 25, 2013, »
Witam, mam podobne pytanie
Nie za bardzo wiem, jak poradzić sobie z archiwizacją w systemie dziennikowym (występuje dziennik korespondencyjny). Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że brak instrukcji archiwalnej i, co oczywiste, wykazu akt.
 Konieczne jest opracowanie takiego wykazu dla jednostki?
 Zastanawiam się, czy to konieczne, ponieważ ta firma nie wytwarza akt kat. a, może zatem wystarczy opracować jakieś pomoce do kwalifikowania kategorii archiwalnej? Zajmuję się w zasadzie tylko dokumentacją osobową, płacową i finansową, inne typy dokumentacji przechowywane są poza głównym archiwum, na zakładach.
 Z góry dziękuję za odpowiedź

Jamaika

  • Gość
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 25, 2013, »

Offline radowid

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 25, 2013, »
dziękuję, ale chodzi mi o samą archiwizację, bo, musze przyznać, jestem w kropce.
 Dotychczas miałam do czynienia z systemem bezdziennikowym - zawsze miałam do pomocy wykaz akt i to była bajka. A tutaj - zonk. Widocznie było mi za dobrze, bo teraz nie wiem, jak sobie z tym poradzić.
 Myślę nad tym, aby po prostu podzielić dokumentację na komórki, a w komórkach na poszczególne typy dokumentacji. Co do nadawania kategorii arch chciałam posłużyć się pomocami umieszczonymi na stronie APDOiP http://www.apdop.gov.pl/kategoria/29/schematy-porzadkowania.html
 Pytanie - czy idę dobrym tropem?

Jamaika

  • Gość
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 25, 2013, »
Myślę nad tym, aby po prostu podzielić dokumentację na komórki, a w komórkach na poszczególne typy dokumentacji. Co do nadawania kategorii arch chciałam posłużyć się pomocami umieszczonymi na stronie APDOiP

Jeden momencik. Ty nie decydujesz, który system kancelaryjny wybrać. ;D ;D ;D
Przeczytaj to forum
http://blog.mrog.org/1895/do-kogo-stosuje-sie-nowa-instrukcje-i-wykaz-akt
Pozdrawiam

Offline grzesiek1985

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 26, 2013, »
Witam.
Jestem tu taj nowy i od razu szukam pomocy.
Jestem pracownikiem Domu Kultury i mamy obowiązek od tego roku prowadzić archiwum.
Nie wiem jak się do tego zabrać.
Opiszę po  z czego muszę wyjść:
- Każdy z naszych instruktorów prowadzi teczki swoich "imprez" (tzn przeglądów, konkursów, warsztatów, szkoleń etc.), każda teczka ma na początku spis spraw w którym notuje się każdy dokument.
- każda teczka ma nadany numer np. 4/44/4403/nr sprawy/rok

Poprosiłem kolegów i koleżanki żeby podzielili teczki na poszczególne lata (każdy w osobnym skoroszycie) i opisali, teraz to wszystko jest w archiwum. co dalej mam robić.
Grzesiek

Jamaika

  • Gość
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 26, 2013, »
Kolego grzesiek1985
Jestem tu taj nowy i od razu szukam pomocy.
Czy chodzi tobie o system kancelaryjny dziennikowy???  ???
Jeśli nie to bądź tak miły i rozpocznij nowy wątek. Pozdrawiam  ;)

Kolego radowid
Co do nadawania kategorii arch chciałam posłużyć się pomocami umieszczonymi na stronie APDOiP http://www.apdop.gov.pl/kategoria/29/schematy-porzadkowania.html
To nie jest system dziennikowy

Podaje przykład systemu jednodziennikowego

Lewa strona


Pisma wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym który zawsze jest w kancelarii bądź sekretariacie. Numer w dzienniku jest wprowadzany tak aby każde następne pismo wpisywane do dziennika miało inny kolejny numer w tym celu na każdej następnej stronie dziennika korespondencyjnego wpisuje się od ręcznie numeracje strony. Takie zapisywanie numerów powoduje że np. na 2 stronie dziennika pisma będą miały numery 21,22,23?  na 3 stronie 31,32,33?na 24 stronie 241, 242??

Przyjęcie takiego sposobu numerowania powoduje że każde pismo posiada jeden niepowtarzalny numer. Numer pisma zapisywany jest w kolumnie pierwszej dziennika, w kolumnie drugiej zapisywana jest data otrzymywania pisma, kolumny 3 i 4 lub może to być jedna kolumna przeznaczone są na wpisanie numeru i daty pisma otrzymanego, w kolumnie kolejnej (5) od kogo wpisuje się nazwę nadawcy korespondencji a w kolejnej zatytułowanej treść otrzymanej korespondencji wpisuje się krótką charakterystykę treści pisma, w kolumnie znak referenta który odbiera to pismo

Prawa strona
Wypełniana jest w dwóch sytuacjach


1.      Jest to odpowiedz na pismo zapisane po lewej stronie dziennika, brak zapisu po prawej stronie oznacza ze nie było odpowiedzi na to pismo.

2.      Wysyłka pisma nowego rozpoczynającego sprawę.

Rejestracja tego pisma w dzienniku korespondencyjnym odbywa się poprzez dokonanie zapisu w pierwszym wolnym wierszu dziennika po prawej stronie. Zarejestrowanie pisma pozwala na ustalenie jego numeru i numer ten wpisywany jest w piśmie w miejscu ? nasz znak.

Znak pisma w systemie dziennikowym.

Znak nadaje się w komórce która załatwia sprawę (Spisy spraw)


Pierwszy człon znaku pisma to najczęściej skrót nazwy firmy (np. FC)
Drugi człon po ? lub / to najczęściej symbol komórki organizacyjnej która interesuje się dana sprawą (np. SG)
Trzeci człon znaku pisma pozwala na ustalenie miejsca w dzienniku którym pismo zostało zarejestrowane. (np. 245)
Ostatnie cyfry to data. (np. 2011)
FC/SG/245/11

Jamaika

  • Gość
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 26, 2013, »
Widzę, że wykończyłem forum zdjęciami. :-\ Miało być czytelnie. Będzie teraz na migi, bo nie mogę edytować ;D ;D ;D Cyfryzacja jest jaka jest.
Skoro rozpisuje się czasem o e-bookach, więc zrezygnujcie z forum, bądźcie nowocześni.  ;) Artykuły e-google
Technika pracy biurowej: Praca biurowa, Część 2

Offline radowid

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 28, 2013, »
mogłam nie wyrazić się jasno, za co przepraszam
 interesuje mnie jak mam archiwizować dokumentację w systemie dziennikowym, a nie jej obieg.
 to prawda, nie nadaję systemu dziennikowego, ale jeśli firma byłaby mniejsza, a ja bardzo bym się uparła, to mogłabym go przecież zmienić. to firma prywatna, nadzór archiwalny nad nia nie siedzi, co jest i plusem i minusem jednocześnie, niemniej systemu zmieniać nie trzeba, wszystko gra i buczy.
 do czynienia mam z dokumentacją finansową, osobową i płacową, zatem pomoc w nadawaniu jej kategorii archiwalnej ze strony APDOiP jaką podałam, jak najbardziej odpowiada.

 zaznaczam- kiedy jest wykaz akt, wszystko jest jakby automatycznie podzielone, ja oczywiście takiego wykazu nie mam i dlatego wydumałam, aby poradzić sobie ze stosem dokumetacji, którą już mam w archiwum w następujący sposób - podzielić ją na komórki, gdzie zostały wytworzone, a w ich ramach na typy dokumentacji, wytworzonej w tej komórce. nic lepszego mi do głowy nie przychodzi, a i pomysłów brak, zatem koniec końców, zapewne tak uczynię.

Jamaika

  • Gość
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 28, 2013, »
interesuje mnie jak mam archiwizować dokumentację w systemie dziennikowym, a nie jej obieg.
...
do czynienia mam z dokumentacją finansową, osobową i płacową,...
To są kadry. Tu może nie powinienem się wypowiadać, bo nie jestem kadrowcem.
Ale może to pomoże. ;)
http://free4web.pl/3/2,49682,72477,3816216,0,Thread.html#7909141
http://free4web.pl/3/2,49682,72477,4269581,0,Thread.html#4271069

Offline radowid

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 29, 2013, »
jeszcze nie będę dziękować za pomoc, bowiem w trakcie porządkowania na pewno pojawi mi się więcej pytań odnośnie tego, co robić dalej, zatem na pewno będę się zgłaszać na bieżąco ;)

Offline spoojka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #12 dnia: Listopad 02, 2019, »
Witam, odświeżam wątek, prosząc o wskazówki, jak przeprowadzić archiwizację w systemie dziennikowym. Mam bowiem następujący problem: dokumentację rejestrowano w systemie dziennikowym, dzieląc ją tylko na przesyłki przychodzące i wychodzące, skutkiem czego w teczkach mam wymieszane pisma o różnych kategoriach archiwalnych (od Bc po B25). Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej brak. Znalazłam jedynie jakiś stary JRWA, ale był on stosowany niekonsekwentnie i nie zawsze poprawnie (tzn. czasem nadawano symbol klasyfikacyjny, czasem nie, większość pism jest jednak błędnie wrzucona do klasy 0717 - "Współpraca z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami", niektórych pism w ogóle nie ma).
I teraz pytanie: jak się za to zabrać? Mam zamiar uporządkować dokumentację tematycznie (w oparciu o ten cudownie odnaleziony JRWA), pisma w poszczególnych teczkach ułożyć chronologicznie i opisać je samym hasłem (bez symbolu klasyfikacyjnego, chyba że akurat był nadany poprawnie), a potem do każdej takiej teczki zrobić rejestr. Czy dobrze myślę? Gdyby ktoś był w stanie mi coś poradzić i/lub podpowiedzieć, będę dozgonnie wdzięczna :)

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 264
  • Płeć: Kobieta
Odp: Archiwum zakładowe - od czego mam zacząć
« Odpowiedź #13 dnia: Listopad 06, 2019, »
Jedyne, co mogę poradzić, to kontakt z właściwym miejscowo archiwum państwowym. Powinni jasno powiedzieć, jak postąpić z tą dokumentacją.