Autor Wątek: Akta osobowe w postaci elektronicznej - konsultacje założeń projektu ustawy  (Przeczytany 16069 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Chcesz to dalej ciągnąć? Szkoda czasu i energii. Czy poniższy wpis nie wygląda, jak krótka "kwerenda" z netu.

Najpierw ad personam
Brak perspektywy zarzuca mi pracownik oddziału archiwum państwowego (czyli konkretnego małego urzędu). Wydaje Ci się że masz większą niż ja perspektywę bo kontrolujesz jednostki na swoim terenie? Protokoły kontroli są dostępne w BIP, jest to pouczająca lektura, dostępna dla każdego, więc i ja tam zaglądam.

Nie zamierzam tego komentować, ani prostować.

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Jako osoba, która kilka latek przepracowała w komórce kontrolnej, a i w obecnej pracy czasami jeżdżąca na kontrole, muszę stwierdzić, że prowadzenie kontroli a zapoznanie się z ich wynikami w postaci protokołów kontrolnych to jednak trochę to inne perspektywy.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Chcesz to dalej ciągnąć? Szkoda czasu i energii. Czy poniższy wpis nie wygląda, jak krótka "kwerenda" z netu.

Najpierw ad personam
Brak perspektywy zarzuca mi pracownik oddziału archiwum państwowego (czyli konkretnego małego urzędu). Wydaje Ci się że masz większą niż ja perspektywę bo kontrolujesz jednostki na swoim terenie? Protokoły kontroli są dostępne w BIP, jest to pouczająca lektura, dostępna dla każdego, więc i ja tam zaglądam.

Nie zamierzam tego komentować, ani prostować.

Przepychanek nie warto kontynuować, ale warto wyjaśniać nieporozumienia. Tutaj nieporozumienie polega zdaje się na tym, że żadnej "tematycznej kwerendy" w necie przy okazji tej dyskusji nie było, bez przesady. Dane o miejscu pracy (i Twoim, i moim, i wielu innych) są powszechnie dostępne, podobnie jak dokumentacja kontroli z całej Polski. Te protokoły mogą być źródłem wiedzy dla każdego archiwisty, zarówno w zakresie sposobu postępowania z dokumentacją w różnych jednostkach, jak i w zakresie metodyki kontroli.
Tu nawiążę do Twojego postu Robercie2000 - mnie też zdarzało się prowadzić kontrole archiwów (ale z innej ustawy), różnica perspektywy dotyczy przede wszystkim bycia kontrolującym albo bycia kontrolowanym. Ostatecznie jednak liczy się wyłącznie to co jest w ustaleniach ujętych w protokole, zaleceniach i czy te zalecenia wykonano.
Jak rozumiem, wracamy już do tematu.

pozdrawiam

Jarek
Jarek Orszulak

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Wrócę do kwestii skanowania akt osobowych. Myślę że warto poważnie pomyśleć nad tym co będzie z nowymi (po zmianie przepisów) papierowymi aktami osobowymi pracowników ze sfery państwowego zasobu. Ciekaw jestem ile osób rocznie przestaje być pracownikami we wszelkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych? Czy dałoby się z kolei ocenić liczę pracowników tych jednostek które są pod nadzorem ap?

Pod nadzorem ap znajduje się ok. 10 000 podmiotów. Jeżeli przyjmiemy, jako średnią 50 pracowników, wychodzi pół miliona zatrudnionych.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Z danych Fundacji Republikańskiej wynika natomiast, że w roku 2013 w całej sferze publicznej było zatrudnionych 1 896 340 osób.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Też próbowałem grzebać w danych statystycznych, ale ze słabym efektem, tak myślę teraz że potrzeba nam trochę dokładniejszych informacji - ilości osób z tej sfery kończących zatrudnienie w danym roku.
Do tego do oszacowania jest jakaś średnia ilość stron dokumentów w zależności od tego jak długo pracowała dana osoba (to można wyliczyć), ilość megabajtów przy określonym formacie i parametrach skanowania.
Objętościowo takie zeskanowane akta można chyba porównać ze sprawą z EZD. Tak myślę jednak, że nawet jeśli tych akt byłoby 50 tys. rocznie to to jest i tak "nic" dla ADE. Spraw z EZD będzie tam kiedyś trafiało rocznie pewnie nawet kilkaset tysięcy. To są rzecz jasna takie szacunki "z dyńki wzięte", mogę się mylić nawet o rzędy wielkości. W kwestiach informatycznych trzeba polegać na testach i konkretnych danych, a nie na gdybaniu.
Dość pewne wydaje mi się jednak to że takie zeskanowane akta będą mogły mieć bardzo skromne metadane - dane jednostki, podstawowe daty, dane pracownika, i tylko w bardzo ograniczonym stopniu metadane dokumentów - to tak naprawdę zależałoby od tego czy skanowanoby akta do jednego pliku czy do wielu. W tym względzie większym wyzwaniem będą akta osobowe elektroniczne.
Jarek Orszulak

Offline luke

  • Moderator
  • archiwista
  • *****
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Media donoszą o coraz ciekawszych pomysłach w kontekście projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
DZIENNIK GAZETA PRAWNA ? FIRMA ZWOLNI ZA POMOCĄ E-MAILA ? ŁUKASZ GUZA
http://serwisy.gazetaprawna.pl/praca-i-kariera/artykuly/990884,dokumentacja-pracownicza-zwolnienie-e-mailem.html

Cytuj
Pracodawca będzie mógł zawrzeć lub rozwiązać umowę oraz prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej. Akta przechowa tylko przez 10 lat. Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Umowę o pracę zawrze za pośrednictwem e-maila, W tym samym trybie będzie mogła ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wymówienia. To tylko przykładowe propozycje zmian, jakie zawiera rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Realizuje on założenia pakietu dla przedsiębiorców (tzw. pakiet Morawieckiego). - To bardzo pozytywna i długo oczekiwana zmiana. Na pewno ułatwi prowadzenie działalności przez pracodawców i zatrudnianie na podstawie umów o pracę - podkreśla dr hab. Monika Cładoch, radca prawny z Kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP. Swoich obaw nie kryją za to związkowcy. Ich zdaniem tak szeroko ujęta zmiana wywoła problemy - w szczególności w zakresie rozwiązywania stosunku pracy.
...
Cytuj
Pierwsze pytanie, jakie nasuwa się w związku z proponowanymi zmianami, dotyczy tego, czy elektroniczną wersję dokumentów będą mogli stosować wszyscy pracodawcy, czy tylko ci, którzy dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z projektem jego posiadanie jest konieczne w przypadku tych akt, w których pracodawca i pracownik składają oświadczenia woli, a także mających istotny wpływ na przebieg zatrudnienia. Podpis będzie więc nieodzowny w razie np. zawierania lub rozwiązywania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila.[/b] Firma musi jednak także przekazywać pracownikowi wiele informacji dotyczących zatrudnienia. W tych przypadkach podpis nie będzie konieczny. Każdy pracodawca za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie mógł np. przekazywać zatrudnionym informację o warunkach pracy (obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu), jego rozkładzie czasu pracy, przepisach antydyskryminacyjnych. To duże ułatwienie, ale może wywoływać wątpliwości. Na przykład projekt nie precyzuje wprost, czy przy złożeniu wypowiedzenia lub dyscyplinarki w wersji elektronicznej obie strony mają dysponować podpisem, czy też tylko ta wypowiadająca lub rozwiązująca umowę. W takim przypadku jedna strona nie będzie miała też pewności, że druga zapoznała się z treścią e-maila. To bardzo ważne ze względu na ustalenie, od kiedy biegnie okres wypowiedzenia umowy.
Projekt ustawy zakłada także stworzenie dwóch okresów przechowywania dokumentów. Na nowych zasadach ? czyli przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę ? będą przechowywane dokumenty dotyczące ubezpieczenia rozpoczętego po 31 grudnia 1999 r. Bez względu na to, czy to jest pierwsza praca, czy kolejna. Osoby, które zaczęły pracę przed 1 stycznia 1999 r. i nadal są zatrudnione, będą mogły spać spokojnie. Ich dokumenty sprzed reformy będą przechowywane przez 50 lat.

Czyli sam dziennikarz zauważył, że przy 10-letnim okresie przechowywania pracownik takiego spokojnego snu nie zazna.
...
Cytuj
Projekt precyzuje za to sam sposób digitalizacji dokumentacji. Jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt wyłącznie w wersji elektronicznej, po dokonaniu ich konwersji z formy papierowej (zeskanowaniu) dokumenty w wersji papierowej odda pracownikowi lub je zniszczy. Ze względu na to, że tylko nieznaczna część pracowników dysponuje podpisem elektronicznym, zatrudniający będzie mógł tworzyć dokumenty w wersji papierowej, następnie je digitalizować (skanować), uwierzytelniać kwalifikowanym podpisem i przechowywać na elektronicznym nośniku informacji. Istotne jest to, że dzięki takim rozwiązaniom będzie mógł prowadzić m.in. elektroniczne akta osobowe oraz ewidencję czasu pracy. W takiej formie stworzy też np. plan urlopów oraz wyda świadectwa pracy.

Już widzę kompletność tych akt :)

Offline homo novus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 125
Tylko to będzie problem poszczególnych osób (pojawi się też dopiero za kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, więc ludzie teraz nie wyjdą na ulice z tego powodu ), a nie ZUS....

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 486
  • Płeć: Mężczyzna

Offline lisena

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
  • Płeć: Kobieta
Prześledziłam ten wątek, bo bardzo interesuje mnie kwestia tzw. spraw hybrydowych, czyli takich w których znajdują się dokumenty papierowe z różnych względów nieodwzorowane cyfrowo a do których część dokumentów została wytworzona w postaci elektronicznej i znajduje się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Czy polskie prawo (nie tylko archiwalne) zabrania takiego dokumentowania realizowanych spraw? Czy przy założeniu, że w systemie zostaną zrobione powiązania z dokumentem papierowym znajdującym się w teczce a w teczce będą odesłania do dokumentów elektronicznych, będzie możliwość prowadzenia straw hybrydowych i składania ich do archiwum zakładowego / brakowania w komórkach?
Z ciekawości przeczytałam odpowiedzi Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz NDAP i zwróciłam uwagę, że oba organy wyrażają wątpliwości co do ewentualnej takiej formy lub proponuje odstąpienie od możliwości prowadzenia dokumentacji osobowej w modelu mieszanym. W zasadzie nie wiadomo o jaki model mieszany chodzi projektodawcy - czy ma być dopuszczalna forma - jak to nazwałam - "spraw hybrydowych" czy model polegający na tym, że jedną teczkę osobową prowadzi się w postaci papierowej a drugą w postaci elektronicznej. Jednakże w odpowiedziach obu organów nie ma żadnej podstawy prawnej, która by zabroniła takich praktyk.
Nadmienię, że znany mi jest zapis ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówiący o tym, że "organ X" ma obowiązek przechowywania nadsyłanych i gromadzonych dokumentów w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Znany mi jest również zapis ze standardu porządkowania materiałów archiwalnych, który brzmi: " Standard porządkowania materiałów archiwalnych obejmuje (...)  ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę".
Czy możecie mi pomóc w znalezieniu zapisów, które jednoznacznie by mówiły "tak można" tak nie można"?
I drugie pytanie mam o skład chronologiczny. Jakie warunki należy stworzyć, by móc rozmawiać o brakowaniu składu chronologicznego bezpośrednio w kancelarii. Pamiętajmy, że kancelaria nie jest komórką merytoryczną dla tych dokumentów i również o tym, że w składzie chronologicznym znajdują się dokumenty, których odwzorowania wchodzą do spraw o różnych kategoriach archiwalnych (również A).
jestem z pokolenia, w którym przewijało się kasety..