Autor Wątek: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD  (Przeczytany 3837 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« dnia: Czerwiec 12, 2016, »
Witam
czy system EOD powinien umożliwiać archiwiście możliwość odebrania w dowolnym momencie uprawnień do wglądu do elektronicznych wersji akt osobie, której je udostępniono? Obecnie w użytkowanym przeze mnie systemie to wyłącznie osoba wypożyczająca posiada możliwość  zwrotu tych akt co wydaje mi się niewystarczające.
Proszę o opinie w tej sprawie.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 156
    • Archiwum i EZD
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 12, 2016, »
Użycie terminu zwrot akt przez pracownika w przypadku systemu EZD jest cokolwiek zabawne  :) Określanie czasu"zwrotu akt", czy zainteresowanie archiwisty sprawą cofania wglądu do akt to czynności, moim zdaniem zbędne.
Ewentualne cofnięcie dostępu do akt będzie miała zastosowanie tylko w przypadku zmiany zadań realizowanych przez pracownika. Wydaje mi się, że to na tyle rzadkie, że raczej administrator systemu przydzielający uprawnienia powinien się tym zajmować a nie archiwista.

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 13, 2016, »
A nie powinno być tak, że uprawnienia do przeglądu akt są automatycznie ustawione np. na 30 dni (w naszej instrukcji archiwalnej jest taki zapis). A potem użytkownik może ewentualnie wystąpić o ich ponowne przyznanie.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 13, 2016, »
Faktycznie zwrot akt nie był prawidłowym określeniem. Oczywiście miałem na myśli odbiór uprawnień.  Robert2000 Twoje rozwiązanie jest bardzo praktyczne. Dzięki za wskazówkę.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 156
    • Archiwum i EZD
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 14, 2016, »
A nie powinno być tak, że uprawnienia do przeglądu akt są automatycznie ustawione np. na 30 dni (w naszej instrukcji archiwalnej jest taki zapis). A potem użytkownik może ewentualnie wystąpić o ich ponowne przyznanie.
Zapewne ten zapis odnosi się do akt papierowych i ma on sens dla tej postaci akt. Choć moim zdaniem 30 dni to może być za krótko.:)
Nie zawsze powielanie zachowań ze świata papierowego jest korzystne w świecie elektronicznym. Skoro pracownik w celach służbowych uzyskał dostęp do akt to dlaczego nie może mieć do nich dostępu dłużej niż 30 dni. Archiwum inaczej niż w przypadku papieru nic nie traci!
A co jeśli po 100 dniach okaże się, że ponownie potrzebuje dostęp? Ponowny wniosek angażujący co najmniej trzy osoby - wnioskującego, wydającego zgodę i archiwistę.  Zapewne po jakimś czasie okaże się, że część zapobiegliwych pracowników po udostępnieniu im akt zapisze je sobie gdzieś na serwerze lub komputerze albo wydrukuje :)

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 15, 2016, »
Zgadzam się, że każdorazowe powielanie rozwiązań archiwizacyjnych dotyczących akt papierowych jest bez sensu. Tym bardziej, że system EZD stwarza nowe lub inne możliwości w tym zakresie.
W przypadku mojej instytucji, niestety, prace nad systemem EZD polegają właśnie na powielaniu zasad "papierowych" zwłaszcza w zakresie rozwiązań kancelaryjnych, więc sukcesu nie wróżę. W takim przypadku może faktycznie lepszym rozwiązaniem byłby system EZD RP (choć ma bardzo sceptyczny stosunek do tego pomysłu).

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 15, 2016, »
Witam
czy system EOD powinien umożliwiać archiwiście możliwość odebrania w dowolnym momencie uprawnień do wglądu do elektronicznych wersji akt osobie, której je udostępniono? Obecnie w użytkowanym przeze mnie systemie to wyłącznie osoba wypożyczająca posiada możliwość  zwrotu tych akt co wydaje mi się niewystarczające.
Proszę o opinie w tej sprawie.
Przepisy rozporządzenia PRM z 2011 r. stanowiące wzorzec w tym zakresie nie formułują takiego obowiązku, co nie oznacza, że system nie mógłby/ nie powinien dawać takich możliwości. Z drugiej strony problem dostępów nie dotyczy tylko udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym, ale również pozostałych dokumentów.
Myślę, że dużym problemem takich systemów jest brak rzeczywistej kontroli spełniania przez nie wymagań określonych w kilku dużych blokach przepisów prawa. Dopóki nie będzie standaryzacji/ certyfikacji/ kontroli to boję się o jakość dokumentacji elektronicznej wytwarzanej i gromadzonej w tych systemach.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1634
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 16, 2016, »
Myślę, że dużym problemem takich systemów jest brak rzeczywistej kontroli spełniania przez nie wymagań określonych w kilku dużych blokach przepisów prawa.

Jakie wymagania i jakie przepisy masz na myśli?
Jarek Orszulak

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 16, 2016, »
Myślę, że dużym problemem takich systemów jest brak rzeczywistej kontroli spełniania przez nie wymagań określonych w kilku dużych blokach przepisów prawa.

Jakie wymagania i jakie przepisy masz na myśli?
Przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz o ochronie danych osobowych. Rozporządzenia do ustaw określają mniej lub bardziej konkretne wymagania dotyczące funkcjonalności systemów teleinformatycznych, w tym klasy ezd. Oczywiście każdy blok ma swojego kontrolera (organ nadzoru), ale w przypadku ustawy archiwalnej, archiwa państwowe nie są gotowe na kontrole systemów ezd, a w przypadku kontroli w trybie art. 25 ustawy o informatyzacji wojewodowie kontrolują (a w większości nie wykonują takich kontroli) tylko w zakresie zadań zleconych (zadania własne samorządu kontrolowane są "na wniosek") po 2-4 jednostki rocznie, czyli jak łatwo obliczyć...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1634
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 16, 2016, »
To chyba nie tak. Problem jest raczej z samymi przepisami. Ustawę archiwalną znowelizowano jeśli chodzi o kontrole (i tu chyba problemu nie będzie), trochę gorzej jest z rozporządzeniami, albo się dezaktualizują, albo pewnych działań należycie nie regulują, przysparzając bólu głowy tym którzy EZD wdrażają. Archiwiści państwowi szybko nauczą się kontrolować EZD, jeśli sami go trochę poużywają, znajomość takich systemów to nie jest żadna wiedza nadzwyczajnie zaawansowana ani tajemna. Przepisy o informatyzacji są tak skonstruowane że na poziomie jednostki można przejmować się nimi w ograniczonym zakresie (używamy w większości narzędzi informatycznych dostarczanych przez podmioty zewnętrzne). Nie bardzo też rozumiem co miałaby do tego jakość dokumentacji elektronicznej? I co właściwe ta jakość oznacza? W kontekście archiwów to poprawność klasyfikacji, kwalifikacji, kompletność, właściwa postać. Jeśli mowa o standardach i ochronie danych osobowych, to raczej jest kwestia zarządzania bezpieczeństwem informacji, przy czym wszyscy dążą do spełnienia wymogów z zakresu ochrony danych osobowych.
Jarek Orszulak

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 16, 2016, »
To chyba nie tak. Problem jest raczej z samymi przepisami. Ustawę archiwalną znowelizowano jeśli chodzi o kontrole (i tu chyba problemu nie będzie), trochę gorzej jest z rozporządzeniami, albo się dezaktualizują, albo pewnych działań należycie nie regulują, przysparzając bólu głowy tym którzy EZD wdrażają. Archiwiści państwowi szybko nauczą się kontrolować EZD, jeśli sami go trochę poużywają, znajomość takich systemów to nie jest żadna wiedza nadzwyczajnie zaawansowana ani tajemna. Przepisy o informatyzacji są tak skonstruowane że na poziomie jednostki można przejmować się nimi w ograniczonym zakresie (używamy w większości narzędzi informatycznych dostarczanych przez podmioty zewnętrzne). Nie bardzo też rozumiem co miałaby do tego jakość dokumentacji elektronicznej? I co właściwe ta jakość oznacza? W kontekście archiwów to poprawność klasyfikacji, kwalifikacji, kompletność, właściwa postać. Jeśli mowa o standardach i ochronie danych osobowych, to raczej jest kwestia zarządzania bezpieczeństwem informacji, przy czym wszyscy dążą do spełnienia wymogów z zakresu ochrony danych osobowych.
W przypadku kontroli archiwalnej mam pewne wątpliwości, czy osoba nieznająca systemu powinna być w stanie skontrolować go pod względem zgodności z instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną, czy rozporządzeniem o szczegółowym postępowaniu z dokumentami elektronicznymi.
Urzędy od 2011 zaczęły co raz chętniej wdrażać programy opierając się na oświadczeniu dostawcy o spełnianiu przez niego wymagania prawne. Mówiąc o jakości mam na myśli wartość dowodową dokumentacji powstającej w takich systemach. Jeśli okaże się, że będzie można podważyć ważność dokumentów podpisanych elektronicznie (kwestia konserwacji dokumentów i podpisów), to wtedy straci na tym państwo/samorząd, czyli obywatele.
Moim zdaniem jakość systemów klasy ezd w wielu przypadkach jest niska, nie spełniają wymagań bezpieczeństwa, nie doręczają pism, nie generują raportów, nie współpracują z innymi systemami, nie pozwalają na wygenerowanie dokumentacji na zewnątrz (tzw. paczka archiwalna).
Nie myśli się o tym, a "potem" będzie za późno. Pan Kazimierz Schmidt swego czasu mówił dużo o certyfikacji takich systemów, ale niestety temat upadł.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1634
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 16, 2016, »
Ale kontrole ap w EZD nie zaczną się dziś czy jutro, może za pół roku, może za rok. Teraz dwa ap mają wdrożony EZD jako system podstawowy, za rok będzie ich dużo więcej. Dla kogoś kto zna się na dokumentacji tradycyjnej, rok pracy w EZD to wystarczająco dużo czasu by stać się ekspertem. Myślę zresztą, że za nieco dłuższy czas archiwa państwowe wypracują taką metodykę kontroli i być może takie narzędzia informatyczne, które pozwolą na skuteczny nadzór nawet ezetdowym laikom, ba, to mogą być nawet kontrole zdalne, czy też po prostu kontrole na podstawie raportów wykonywanych wg określonego standardu.
Druga rzecz - co to właściwie znaczy "znać system EZD" z perspektywy archiwisty państwowego? Niekoniecznie musi to być używanie jakiegoś konkretnego programu i znajomość jego funkcjonalności. Ważniejsza jest znajomość obowiązujących przepisów, zasad stosowania systemu, pewność tego co chcemy sprawdzić (bo nie da się sprawdzić wszystkiego), co ocenimy jako nieprawidłowość, jakie wydamy zalecenia, jak je wyegzekwujemy. Piszę to z perspektywy kck ale metodyka pracy i cele będą tu dość podobne.
Trzecia rzecz - zwróć uwagę jaki ma być przedmiot kontroli ap - upraszczając - kontrola postępowania z dokumentacją lub kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie mieszczą się w tym np. kwestie dotyczące podpisu elektronicznego. Jeśli grupa jednostek używa "państwowego" systemu EZD, który był tworzony we współpracy z NDAP, to odpada też kwestia badania zgodności z przepisami rozporządzenia o postępowaniu z dokumentami elektronicznymi na poziomie każdej jednostki kontrolowanej - jeśli już zastrzeżenia można zgłaszać twórcy i właścicielowi systemu.
Kolejna rzecz - chyba jeszcze nie występuje w przyrodzie poprawnie działająca paczka archiwalna :D. Nie ma czegoś takiego jak idealny system teleifnormatyczny.
Ostatnia uwaga - istnieje certyfikacja systemów w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, ale jest to powiązane z przepisami o informatyzacji i chyba rzadko występuje w sferze państwowego zasobu archiwalnego. W zapowiedziach COI dotyczących prac nad EZD RP pojawiła się natomiast informacja o równoległym powstaniu standardu elektronicznego zarządzania dokumentami dla administracji publicznej.
Jarek Orszulak

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 17, 2016, »
Ale kontrole ap w EZD nie zaczną się dziś czy jutro, może za pół roku, może za rok. Teraz dwa ap mają wdrożony EZD jako system podstawowy, za rok będzie ich dużo więcej. Dla kogoś kto zna się na dokumentacji tradycyjnej, rok pracy w EZD to wystarczająco dużo czasu by stać się ekspertem. Myślę zresztą, że za nieco dłuższy czas archiwa państwowe wypracują taką metodykę kontroli i być może takie narzędzia informatyczne, które pozwolą na skuteczny nadzór nawet ezetdowym laikom, ba, to mogą być nawet kontrole zdalne, czy też po prostu kontrole na podstawie raportów wykonywanych wg określonego standardu.
Druga rzecz - co to właściwie znaczy "znać system EZD" z perspektywy archiwisty państwowego? Niekoniecznie musi to być używanie jakiegoś konkretnego programu i znajomość jego funkcjonalności. Ważniejsza jest znajomość obowiązujących przepisów, zasad stosowania systemu, pewność tego co chcemy sprawdzić (bo nie da się sprawdzić wszystkiego), co ocenimy jako nieprawidłowość, jakie wydamy zalecenia, jak je wyegzekwujemy. Piszę to z perspektywy kck ale metodyka pracy i cele będą tu dość podobne.
Trzecia rzecz - zwróć uwagę jaki ma być przedmiot kontroli ap - upraszczając - kontrola postępowania z dokumentacją lub kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie mieszczą się w tym np. kwestie dotyczące podpisu elektronicznego. Jeśli grupa jednostek używa "państwowego" systemu EZD, który był tworzony we współpracy z NDAP, to odpada też kwestia badania zgodności z przepisami rozporządzenia o postępowaniu z dokumentami elektronicznymi na poziomie każdej jednostki kontrolowanej - jeśli już zastrzeżenia można zgłaszać twórcy i właścicielowi systemu.
Kolejna rzecz - chyba jeszcze nie występuje w przyrodzie poprawnie działająca paczka archiwalna :D. Nie ma czegoś takiego jak idealny system teleifnormatyczny.
Ostatnia uwaga - istnieje certyfikacja systemów w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, ale jest to powiązane z przepisami o informatyzacji i chyba rzadko występuje w sferze państwowego zasobu archiwalnego. W zapowiedziach COI dotyczących prac nad EZD RP pojawiła się natomiast informacja o równoległym powstaniu standardu elektronicznego zarządzania dokumentami dla administracji publicznej.
W kontekście paczki archiwalnej niepokojące jest to, że wchodzimy w coś, co działa tylko na papierze.
Gdyby odciążyć kontrole archiwalną i nakazać uzyskanie dla systemu przed jego wdrożeniem zgodności ze standardem opracowanym na podstawie przywołanych powyżej przepisów. Jeśli wykona je prawidłowo, można go stosować w bieżącej pracy. Jeśli dopuścimy system wadliwy, często nie będziemy w stanie naprawić błędów, które mogą mieć konsekwencje prawne i finansowe.
Jeśli chodzi o konserwację podpisów elektronicznych, to jest to obszar powierzony NDAP w ramach wdrożenia eIDAS, a archiwa państwowe przejmując, za pośrednictwem NAC, materiały archiwalne, będą (są) odpowiedzialne za zabezpieczenie tej dokumentacji, w tym jej wartości dowodowej.
Na koniec - z całym szacunkiem dla informatyków, ale z moich informacji wynika, że powyższy standard opracują oni, a nie archiwiści i choć jeszcze nie dawno nie widziałem w tym nic złego, to obecnie wiem, że informatycy, jak archiwiści mają określoną perspektywę, która nie jest optymalna. Niestety archiwiści - po części z własnej winy - tracą na znaczeniu...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1634
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 17, 2016, »
Wszelkie archiwizacyjne funkcjonalności systemu przydają się dopiero po 2 (przekazywanie do az) lub 10 (przekazywanie do ap) latach od wdrożenia. Tworzenie kolejnych modułów systemu, z użyciem nabywanego doświadczenia, zamiast tworzenia i wdrażania wszystkiego naraz, ma moim zdaniem większy sens. Mało tego - nawet jeśli opracowanie paczki i stworzenie ADE potrwa rok-dwa  dłużej, to czy to jest jakiś faktyczny (techniczny) problem? Moim zdaniem nie.
Co do wadliwości samych systemów EZD - myślę że prawdziwym problemem może być w drastycznych przypadkach nie jakość tych systemów, tylko sposób wdrożenia, nieodpowiednie przygotowanie pracowników, niefrasobliwość kierownictwa itd. Mam przy tym wrażenie że źle traktować mogą dokument elektroniczny przede wszystkim ci, którzy źle traktowali wcześniej dokument papierowy.
Wiarygodność dokumentów elektronicznych w ADE będzie troską NDAP, ale to chyba rzecz wykraczająca poza typowe kontrole archiwów państwowych - nie wyobrażam sobie że archiwiści państwowi będą sprawdzać ważność certyfikatów czy ich konserwowanie w jednostce, jeśli już to sprawdzą czy dokumenty wychodzące w elektronicznych aktach spraw w ogóle będą miały podpisy elektroniczne.
Co do standardu - chyba łatwiej stworzyć program klasy EZD niż napisać taki standard. Być może dlatego Ministerstwo Cyfryzacji planuje przede wszystkim stworzenie EZD RP.
Rzeczywiście, archiwiści nie są silnie reprezentowani w kreowaniu rozwiązań dla zasad postępowania z dokumentacją elektroniczną, specjalnie mnie to nie dziwi, ale też nie całkiem martwi. Dzięki EZD pojawia się szansa na realny nadzór na dokumentacją i zapewnienie jej właściwej klasyfikacji i kwalifikacji, a może nawet rezygnację z tej ostatniej. Sytuacja jest dynamiczna, mamy zmiany i polityczne, i prawne, i techniczne, dzisiejsze pewne założenia za rok mogą się okazać bezsensowne. Zobaczymy co będzie.
Jarek Orszulak

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Udostepnianie zasobu archiwum w systemie EOD
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 18, 2016, »
A ja tak przy okazji - jak mają się przepisy mówiące o przekazywaniu dokumentów elektronicznych do ap po upływie 10 lat od ich wytworzenia do przepisów ustawy archiwalnej, która w przypadku archiwów wyodrębnionych narzuciła termin aż 50 lat. Rozumiem doskonale, że przechowywanie w systemie EZD dokumentacji przez 50 lat to kompletna bzdura, ale u mnie w instytucji przyjęto takie właśnie rozwiązanie w instrukcji archiwalnej i nikomu nie jestem w stanie przetłumaczyć głupoty tego rozwiązania. Tłumaczenie było takie (główny argument), że ustawa prawnie stoi wyżej niż rozporządzenie.