W projekcie pojawił się chyba 19 dni temu taki materiał:
https://github.com/stas53/ezd-analizy-it/blob/a4867bf37c2686f063d126ea666c765a8224aabf/migracja.rstWbrew tytułowi "Model migracji z systemów EZD PUW i eDok" istotny dla archiwisty.
Zgadzam się z wnioskiem, że powinien istnieć generalnie jeden spójny, format danych do migracji danych miedzy systemami w tym z systemem archiwów państwowych. A jak autorzy przyznają zagrożenia istnieją - ach ta Polska resortowa!
Niestety, realizacja tego postulatu może być zagrożona przez fakt, iż prace nad formatem przekazywania danych dla sądów administracyjnych mają się zakończyć w marcu 2017 i mogą doprowadzić do powstania formatu który nie będzie opierał się o schemat XML ustalony w rozporządzeniu 1519 i, co za tym idzie, może być niezgodny technicznie z paczką archiwalną lub paczką danych do migracji.
Co mnie niepokoi. Autorzy analizy przyjmują, że archiwa będą przejmowały tylko akta spraw - patrz paczka archiwalna. Takie odnoszę wrażenie z lektury.
Paczka archiwalna została zdefiniowana w celu określenia uporządkowanego sposobu przekazywania do archiwów państwowych, dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne w postaci elektronicznej. W systemach EZD gromadzone są jednak także takie dane, które odnoszą się do materiałów archiwalnych ale nie muszą być eksportowane do paczki archiwalnej, a powinny być ujęte w paczce migracji. O tym, czy dane są umieszczane w paczce archiwalnej, decyduje kwalifikacja dokumentacji do określonej kategorii archiwalnej.
A niestety nie odrobiliśmy jeszcze lekcji, co przejmować z EZD czy tylko akta spraw? Jak sądzą w projekcie EZD RP!
Co z rejestrami, np. rejestrem pism wpływających, wychodzących, wewnętrznych i dziesiątkami innych danych przechowywanych w rejestrach lub dostępnych przez raporty?! A może najlepiej, najtaniej, przejąć wszystkie metadane, rejestry niezależnie od wartości archiwalnej dokumentów?
...zastanowiłbym się dlaczego archiwiści przegrali z informatykami walkę o status osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją oraz jak archiwiści mogą wywalczyć/znaleźć sobie miejsce we współczesnym zarządzaniu dokumentacją?
Tak, podyskutujmy, o ile to nie zastąpi nam dyskusji o kwestiach istotnych: co przejmujemy, co zachowujemy, w jaki sposób, jak opisane.
Na koniec: chyba uczestnicy projektu nie znają rozporządzenia i instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku, skoro piszą:
Taki schemat nie wyjaśnia jednak sposobu rozumienia poszczególnych elementów metadanych, na przykład nie jest jednoznacznie jasne jakie metadane powinny być przekazane w ramach elementów oznaczanych jako <Tworca>, <Dostep>, <Grupowanie> itd.
A i z czytaniem rozporządzenia 1517 jest kiepsko:
Na przykład, nie każdy dokument powstający w systemie EZD ma określonego adresata i co za tym idzie nie może to być element wymagany schematem XSD.
Tymczasem metadana "odbiorca" nie jest wymagany dla wszystkich dokumentów par. 3 ust. 1 rozporządzenia 1517!