Autor Wątek: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego  (Przeczytany 2248 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Chciałby rozpocząć dyskusję dotyczącą centrów usług wspólnych w jednostkach samorządowych. Zmiany w ustawie o samorządzie gminnym dają taką możliwość. Zastanawia mnie wpływ tych zmian na proces aktotwóczy - tworzenie dokumentacji i jej przechowywanie. Pod nadzorem archiwalnym mogą znajdować się jednostki organizacyjne, których dokumentacja jest wytwarzana i będzie przechowywana przez utworzone w gminach centra usług wspólnych.

W znowelizowanej ustawie możemy przeczytać:

?Art. 10a. Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) gminnym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego ? zwanym dalej ?jednostkami obsługiwanymi?.

Art. 10b. 1. Wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwane dalej ?jednostkami obsługującymi?.

Zakres powierzonych obowiązków w ramach wspólnej obsługi określa w drodze uchwały Rada gminy.

Jedyne ograniczenie ustawowe dotyczące wspólnej obsługi określone zostało w art. 10c: "Zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie".

Czy macie państwo jakieś spostrzeżenia dotyczące CUW, czy spotkaliście się z tym zagadnieniem w czasie prowadzonych kontroli archiwalnych?

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 01, 2016, »
Zastanawiam się, czy wprowadzone przepisy nie dają podstawy prawnej do tworzenia w ramach centrów usług wspólnych m.in. archiwów wielozakładowych w gminach.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 471
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 13, 2016, »
Zastanawiam się, czy wprowadzone przepisy nie dają podstawy prawnej do tworzenia w ramach centrów usług wspólnych m.in. archiwów wielozakładowych w gminach.
Byłby to doskonały pomysł. Dzięki temu może w wielu gminach archiwum zakładowym zajmował by się archiwista na pełny etat obsługująć przy okazji gminne jednostki organizacyjne.

Przy okazji czy takie CUW już nie istnieją jako np. Gminne Zarządy Oświaty, Zarządy Ekonomiczno-Administracyjne Szkół, czy Biura Obsługi Oświaty, itp.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 13, 2016, »
Przy okazji czy takie CUW już nie istnieją jako np. Gminne Zarządy Oświaty, Zarządy Ekonomiczno-Administracyjne Szkół, czy Biura Obsługi Oświaty, itp.

Powstają ale ustawa daje teraz, tak mi się przynajmniej wydaje, znacznie więcej możliwości. Z moich doświadczeń wynika jednak, że samorządy nie myślą o takich rozwiązaniach. Efekt może być więc odwrotny, nastąpi rozproszenie zasobów aktowych.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 15, 2016, »
Zastanawiam się, czy wprowadzone przepisy nie dają podstawy prawnej do tworzenia w ramach centrów usług wspólnych m.in. archiwów wielozakładowych w gminach.
Byłby to doskonały pomysł. Dzięki temu może w wielu gminach archiwum zakładowym zajmował by się archiwista na pełny etat obsługująć przy okazji gminne jednostki organizacyjne.

Przy okazji czy takie CUW już nie istnieją jako np. Gminne Zarządy Oświaty, Zarządy Ekonomiczno-Administracyjne Szkół, czy Biura Obsługi Oświaty, itp.
Moim zdaniem ustawa archiwalna nie daje takich możliwości

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 17, 2016, »
Moim zdaniem ustawa archiwalna nie daje takich możliwości

Owszem ustawa archiwalna nie daje takich możliwości ale mówimy o ustawie o samorządzie gminnym. Cytat z ustawy po nowelizacjach z roku 2015:
Cytuj
Art. 10a. Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną...

Wspólna obsługa może dotyczyć jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych itp.

Offline jacek_k

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 88
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 17, 2016, »
Moim zdaniem ustawa archiwalna nie daje takich możliwości

Owszem ustawa archiwalna nie daje takich możliwości ale mówimy o ustawie o samorządzie gminnym. Cytat z ustawy po nowelizacjach z roku 2015:
Cytuj
Art. 10a. Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną...

Wspólna obsługa może dotyczyć jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych itp.
Wydaje mi się, że ustawa o samorządzie gminnym nie jest lex specialis dla ustawy archiwalnej. Wręcz poszedłbym w drugą stronę. Owszem wygodne byłoby tworzenie archiwów wielozakładowych, ale trzeba zmienić przepisy i zadbać o niedopuszczenie do outsourcingu

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Centra Usług Wspólnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego
« Odpowiedź #7 dnia: Listopad 17, 2016, »
Pozostając w temacie pół na pół  ;)
CUW przydałby się dla archiwów. Wnioski AP-ów na ten sam sprzęt czy oprogramowanie często mają rozrzut finansowy rzędu kilkudziesięciu tysięcy.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 213
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Chciałbym wrócić do problemu Centrów Usług Wspólnych. Z moich doświadczeń wynika, że pojawia się problem braku rozdzielności kancelaryjnej, nie tylko na poziomie dokumentacji CUW i dokumentacji jednostek obsługiwanych, ale również na poziomie dokumentacji samych jednostek obsługiwanych. Obserwuje to w trakcie uzgadniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz w trakcie wydawania zgód na brakowanie dokumentacji. CUW-y często nie respektują reżimu kancelaryjnego, który obowiązuje w obsługiwanych jednostkach. Oczywiście konsekwencją takiego postępowania jest brak rozdzielności dokumentacji na poziomie archiwalnym (złamanie zasady proweniencji). Pewnym rozwiązaniem, tak mi się wydaje, jest skorzystanie z art. 6 ust 2f UNZA, który pozwala na wprowadzenie wspólnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony, w tym przypadku jednostek objętych wspólną obsługą. Konieczne jest również skorelowanie zapisów we wprowadzanych Instrukcjach z zapisami, które powinny znaleźć się w Instrukcjach CUW-u, tak żeby były wobec siebie komplementarne. Ogólnie rzecz ujmując, wprowadzenie zapisów, z których będzie wynikało, że w przypadku obsługi CUW stosuje przepisy kancelaryjno-archiwalnej jednostek obsługiwanych. Zastosowane takiego wariantu możliwe jest jednak tylko przy aktywnym udziale pracowników AP-ów.